Die 4 größten Stolpersteine bei der Digitalisierung von Immobilienunternehmen
Die 4 größten Stolpersteine bei der Digitalisierung von Immobilienunternehmen 1. Unzureichende Vollmachten: Der handlungsunfähige Projektleiter Einer der gravierendsten Stolpersteine bei der Digitalisierung von Immobilienunternehmen liegt in der unzureichenden Ausstattung der Projektleitung mit notwendigen Befugnissen und Ressourcen. Häufig werden die Verantwortlichen für die Durchführung solcher Projekte ernannt, ohne ihnen jedoch die erforderliche Manpower oder Entscheidungsgewalt zu übertragen. Dies führt zu erheblichen Schwierigkeiten, da die einzelnen Fachbereiche nicht adäquat auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet oder in den Prozess eingebunden werden. Diese Herangehensweise ist zu kurz gedacht und ignoriert die zentrale Rolle der einzelnen Bereiche, wie Asset Management,...
3 Vorteile eines DMS gegenüber eines generischen DMS
Während die Immobilienwirtschaft einem massiven Wandel gegenübersteht und zahlreichen Herausforderungen begegnet, fragen sich viele Unternehmen verstärkt: „Wie setzen wir die Digitalisierung effektiv um?“ Die Frage nach dem „Ob“ stellt sich nicht mehr – es geht nun um das „Wie“. Anhand vieler Beispiele haben wir beobachtet, wie ein immobilienspezifisches DMS für Unternehmen zu einem echten Gamechanger und Zeit-Booster werden kann. Warum ein Immobilien-DMS einem generischen DMS so weit überlegen ist und weshalb ein DMS alleine nicht ausreicht, erfahrt Ihr in diesem Blogartikel. 01 Immobilien-DMS: Zugeschnitten auf die Bedürfnisse der Immobilienwirtschaft Eines der Hauptprobleme, womit Nutzer eines generischen DMS sich konfrontiert sehen,...
Die 5 häufigsten Fehler bei der Suche nach einem DMS in der Immobilienwirtschaft
Die 5 häufigsten Fehler bei der Suche nach einem DMS in der Immobilienwirtschaft Die 5 häufigsten Fehler bei der Suche nach einem DMS in der Immobilienwirtschaft Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH In Eurem Unternehmen habt Ihr bereits erkannt, dass ein Dokumentenmanagement-System der erste entscheidende Schritt für Eure Digitalisierung ist? Dann ist der erste große Meilenstein bereits getätigt. Doch wenn sich Unternehmen auf die Suche nach einem passenden Lösungsanbieter begeben, beginnt für viele die eigentliche Achterbahn. Um Euch Kopfschmerzen, schwierige Entscheidungen und Fehltritte zu ersparen, teilen wir in diesem...
Diese 7 Ziele können Immobilienunternehmen mit einem Branchen-DMS erreichen!
Ob Fachkräftemangel, Stranded Assets oder stockende Transaktionsprozesse - Herausforderungen, vor denen die ganze Immobilienwirtschaft derzeit steht. Doch besonders in Zeiten der Krise und Unsicherheit trennt sich die Spreu vom Weizen und Unternehmen müssen smarter und flexibler denn je über neue Lösungen und Geschäftsmodelle nachdenken. Es dürfte Euch nicht überraschen, dass die Digitalisierung von Unternehmen eine zentrale Rolle spielt. 01 Mieterträge prognostizieren Durch die zentralisierte Verwaltung von Mietverträgen und historischen Daten bietet ein immobilienspezifisches DMS eine solide Grundlage für die Analyse vergangener Trends und die Vorhersage künftiger Mieteinnahmen. Diese Informationen ermöglichen es Unternehmen fundierte Entscheidungen zu treffen, die Rentabilität ihrer...
5 Anzeichen, dass Dein Immobilienunternehmen noch nicht das volle digitale Potenzial ausschöpft
5 Anzeichen, dass Dein Immobilienunternehmen noch nicht das volle digitale Potenzial ausschöpft. Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH In der heutigen Arbeitswelt ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre digitalen Fähigkeiten zu maximieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Insbesondere in der Immobilienbranche kann die Nutzung digitaler Technologien einen großen Unterschied in Bezug auf Effizienz, Produktivität und Kundenzufriedenheit ausmachen. Doch trotz der vielen Vorteile, die die Digitalisierung bietet, gibt es immer noch viele Immobilienunternehmen, die ihr digitales Potenzial nicht voll ausschöpfen. Haltet Ihr Euch für ein digitalisiertes, organisiertes und effizientes Unternehmen? Dann solltet...
Mit neuem Partner assetbird zu schnelleren Prozessen
Immobilien nahtlos digital managen, vom Ankauf über das Asset Management bis zum Verkauf – für dieses gemeinsame Ziel kooperieren wir ab sofort mit assetbird. Während Immobilienunternehmen über uns ihr Dokumentenmanagement im gesamten Lebenszyklus einer Immobilie abwickeln können, ermöglicht assetbird die Digitalisierung schon im Ankaufsprozess. Zusammen sorgen wir für einen nahtlosen Übergang vom Exposé über Due Diligence bis zum Asset Management. So simpel wie Aktien-Trading Unsere Vision: Immobilien zu handeln soll irgendwann so einfach sein wie Aktien-Trading. Dafür wollen wir mit unseren Partnern ein digitales Ökosystem aufbauen, das sich den speziellen Bedürfnissen der Immobilienbranche anpasst. Dank unserer Kooperation lassen sich Immobilien...
6 Probleme, die ein Dokumentenmanagementsystem in der Immobilienwirtschaft löst
Viele Unternehmen arbeiten noch heute mit klassischen Ordnerstrukturen, die allerdings eindeutige Nachteile mit sich bringen. Ein DMS kann in der Immobilienwirtschaft eine wertvolle Unterstützung darstellen, indem es eine Vielzahl von Problemen löst, die sich aus dem Umgang mit einer großen Menge von Dokumenten und Informationen ergeben. In diesem Artikel haben wir für Euch zusammengefasst, welche Probleme durch klassische Aktenstrukturen entstehen und wie sie durch ein Dokumentenmanagementsystem gelöst werden können. 1. Komplizierte Kommunikationswege und unnötige Absprachen zwischen Abteilungen In vielen Unternehmen sind lange Kommunikationswege und unnötige Absprachen zwischen Abteilungen, an der Tagesordnung. Oftmals fehlen einheitliche Strukturen und einen zentralen Zugang zu...
Vorsicht bei Lücken im Datenmanagement
Hand aufs Herz: Wie ist es bei Euch um das Thema Datenmanagement bestellt? Nach den jüngsten Erkenntnissen des Zentralen Immobilienausschusses (ZIA) leiden 94 Prozent aller Immobilienunternehmen unter Datensilos. Wir haben analysiert, was das für ein Immobilienunternehmen mit 100 Objekten in der Praxis bedeutet. Jede zweite Datei gibt es doppelt Unsere Untersuchung zeigt: Ein Unternehmen mit den Bereichen Asset-, Fonds- und Property-Management häuft im Schnitt pro Immobilienobjekt rund 7.200 Dokumente an. Bei dem von uns untersuchten Unternehmen mit 100 Objekten summiert sich das allein in den Bereichen Asset- und Fonds-Management auf rund 126.000 Ordner mit einer halben Millionen Dateien. Davon ist allerdings...
So geht digitales Transaktionsmanagement: 5 Steps für einen schnellen und digitalen Transaktionsprozess Deiner Immobilien
Hand aufs Herz: wie mühsam und aufwendig läuft der Transaktionsprozess einer Immobilie in Eurer Abteilung ab? Wie viele Extra-Abstimmungen fallen an? Und wie viele verschiedene digitale Medien und Software-Lösungen umfasst Euer Transaktionsmanagement? Wie effizient und strukturiert läuft Eure Due Diligence ab? Im folgenden Artikel geben wir 5 Tipps für einen reibungslosen und digitalen Workflow Eures Transaktionsmanagements mit. 01 Stolpersteine und Ineffizienzen in Eurem Transaktionsmanagement erkennen Bevor wir alles digitalisieren und zusammenführen wollen, sollten wir uns zuerst Gedanken machen über die größten Stolpersteine. Dafür verschaffen wir uns einen Überblick über unseren Transaktionsprozess. Wie läuft dieser konkret ab? Welche Software benutzen wir...
Wann macht für mich ein neues DMS Sinn?
Dokumentenmanagementsysteme erleichtern die Arbeit enorm und sind in jeder Branche vertreten. Sie unterstützen überall dort, wo Verwaltungsaufwand mit Dokumenten entsteht. Da die Nachfrage hoch ist und es mittlerweile unzählige Anbieter gibt, ist es nicht gerade selten, dass man den Überblick verliert und sich für ein falsches System entscheidet. Ein geeignetes DMS, das mit Deinen Workflows zusammenarbeitet, ist wichtig und unerlässlich, um die Zeitersparnis zu maximieren und die Effizienz sowie Transparenz zu steigern. Woran merke ich, dass ich das richtige DMS für mich gewählt habe und wann macht ein Wechsel in ein neues System Sinn? 01 Wenn die Firma schneller wächst...
AI in der Immobilienwirtschaft: so hilft die künstliche Intelligenz bei smartem Ordner-Management
Künstliche Intelligenz. Was früher wie Fiktion klang, ist heute Realität. Selbstlernende Technologien finden ihren Weg in verschiedene Branchen und so eben auch in die Bau- und Immobilienwirtschaft! Wie funktioniert ein KI-System? Wie unterscheidet es sich zu einer klassischen Programmierung? Inwiefern ist es hilfreich für die Bau- und Immobilienbranche und wie funktioniert docunites® KI basierte Software „NEO“? Künstliche Intelligenz einfach erklärt Erstmal zur allgemeinen Definition. Künstliche Intelligenz (auch AI, Artificial Intelligence) beschreibt Technologien, die kognitive Fähigkeiten nachahmen, zu denen bisher nur Menschen fähig waren. Dies beinhaltet die Entwicklung von Algorithmen zur Klassifizierung, Analyse und Vorhersage von Daten, aber auch, auf...
6 Tipps für eine Digital Work Culture in Immobilienbüros
Die Digitalisierung ist mitunter eine der größten Herausforderungen, vor denen die Immobilienwirtschaft aktuell steht. Was sich für junge Leute und Startups so intuitiv und logisch anfühlt, bringt viele Vorstände und auch die ältere Belegschaft kräftig ins Schwitzen. Und nichtsdestotrotz beobachten wir auf allen Ebenen einen extrem positiven Trend. Der Druck ist für viele groß, denn Nachwuchstalente werden dringend gesucht und die gehen eben nur zu Immobilienunternehmen mit einer "Digital Work Culture". Was das genau ist und wie man diese bei sich etabliert, erfahrt Ihr in unserem aktuellen Blogartikel. 01 Mit jungen Kolleginnen und Kollegen / Startups austauschen Sprechen Sie mit...
Zentralen Dokumenten-Plattform für alle Abteilungen & Lebenszyklusphasen
Während gefühlt die ganze Welt von Web3 und Dezentralität redet, finden wir, dass in einem ganz bestimmten Bereich Zentralität unabdingbar ist: in Unternehmen und dort, wo Menschen zusammenarbeiten. Stellt Euch mal vor, der Mietvertrag liegt bei Abteilung X, das Übergabeprotokoll bei Y und die Quartalsberichte in Z - wie sollen Teams auf diese Weise effizient kollaborieren? Im folgenden Blogartikel sehen wir an, was eine zentrale und effiziente Plattform für Unternehmen bewirken kann. Dynamische Zusammenarbeit Bei unserem eingangs beschriebenen Szenario liegen alle Dokumente sorgfältig in ihren zuständigen Abteilungen. Wo ist also der Haken? Der Haken befindet sich dort, wo Abteilungen interaktiv...
Immobilienfirmen werden digital: so geht gutes Change-Management
Es ist nicht immer die Geschäftsleitung, welcher der digitale Wandel schwerfällt und welche mit angezogener Handbremse agiert. Gerade wenn Immobilienfirmen beschließen, ihre Digital-Strategie in Angriff zu nehmen, stoßen sie bei einem Teil der Belegschaft oftmals auf Bedenken und Unsicherheit. Doch nur, wenn das ganze Team an einem Strang zieht, kann der Change-Prozess gelingen. Im Folgenden zeigen wir Euch, die nach unserer Erfahrung wichtigsten Maßnahmen. 01 Transparente Kommunikation Die Basis eines jeden guten Change Prozesses ist eine offene Kommunikation: Was wollen wir erreichen? Welche Meilensteine haben wir uns gesetzt? Wer sind die Ansprechpartner? In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden stehen wir...
Erfolgreiche Migration Eurer Immobilien-Dokumente – ganz ohne Kopfschmerzen!
Alleine bei dem Gedanken daran, seinen vollständigen Dokumentenbestand aller Immobilien in ein neues DMS zu migrieren, lässt einige in Unruhe verfallen, die sich in Form von Schweißperlen, Kopfschmerzen und schlussendlich Aufschieberitis bemerkbar machen. Insbesondere dann, wenn Dokumente noch physisch existieren oder das neue DMS keinen Bezug zur Real Estate Branche hat und somit alle Strukturen neu angelegt werden müssen. All das bleibt Euch bei docunite® erspart, denn unser Team bietet eine umfangreiche Unterstützung durch den ganzen Prozess und nimmt Kunden bei jedem Schritt an die Hand. Und wie das funktioniert, erklären wir Euch im Folgenden! 01 Aktuellen Bestand analysieren Sehr...
Eine Allround-Software bitte!
Kennen Sie das: es ist an der Zeit für eine neue Software in Ihrem Unternehmen und Sie haben bereits konkrete Vorstellungen im Kopf und wissen genau, welche Features Ihr Team benötigt. Mit der Software verfolgen Sie vermutlich das Ziel effizienter zu arbeiten, Prozesse zu beschleunigen und zu automatisieren oder ein konkretes Problem zu lösen. Doch das Problem vor dem Sie gerade stehen lautet eher: Sie können die passende Software einfach nicht finden. Keine entspricht den genauen Anforderungen und immer fehlen irgendwelche Funktionen. Ganz ehrlich? Da geht es Ihnen, wie vielen. Oftmals ist die perfekte Software einfach noch nicht da. Wir...
Patrick Penn – im Interview über künstliche Intelligenz
Hand auf's Herz: könnten Sie in einfachen Worten erklären, was eine künstliche Intelligenz macht? Und wissen Sie, ob Sie Lösungen oder Produkte, die mit einer sog. "KI" arbeiten, in Ihrem Alltag nutzen? Patrick Penn, Gründer und Geschäftsführer der ersten immobilienspezifischen Dokumenten-Management-Software docunite® gibt uns Einblicke, wieso das Team seine künstliche Intelligenz NEO, als „persönlichen Assistenten“ der Kunden bezeichnet und wie er konkret im Alltag hilft. Zu guter Letzt verrät Patrick uns, wie er NEO seiner 10-jährigen Tochter erklären würde! Hi Patrick! Mit docunite® habt Ihr eine Software-Lösung geschaffen, um dem Dokumenten-Chaos in der Immobilienbranche Einhalt zu gebieten & mehr...
Digitalisierung und Home-Office in Immobilienunternehmen – sind Sie fit für beides?
Kaum zwei Themen sorgen in der Immobilienbranche für mehr Verunsicherung und Sorgenfalten auf der Stirn, wie die Digitalisierung und das Home-Office. Für viele Unternehmen heißt es in diesen Tagen jedoch wieder: ab nach Hause. Und ohne digitale Strukturen wird das Home-Office zur unüberwindbaren Hürde. Wichtige Tipps und Erfahrungen zeigen wir Ihnen im folgenden Artikel: Wie digital ist Ihr Unternehmen? Um diese Frage beantworten zu können, werfen wir zunächst einen Blick auf die einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens. Kommunikation: Wie kommunizieren Sie? Laufen Sie am liebsten kurz zum Kollegen ins Zimmer schräg gegenüber? Braucht es für jedes Meeting immer einen physischen Konferenzraum?...
Echtzeit-Entscheidungen in der Immobilienbranche – Smart Data statt Big Data
Frauen entscheiden aus dem Bauch heraus, Männer mit Kopf!“ - das ist bis heute leider eine weit verbreitete Fehlannahme. Wie Wissenschaftler des Max-Planck-Instituts herausfanden, hängt Entscheidungsfindung weder vom Geschlecht ab, noch vom „Entscheidungstyp“. Vielmehr ist der Inhalt der Entscheidung ausschlaggebend. Während wir bei persönlichen Themen wie beispielsweise dem eigenen Kleidungsstil oder der Partnerwahl eher intuitiv entscheiden, entscheiden wir beruflich wissensbasiert – sollten wir zumindest! Das Problem: Informationen durchlaufen oft eine Vielzahl von Instanzen bis sie beim Verantwortlichen ankommen, deutsche Bürokratie erschwert den Prozess zusätzlich. Das hat nicht nur Auswirkungen auf die Entscheidungen, sondern auf das Betriebsklima: gestresste Mitarbeiter und genervte...
Update der gif-Richtlinie 2.2 für Datenräume und DMS
Mit der Version 2.2 erhält die Richtlinie „Standard zum Aufbau eines Immobiliendatenraums und Dokumentenmanagementsystems (DMS)“ ein neues Update. In Version 2.0 und 2.1 lag der Fokus auf Mietverträgen und im Weiteren auf allen Dokumenttypen der Objektebene. Jetzt folgt die Ergänzung des Klassenkatalogs um Dokumenttypen, die über die Objektebene hinausgehen, z.B. Dokumente von SPVs, HoldCos, etc. Damit bietet die Richtlinie einen Standard für die Dokumentenablage auf Objektebene und für gesellschaftsbezogene Dokumente. Dokumentklassen enthalten von nun an Attribute. Dabei handelt es sich um maschinenlesbare Werte, die zu jedem vorliegenden Dokument verfügbar sind. Der sogenannte „Dokumentenlevel“ wird durch die Kategorie der „Dimensionen“ abgelöst....
Daten, Daten, Daten! Der kleinste gemeinsame Nenner der Immobilienbranche? Dokumente.
Kaum eine andere Branche hat eine so starke Abhängigkeit zu Dokumenten wie die Immobilienbranche. Das ist leicht nachzuvollziehen, recherchiert man welche Bedeutung das Wort „Dokument“ hat. Betrachten wir das Vergangene und richten unseren Blick auf die Zukunft. Dokument (lat. documentum ‚beweisende Urkunde‘, über docere ‚lehren‘) (Quelle: Wikipedia) „Beweisende Urkunde“ - Diese Umschreibung zeigt, was wir heute in der Branche sehen. Niemand kann auf die Dokumente verzichten, sei es im Investment Management, wenn es um potenzielle Ankäufe geht oder auch im Fonds-, Asset- und Property Management, besser gesagt im gesamten Immobilienlebenszyklus. Dokumente werden herangezogen, um sich ein „Bild“ von dem Asset...
Präsentation | Digital Real Estate Day | KI im Dokumentenmanagement – Vom Hype zur Produktivität
Präsentation | Digital Real Estate Day | Do 22.10.20 KI im Dokumenten-management – Vom Hype zur Produktivität SPEAKER | Salvatore Prestipino | Solution Expert docunite® GmbH Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement ist aktuell der Hype in der Immobilienbranche. Die automatische Dokumentenerkennung und Sortierung sparen viel Zeit - doch was passiert im Anschluss mit den Dokumenten? Wie schafft man eine nachhaltige Strategie für ein zukunftsorientiertes Dokumentenmanagement? Häufige Ursachen für Datenchaos und Duplikate? Mögliche Risiken? Wie hilft Ihnen die KI im Dokumentenmanagement? Wo landen die bereinigten Dokumente? Welche Ablagestruktur macht langfristig Sinn? Was Sie schon jetzt...
KI im Dokumentenmanagement – Vom Hype zur Produktivität
Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement ist aktuell der Hype in der Immobilienbranche. Die automatische Dokumentenerkennung und Sortierung sparen viel Zeit – doch was passiert im Anschluss mit den Dokumenten? Wie schafft man eine nachhaltige Strategie für ein zukunftsorientiertes Dokumentenmanagement? Die Ausgangssituation Nach Schätzungen liegen 80% aller Dokumente in Unternehmen in unstrukturierter Weise vor. Geht es um Immobilien, so wird man mit einer regelrechten Dokumentenflut konfrontiert. Die Ablage innerhalb der Unternehmen ist dabei in den meisten Fällen historisch gewachsen und wirkt nicht selten chaotisch. Ein Dokumentenbestand mit einem Anteil von 50% oder mehr Duplikaten ist mitunter keine Seltenheit und häufig ist man...
Update der gif-Richtlinie 2.1 für Dokumentenmanagement – Dokumente finden statt suchen!
Die Richtlinie „Standard zum Aufbau eines Immobiliendatenraums und Dokumentenmanagement-Systems (DMS)“ hat am 11.05.2020 ein Update erhalten. Dokumentenklassen wurden bereits mit der Version 2.0 eingeführt. Jetzt wurden die Standards erweitert. Mit Version 2.1 soll damit ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht werden. Denn nur mit kompatiblen Standards kann das funktionieren. Die Vorteile auf einen Blick Dimensionen-Logik – Dokumente & Informationen schneller finden 164 Dokumentenklassen – höhere Detailtiefe der Dokumente Metadaten (Attribute) – bessere Transparenz bei Datenräumen und DMS Zunächst wurden die Dokumentenklassen von bisher 62 auf jetzt 164 erweitert. Damit steigt die Detailtiefe für Dokumente. So...
