3 Vorteile eines DMS gegenüber eines generischen DMS
Während die Immobilienwirtschaft einem massiven Wandel gegenübersteht und zahlreichen Herausforderungen begegnet, fragen sich viele Unternehmen verstärkt: „Wie setzen wir die Digitalisierung effektiv um?“ Die Frage nach dem „Ob“ stellt sich nicht mehr – es geht nun um das „Wie“. Anhand vieler Beispiele haben wir beobachtet, wie ein immobilienspezifisches DMS für Unternehmen zu einem echten Gamechanger und Zeit-Booster werden kann. Warum ein Immobilien-DMS einem generischen DMS so weit überlegen ist und weshalb ein DMS alleine nicht ausreicht, erfahrt Ihr in diesem Blogartikel. 01 Immobilien-DMS: Zugeschnitten auf die Bedürfnisse der Immobilienwirtschaft Eines der Hauptprobleme, womit Nutzer eines generischen DMS sich konfrontiert sehen,...
Wie die Immobilienwirtschaft von ChatGPT profitiert
Wie die Immobilienwirtschaft von ChatGPT profitiert Wie die Immobilienwirtschaft von ChatGPT profitiert Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH Auch in der Immobilienwirtschaft kommt man am KI-Phänomen “ChatGPT” nicht vorbei. Die unaufhaltsame Entwicklung der künstlichen Intelligenz birgt für viele Fragen: Ist es nur ein Hype oder tatsächlich die Realität von morgen? Fakt ist, dass ChatGPT bereits heute höchst relevant ist und in Immobilienunternehmen sinnvoll zum Einsatz kommen kann. In unserem aktuellen Blogartikel erfahrt Ihr, was es mit dem KI-Chatbot auf sich hat, wie die Immobilienwirtschaft schon heute davon profitiert und...
Mindset First. Wie die deutsche Immobilienwirtschaft den digitalen Change-Prozess meistert.
Mindset First. Wie die deutsche Immobilienwirtschaft den digitalen Change-Prozess meistert. Im vergangenen Jahr haben wir einen deutlichen Trend beobachtet: Immobilienunternehmen wollen jetzt schnell digital werden. Die aktuelle Krisenlage hat die Notwendigkeit zum digitalen Change-Prozess beschleunigt und die Unternehmen sind gezwungen, sich schnell anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch ein DMS alleine genügt nicht und hat noch nichts mit digitalem Arbeiten zu tun. Vielmehr muss zuerst ein Mindset-Shift stattfinden, der von der Unternehmensführung ausgeht. Erst wenn Verantwortliche im Unternehmen definiert sind und ein echtes Commitment besteht, kann die Belegschaft auf diese Reise mitgenommen werden,...
Künstliche Intelligenz im Data Management: so digital und intelligent arbeitet die Immobilienwirtschaft in 2023
Wie lange kann sich die Immobilienwirtschaft noch erlauben, auf ineffiziente und manuelle Prozesse zu setzen? Keine andere Branche hatte so lange Schonfrist. Das Jahr der Digitalisierung ist gekommen. Und genau dieses Potenzial für intelligente Workflows und smartes Dokumentenmanagement erkennen aktuell viele Key Player in der Branche. Im Artikel erfahrt Ihr, wie künstliche Intelligenz das Data Management in der Immobilienbranche fundamental wandeln wird und worauf sich Unternehmen jetzt einstellen müssen. Wie Künstliche Intelligenz das Data Management der Immobilienbranche in 2023 auf den Kopf stellt “Wie, ich lade das einfach hoch und das sortiert sich automatisch richtig?” Die Digitalisierung ist längst...
Mit neuem Partner assetbird zu schnelleren Prozessen
Immobilien nahtlos digital managen, vom Ankauf über das Asset Management bis zum Verkauf – für dieses gemeinsame Ziel kooperieren wir ab sofort mit assetbird. Während Immobilienunternehmen über uns ihr Dokumentenmanagement im gesamten Lebenszyklus einer Immobilie abwickeln können, ermöglicht assetbird die Digitalisierung schon im Ankaufsprozess. Zusammen sorgen wir für einen nahtlosen Übergang vom Exposé über Due Diligence bis zum Asset Management. So simpel wie Aktien-Trading Unsere Vision: Immobilien zu handeln soll irgendwann so einfach sein wie Aktien-Trading. Dafür wollen wir mit unseren Partnern ein digitales Ökosystem aufbauen, das sich den speziellen Bedürfnissen der Immobilienbranche anpasst. Dank unserer Kooperation lassen sich Immobilien...
6 Probleme, die ein Dokumentenmanagementsystem in der Immobilienwirtschaft löst
Viele Unternehmen arbeiten noch heute mit klassischen Ordnerstrukturen, die allerdings eindeutige Nachteile mit sich bringen. Ein DMS kann in der Immobilienwirtschaft eine wertvolle Unterstützung darstellen, indem es eine Vielzahl von Problemen löst, die sich aus dem Umgang mit einer großen Menge von Dokumenten und Informationen ergeben. In diesem Artikel haben wir für Euch zusammengefasst, welche Probleme durch klassische Aktenstrukturen entstehen und wie sie durch ein Dokumentenmanagementsystem gelöst werden können. 1. Komplizierte Kommunikationswege und unnötige Absprachen zwischen Abteilungen In vielen Unternehmen sind lange Kommunikationswege und unnötige Absprachen zwischen Abteilungen, an der Tagesordnung. Oftmals fehlen einheitliche Strukturen und einen zentralen Zugang zu...
Rückblick 2022: Immobilienwirtschaft im digitalen Wandel
Eines der wohl ereignisreichsten und herausforderndsten Jahre der Immobilienwirtschaft geht zu Ende. Nach fast zwei Jahrzehnten des Aufschwungs treffen nun neue Herausforderungen wie steigende Zinsen und die damit verbundene Erhöhung der Finanzierungskosten, steigende Material- und Energiekosten auf bestehende Herausforderungen wie den zunehmenden Druck für eine ESG-Strategie und den Fachkräftemangel. Kein Wunder, dass gerade in diesem Jahr auch die Forderung nach digitalen Strukturen und einem Dokumentenmanagementsystem für mehr Effizienz und Planbarkeit in den Mittelpunkt rückte. Um in der Zukunft bestehen zu können, sind Datenmanagementsysteme und digitale Arbeitsabläufe im Jahr 2022 von "nice-to-haves" zu "must-haves" aufgestiegen! Hier kommen die 4 größten Veränderungen...
Sprung in die Top 100 der PropTechMap 2022 von PwC und Builtworld
Der Weg in eine digitale Immobilienzukunft wird nicht ohne die innovativen Lösungen der PropTech-Branche gelingen. Wir haben nun in der Kategorie Asset Management den Sprung in die Top 100 der PropTechMap 2022 geschafft. Mehr als 250 europäische Unternehmen bewerben sich für den jährlich stattfindenden Wettbewerb, um es nach eingehender Analyse von PricewaterhouseCoopers (PwC) und Builtworld auf die PropTechMap 2022 zu schaffen. Die Map versteht sich als Kompass für Immobilienunternehmen, um bei der Digitalisierung schneller ans Ziel zu kommen. Wir sind nun eine Station auf dieser Landkarte und stolz darauf. Oft beschäftigen sich PropTechs bereits mit anschaulichen Services, wie etwa...
Die richtige Dokumentation kann Entwickler und Asset Manager vor „braunem Abschlag“ schützen
Eines ist sicher: Der Weg in eine grünere Immobilienzukunft wird auf dem Papier entschieden – denn grün ist nur, wer das nachweisen kann. Auf viele Projektentwickler und Asset Manager kommen deswegen ein knappes Jahr nach Inkrafttreten der EU-Taxonomie und gut anderthalb Jahre nach Inkrafttreten der ESG-Offenlegungsverordnung Probleme zu. Für Projektentwickler, Bestandshalter und Investoren bedeutet die angestrebte Dekarbonisierung der Immobilienbranche vor allem eines: die Pflicht zur Dokumentation und damit zusätzlichen Datenaufwand. Verlustrisiko einschätzen Die aktuelle Energiekrise verschärft für Asset Manager und Bestandshalter den Druck, Objekte und Portfolien den Klimazielen der Bundesregierung anzupassen – beziehungsweise den empfindlich gestiegenen Anforderungen der Mieter und...
Vorsicht bei Lücken im Datenmanagement
Hand aufs Herz: Wie ist es bei Euch um das Thema Datenmanagement bestellt? Nach den jüngsten Erkenntnissen des Zentralen Immobilienausschusses (ZIA) leiden 94 Prozent aller Immobilienunternehmen unter Datensilos. Wir haben analysiert, was das für ein Immobilienunternehmen mit 100 Objekten in der Praxis bedeutet. Jede zweite Datei gibt es doppelt Unsere Untersuchung zeigt: Ein Unternehmen mit den Bereichen Asset-, Fonds- und Property-Management häuft im Schnitt pro Immobilienobjekt rund 7.200 Dokumente an. Bei dem von uns untersuchten Unternehmen mit 100 Objekten summiert sich das allein in den Bereichen Asset- und Fonds-Management auf rund 126.000 Ordner mit einer halben Millionen Dateien. Davon ist allerdings...
5 Möglichkeiten, wie digitalisierten Immobilienunternehmen ein besseres ESG-Management gelingt
ESG bewegt uns alle. Das sieht man spätestens, wenn man über die Immobilienmesse EXPO Real in München läuft: Grün so weit das Auge reicht, aber auch die Verunsicherung, die zu spüren ist, sobald tiefergehende Fragen gestellt werden. Verständlicherweise: alle Unternehmen stehen aktuell vor der Challenge, den ESG-Shift zu meistern und Prozesse neu zu denken. Doch wo beginne ich? Wie stelle ich eine ESG-Strategie auf? Welche Unterlagen werden benötigt? Wie dokumentieren wir Prozesse? Digitalisierte Immobilienunternehmen haben den großen Vorteil, mit systematisierten Abläufen und automatisierten Prozessen System in ihr ESG Management zu bringen. Im Folgenden sehen wir uns an, wie ein digitalisiertes...
Krisenzeiten in der Immobilienwirtschaft: so bleiben digitale Unternehmen handlungsfähig
Nachdem die Immobilienwirtschaft lange von Krisen verschont geblieben war, steht auch sie aktuell vor immensen Herausforderungen. Unternehmen müssen jetzt ihre Handlungsfähigkeit sicherstellen. Wie Maßnahmen zur Digitalisierung nun für viele der logische nächste Schritt ist und wie die Digitalisierung konkret in Krisenzeiten stabilisiert, sehen wir uns im heutigen Blog-Artikel genauer an. Wenn sich der ESG-Druck, die Zinswende und die Inflation zum Kaffee treffen Die Zahlen sind so hoch, wie seit Jahrzehnten nicht mehr. In Deutschland lag die Inflation im Januar 2022 bei 4,9 Prozent, in den USA sogar bei 7,5 Prozent. Steigende Material- und Energiepreise und voraussichtlich sinkende Immobilienpreise machen die...
Umbruch auf Immobilienmarkt rückt Immobilien DMS in den Fokus
Höhere Finanzierungskosten, steigende Energiepreise, mehr Mietausfälle, mögliche Gebäudeschäden durch Klimakapriolen: Nach zehn Jahren Boom steht der Immobilienmarkt aktuell vor einem Umbruch – und einer Dekade der Prozesskostenoptimierung. Erfolgsentscheidend wird der digitale Umgang mit Gebäudeinformationen im Zuge der Immobilien Digitalisierung. Wir haben 5 Prozess-Booster identifiziert, die Asset-Manager jetzt verstärkt beachten müssen. Für Bestandshalter erhöht sich jetzt der Zwang, angesichts zunehmender externer Risikofaktoren die Margen zu schützen und zu verbessern. Wie das BF. Quartalsbarometer Q3 2022 zeigt, ist die Stimmung bei Immobilienfinanzierern auf ein Rekordtief gesunken. 82 Prozent der Projektentwickler bekommen bereits restriktivere Finanzierungsbedingungen der Banken zu spüren. Besonders bei Bestandsimmobilien sind...
So gelingt die Digitalisierung aller Phasen eines Immobilien-Lebenszyklus
Wie kann die Digitalisierung aller Lebenszyklusphasen einer Immobilie gelingen? Eine Frage, die für Immobilienunternehmen aller Art zunehmend in das Zentrum ihrer künftigen Entwicklung rückt. Denn analoge Strukturen sind keine Option für die Zukunft. Ineffizienzen, lange Abstimmungsprozesse und fehlende Daten sind nur ein Teil der Gründe, die einen Wandel hin zu einem digitalen Unternehmen erfordern. Doch wie gelingt ein möglichst einfacher Umstieg in ein voll digitales System ohne Medienbrüche, fehlende APIs und Komplikationen? Digitalisierung aller Unterlagen Hand auf’s Herz: wie viel Prozent Eurer Unterlagen sind digital vorhanden? Und mit wie vielen davon wird auch wirklich digital gearbeitet? Bevor wir alle Lebenszyklusphasen...
So geht digitales Transaktionsmanagement: 5 Steps für einen schnellen und digitalen Transaktionsprozess Deiner Immobilien
Hand aufs Herz: wie mühsam und aufwendig läuft der Transaktionsprozess einer Immobilie in Eurer Abteilung ab? Wie viele Extra-Abstimmungen fallen an? Und wie viele verschiedene digitale Medien und Software-Lösungen umfasst Euer Transaktionsmanagement? Wie effizient und strukturiert läuft Eure Due Diligence ab? Im folgenden Artikel geben wir 5 Tipps für einen reibungslosen und digitalen Workflow Eures Transaktionsmanagements mit. 01 Stolpersteine und Ineffizienzen in Eurem Transaktionsmanagement erkennen Bevor wir alles digitalisieren und zusammenführen wollen, sollten wir uns zuerst Gedanken machen über die größten Stolpersteine. Dafür verschaffen wir uns einen Überblick über unseren Transaktionsprozess. Wie läuft dieser konkret ab? Welche Software benutzen wir...
Wann macht für mich ein neues DMS Sinn?
Dokumentenmanagementsysteme erleichtern die Arbeit enorm und sind in jeder Branche vertreten. Sie unterstützen überall dort, wo Verwaltungsaufwand mit Dokumenten entsteht. Da die Nachfrage hoch ist und es mittlerweile unzählige Anbieter gibt, ist es nicht gerade selten, dass man den Überblick verliert und sich für ein falsches System entscheidet. Ein geeignetes DMS, das mit Deinen Workflows zusammenarbeitet, ist wichtig und unerlässlich, um die Zeitersparnis zu maximieren und die Effizienz sowie Transparenz zu steigern. Woran merke ich, dass ich das richtige DMS für mich gewählt habe und wann macht ein Wechsel in ein neues System Sinn? 01 Wenn die Firma schneller wächst...
So arbeiten Immobilienunternehmen in 2030 – 5 Bereiche, die sich radikal verändern
Alles ist im ständigen Wandel und so natürlich auch unsere Arbeitswelt und die Immobilienbranche. Wir werden immer digitaler, effizienter und mobiler und viele fragen sich: Was soll jetzt noch kommen? Wir geben Euch einen Einblick in die zukünftige Arbeitswelt und wie ein Immobilienunternehmen 2030 arbeiten könnte! 01 Das Ende fester Arbeitszeiten und physischer Dokumente Während das Remote-Arbeiten fest in der Arbeitswelt angekommen ist, wird es in 10 Jahren noch darüber hinausgehen. Bis 2030 wird es nicht nur keinen festen Arbeitsplatz mehr geben, sondern auch keine festen Zeiten. Individuell angepasste Arbeitszeiten sollen nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch die Kreativität...
AI in der Immobilienwirtschaft: so hilft die künstliche Intelligenz bei smartem Ordner-Management
Künstliche Intelligenz. Was früher wie Fiktion klang, ist heute Realität. Selbstlernende Technologien finden ihren Weg in verschiedene Branchen und so eben auch in die Bau- und Immobilienwirtschaft! Wie funktioniert ein KI-System? Wie unterscheidet es sich zu einer klassischen Programmierung? Inwiefern ist es hilfreich für die Bau- und Immobilienbranche und wie funktioniert docunites® KI basierte Software „NEO“? Künstliche Intelligenz einfach erklärt Erstmal zur allgemeinen Definition. Künstliche Intelligenz (auch AI, Artificial Intelligence) beschreibt Technologien, die kognitive Fähigkeiten nachahmen, zu denen bisher nur Menschen fähig waren. Dies beinhaltet die Entwicklung von Algorithmen zur Klassifizierung, Analyse und Vorhersage von Daten, aber auch, auf...
6 Tipps für eine Digital Work Culture in Immobilienbüros
Die Digitalisierung ist mitunter eine der größten Herausforderungen, vor denen die Immobilienwirtschaft aktuell steht. Was sich für junge Leute und Startups so intuitiv und logisch anfühlt, bringt viele Vorstände und auch die ältere Belegschaft kräftig ins Schwitzen. Und nichtsdestotrotz beobachten wir auf allen Ebenen einen extrem positiven Trend. Der Druck ist für viele groß, denn Nachwuchstalente werden dringend gesucht und die gehen eben nur zu Immobilienunternehmen mit einer "Digital Work Culture". Was das genau ist und wie man diese bei sich etabliert, erfahrt Ihr in unserem aktuellen Blogartikel. 01 Mit jungen Kolleginnen und Kollegen / Startups austauschen Sprechen Sie mit...
Zentralen Dokumenten-Plattform für alle Abteilungen & Lebenszyklusphasen
Während gefühlt die ganze Welt von Web3 und Dezentralität redet, finden wir, dass in einem ganz bestimmten Bereich Zentralität unabdingbar ist: in Unternehmen und dort, wo Menschen zusammenarbeiten. Stellt Euch mal vor, der Mietvertrag liegt bei Abteilung X, das Übergabeprotokoll bei Y und die Quartalsberichte in Z - wie sollen Teams auf diese Weise effizient kollaborieren? Im folgenden Blogartikel sehen wir an, was eine zentrale und effiziente Plattform für Unternehmen bewirken kann. Dynamische Zusammenarbeit Bei unserem eingangs beschriebenen Szenario liegen alle Dokumente sorgfältig in ihren zuständigen Abteilungen. Wo ist also der Haken? Der Haken befindet sich dort, wo Abteilungen interaktiv...
Immobilienfirmen werden digital: so geht gutes Change-Management
Es ist nicht immer die Geschäftsleitung, welcher der digitale Wandel schwerfällt und welche mit angezogener Handbremse agiert. Gerade wenn Immobilienfirmen beschließen, ihre Digital-Strategie in Angriff zu nehmen, stoßen sie bei einem Teil der Belegschaft oftmals auf Bedenken und Unsicherheit. Doch nur, wenn das ganze Team an einem Strang zieht, kann der Change-Prozess gelingen. Im Folgenden zeigen wir Euch, die nach unserer Erfahrung wichtigsten Maßnahmen. 01 Transparente Kommunikation Die Basis eines jeden guten Change Prozesses ist eine offene Kommunikation: Was wollen wir erreichen? Welche Meilensteine haben wir uns gesetzt? Wer sind die Ansprechpartner? In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden stehen wir...
Erfolgreiche Migration Eurer Immobilien-Dokumente – ganz ohne Kopfschmerzen!
Alleine bei dem Gedanken daran, seinen vollständigen Dokumentenbestand aller Immobilien in ein neues DMS zu migrieren, lässt einige in Unruhe verfallen, die sich in Form von Schweißperlen, Kopfschmerzen und schlussendlich Aufschieberitis bemerkbar machen. Insbesondere dann, wenn Dokumente noch physisch existieren oder das neue DMS keinen Bezug zur Real Estate Branche hat und somit alle Strukturen neu angelegt werden müssen. All das bleibt Euch bei docunite® erspart, denn unser Team bietet eine umfangreiche Unterstützung durch den ganzen Prozess und nimmt Kunden bei jedem Schritt an die Hand. Und wie das funktioniert, erklären wir Euch im Folgenden! 01 Aktuellen Bestand analysieren Sehr...
Eine Allround-Software bitte!
Kennen Sie das: es ist an der Zeit für eine neue Software in Ihrem Unternehmen und Sie haben bereits konkrete Vorstellungen im Kopf und wissen genau, welche Features Ihr Team benötigt. Mit der Software verfolgen Sie vermutlich das Ziel effizienter zu arbeiten, Prozesse zu beschleunigen und zu automatisieren oder ein konkretes Problem zu lösen. Doch das Problem vor dem Sie gerade stehen lautet eher: Sie können die passende Software einfach nicht finden. Keine entspricht den genauen Anforderungen und immer fehlen irgendwelche Funktionen. Ganz ehrlich? Da geht es Ihnen, wie vielen. Oftmals ist die perfekte Software einfach noch nicht da. Wir...
Patrick Penn – im Interview über künstliche Intelligenz
Hand auf's Herz: könnten Sie in einfachen Worten erklären, was eine künstliche Intelligenz macht? Und wissen Sie, ob Sie Lösungen oder Produkte, die mit einer sog. "KI" arbeiten, in Ihrem Alltag nutzen? Patrick Penn, Gründer und Geschäftsführer der ersten immobilienspezifischen Dokumenten-Management-Software docunite® gibt uns Einblicke, wieso das Team seine künstliche Intelligenz NEO, als „persönlichen Assistenten“ der Kunden bezeichnet und wie er konkret im Alltag hilft. Zu guter Letzt verrät Patrick uns, wie er NEO seiner 10-jährigen Tochter erklären würde! Hi Patrick! Mit docunite® habt Ihr eine Software-Lösung geschaffen, um dem Dokumenten-Chaos in der Immobilienbranche Einhalt zu gebieten & mehr...
Digitalisierung und Home-Office in Immobilienunternehmen – sind Sie fit für beides?
Kaum zwei Themen sorgen in der Immobilienbranche für mehr Verunsicherung und Sorgenfalten auf der Stirn, wie die Digitalisierung und das Home-Office. Für viele Unternehmen heißt es in diesen Tagen jedoch wieder: ab nach Hause. Und ohne digitale Strukturen wird das Home-Office zur unüberwindbaren Hürde. Wichtige Tipps und Erfahrungen zeigen wir Ihnen im folgenden Artikel: Wie digital ist Ihr Unternehmen? Um diese Frage beantworten zu können, werfen wir zunächst einen Blick auf die einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens. Kommunikation: Wie kommunizieren Sie? Laufen Sie am liebsten kurz zum Kollegen ins Zimmer schräg gegenüber? Braucht es für jedes Meeting immer einen physischen Konferenzraum?...
