Alleine bei dem Gedanken daran, seinen vollständigen Dokumentenbestand aller Immobilien in ein neues DMS zu migrieren, lässt einige in Unruhe verfallen, die sich in Form von Schweißperlen, Kopfschmerzen und schlussendlich Aufschieberitis bemerkbar machen. Insbesondere dann, wenn Dokumente noch physisch existieren oder das neue DMS keinen Bezug zur Real Estate Branche hat und somit alle Strukturen neu angelegt werden müssen.

All das bleibt Euch bei docunite® erspart, denn unser Team bietet eine umfangreiche Unterstützung durch den ganzen Prozess und nimmt Kunden bei jedem Schritt an die Hand.

Und wie das funktioniert, erklären wir Euch im Folgenden!

01 Aktuellen Bestand analysieren

Sehr häufig erleben wir, dass bei der Analyse des aktuellen Dokumentenbestandes ein Großteil ungenutzt herumliegt oder mehrfach existiert. Das liegt daran, dass eine unübersichtliche Struktur dazu geführt hat, dass Dokumente vergessen wurden oder nur für eine Abteilung verfügbar waren. Über Jahre hinweg entsteht bei vielen Immobilienfirmen ein Dokumenten-Dschungel, der zur Folge hat, dass Teams nicht effizient kollaborieren können, Entscheidungen ohne Datengrundlage getroffen werden und Wachstum ausgebremst wird.

In der ersten Phase verschaffen wir uns also gemeinsam Überblick und filtern heraus, welche Dokumente wirklich relevant sind. So erhalten Immobilienfirmen einen Überblick und Transparenz über ihren tatsächlichen Dokumentenbestand. Denn wenn wir eines vermeiden wollen, dann dass wir sämtliche Altlasten in das neue System übernehmen.

02 Neue Strukturen schaffen

Diese Phase ist für viele Immobilienunternehmen die Herausfordernste, da sie keine Erfahrung haben, welche Struktur wirklich funktioniert. Da unser DMS speziell auf die Immobilienwirtschaft ausgelegt ist, kennen wir sämtliche Abläufe und Prozesse und sind laufend dabei, optimale Strukturen zu entwickeln. Mit diesem Standard als Grundlage sehen wir uns die Prozesse und Abteilungen des Unternehmens an, und können so individuelle und auf das Unternehmen abgestimmte Strukturen schaffen.

03 Dokumente in neue Umgebung übertragen

Wenn der aktuelle Bestand analysiert und neue Strukturen definiert wurden, machen wir uns gemeinsam an die tatsächliche Migration der Dokumente. Da es in unserem dynamischen DMS keine klassischen Ordner-Strukturen mehr gibt, sondern unsere künstliche Intelligenz, NEO, die Dokumente anhand von Metadaten entsprechend klassifiziert und zuordnet, existiert jedes Dokument nur einmal und die aktuelle Version ist abteilungsübergreifend und in Echtzeit verfügbar.

Fazit

Falls Euch der Aufwand, alle Eure Daten in ein neues System zu migrieren, noch zögern lässt, können wir Euch nur empfehlen: geht den Schritt und schafft schlanke, digitale Strukturen für Euer Unternehmen. Die Vorteile sind neben den offensichtlichen, wie mehr Effizienz und ein schnelleres Reaktionsvermögen auch darüber hinaus wertvoll, wenn es darum geht, junge Talente zu gewinnen, die digitale Strukturen voraussetzen.