1. Unzureichende Vollmachten: Der handlungsunfähige Projektleiter

Einer der gravierendsten Stolpersteine bei der Digitalisierung von Immobilienunternehmen liegt in der unzureichenden Ausstattung der Projektleitung mit notwendigen Befugnissen und Ressourcen. Häufig werden die Verantwortlichen für die Durchführung solcher Projekte ernannt, ohne ihnen jedoch die erforderliche Manpower oder Entscheidungsgewalt zu übertragen. Dies führt zu erheblichen Schwierigkeiten, da die einzelnen Fachbereiche nicht adäquat auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet oder in den Prozess eingebunden werden. Diese Herangehensweise ist zu kurz gedacht und ignoriert die zentrale Rolle der einzelnen Bereiche, wie Asset Management, Transaktionsmanagement & Co. Ohne eine solide Basis an Unterstützung und Autorität stoßen Projektleiter oft auf erhebliche Widerstände innerhalb der Organisation.

Die Herausforderung verschärft sich, wenn die IT-Abteilung mit der Leitung eines Digitalisierungsprojekts betraut wird. In vielen Unternehmen wird die IT lediglich als Administrator wahrgenommen, nicht aber als Verantwortlicher für eine bereichsübergreifende Projektleitung. Dies führt zu einer Diskrepanz zwischen der Rolle, die die IT-Abteilung spielen sollte, und der Wahrnehmung dieser Rolle durch den Rest des Unternehmens. In solchen Fällen ist die Einsetzung eines spezialisierten Projektmanagers unerlässlich, der sich auf Augenhöhe mit den Fachbereichen bewegt und zugleich sämtliche Befugnisse erhält.

Diese Problematik wird auch durch die neuesten Erkenntnisse der PropTech-Germany-Studie 2023 unterstrichen.

„Laut der PropTech-Germany-Studie 2023 haben nur knapp über 60 Prozent aller Branchen-Unternehmen einen Digitalisierungsbeauftragten. Ohne eine solche Person und ihre maßgeblichen Kompetenzen und Befugnisse bleibt das Projekt im Ansatz stecken“, bestätigt Patrick Penn.

2. Fachbereiche sitzen nicht im selben Boot: fehlende Kommunikation als K.O.-Schlag

Ein weiterer kritischer Stolperstein bei der Digitalisierung in Immobilienunternehmen ist das Versäumnis, Mitarbeiter aus den einzelnen Fachbereichen angemessen einzubinden und auf die anstehenden Veränderungen in der digitalen Struktur vorzubereiten. Oftmals werden die Mitarbeiter, die letztlich mit den neuen Systemen arbeiten müssen, nicht ausreichend informiert oder in den Entwicklungsprozess involviert. Eine effektive Kommunikation spielt hier eine zentrale Rolle: Es ist entscheidend, dass die Fachbereiche nicht nur informiert, sondern auch aktiv in die Gestaltung der neuen digitalen Lösungen einbezogen werden. Ihr Feedback und ihre Expertise sind unerlässlich, damit die neue Arbeitsumgebung tatsächlich den Arbeitsalltag verbessern kann.

Die Folgen fehlender Kommunikation sind gravierend: Unsicherheit und Angst vor den bevorstehenden Veränderungen nehmen zu. Diese Ängste können schnell zu einer sinkenden Motivation führen und dazu, dass Mitarbeiter in alte Verhaltensmuster zurückfallen und den Status quo bevorzugen, anstatt sich auf neue Prozesse einzulassen. Um diesen Tendenzen entgegenzuwirken, ist es entscheidend, die Fachbereiche frühzeitig in den Entwicklungsprozess einzubeziehen. Es ist wichtig, ihre täglichen Herausforderungen zu verstehen und in enger Zusammenarbeit mit ihnen Prozesse zu entwickeln, die sowohl praktikabel als auch fortschrittlich sind. Nur durch diesen integrativen Ansatz kann ein Digitalisierungsprojekt langfristig erfolgreich werden.

3. Unklare Zielsetzung und Prioritäten: Stolperfallen im Digitalisierungsprozess

Ein weiteres wesentliches Hindernis bei der Digitalisierung von Immobilienunternehmen liegt in der fehlenden Klarheit und Priorisierung von Zielen. Oft verlieren sich Unternehmen im anfänglichen Aktionismus, wobei der Druck, schnell Lösungen zu finden, zu übereilten und schlecht durchdachten Entscheidungen führt. Es ist essentiell, sich zu Beginn über die eigenen Mitwirkungspflichten und die genauen Ziele des Digitalisierungsprojekts klar zu werden. Wollen wir das Datenchaos beseitigen? Oder streben wir schnellere Transaktionen an? Geht es uns doch primär um die Vermeidung von Stranded Assets?

Erst wenn diese Ziele nicht nur klar definiert, sondern auch mit den Zielen der einzelnen Fachbereiche abgestimmt sind, kann die Suche nach der passenden Lösung effektiv beginnen. Hierbei ist es wichtig zu erkennen, dass nicht alle Ziele dieselbe Priorität besitzen. Dies impliziert, dass Unternehmen keine Lösungen benötigen, die mit unzähligen Features überladen sind, da dies nur zu Überforderungen führt und vom eigentlichen Ziel ablenkt.

Ein strukturierter Ansatz, bei dem Ziele zunächst definiert und priorisiert werden, ist entscheidend. Anschließend sollte das Unternehmen schrittweise auf diese Ziele hinarbeiten. Dieser methodische Ansatz ermöglicht es, fokussiert und effizient vorzugehen und vermeidet das Risiko, sich in unwichtigen Details zu verlieren oder Ressourcen in nicht zielführende Technologien zu investieren. Denn auch hier gilt: Hin und her macht Tasche leer.

4. Integrationshürden: Wenn neue Lösungen auf alte Prozesse treffen

Ein weiterer kritischer Punkt in der Digitalisierung von Immobilienunternehmen ist die fehlende Integration neuer Lösungen in laufende Prozesse. Selbst wenn eine Entscheidung für eine bestimmte Technologie getroffen wurde, steht und fällt der Erfolg des Projekts mit der erfolgreichen Eingliederung dieser Lösung in bestehende Arbeitsabläufe. Viele Projekte scheitern an dieser Hürde, insbesondere wenn die Lösungsanbieter nach der Implementierung keine ausreichende Unterstützung bieten und die Unternehmen bei der Integration im Stich lassen.

Im hektischen Tagesgeschäft wird die sorgfältige Einarbeitung in neue Systeme häufig vernachlässigt. Das Resultat ist, dass Mitarbeiter aus Bequemlichkeit oder Zeitdruck auf altbekannte Prozesse zurückgreifen, die vermeintlich schneller sind. Dies führt dazu, dass viele der umfassenden Funktionen, die neue Systeme bieten, ungenutzt bleiben und das System sein volles Potenzial nicht entfalten kann.

Ein weiteres Problem ist, dass einige Prozesse, die durch die richtige digitale Lösung obsolet werden könnten, weiterhin beibehalten werden, da ihre Sinnlosigkeit im Kontext der neuen Technologie nicht erkannt wird. Dies unterstreicht die Bedeutung einer sorgfältigen Planung und Analyse von Anfang an. Es ist entscheidend, potenzielle Stolpersteine zu identifizieren und effiziente Workflows zu etablieren, um nicht nur die neuen Technologien optimal zu nutzen, sondern auch um veraltete und ineffiziente Prozesse zu eliminieren. Nur durch eine ganzheitliche Betrachtung und aktive Integration der neuen Lösungen in den Arbeitsalltag können Immobilienunternehmen den vollen Nutzen ihrer Digitalisierungsbemühungen erkennen.

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