Wann macht für mich ein neues DMS Sinn? 

Wann macht für mich ein neues DMS Sinn? 

Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH

Dokumentenmanagementsysteme erleichtern die Arbeit enorm und sind in jeder Branche vertreten. Sie unterstützen überall dort, wo Verwaltungsaufwand mit Dokumenten entsteht. Da die Nachfrage hoch ist und es mittlerweile unzählige Anbieter gibt, ist es nicht gerade selten, dass man den Überblick verliert und sich für ein falsches System entscheidet. Ein geeignetes DMS, das mit Deinen Workflows zusammenarbeitet, ist wichtig und unerlässlich, um die Zeitersparnis zu maximieren und die Effizienz sowie Transparenz zu steigern. Woran merke ich, dass ich das richtige DMS für mich gewählt habe und wann macht ein Wechsel in ein neues System Sinn?

01 Wenn die Firma schneller wächst als das DMS

Neue Mitarbeiter werden angestellt, die Firma wächst und so auch die Ansprüche an das DMS. Denn einer der wohl entscheidendsten Vorteile ist der gemeinsame Zugriff auf alle Dokumente. Im Idealfall sollte es übersichtlich und leicht zu verstehen sein für alle Mitarbeitenden und die, die zukünftig dem Team beitreten. Mit einem geeigneten DMS lassen sich alle Prozesse, alle Vorgänge und letztlich alle unternehmensbezogenen Daten schnell und einfach nachvollziehen. Mit einfachen und intelligenten Funktionen finden alle Mitarbeitenden genau die Dokumente dort, wo sie sie brauchen.

Es muss also die Arbeit untereinander erleichtern und zudem die Kommunikation verbessern. Ist das nicht der Fall, wird es höchste Zeit, ein DMS einzuführen bzw. das bestehende DMS zu wechseln! Deswegen ist es uns bei docunite® so wichtig stetig besser zu werden, Kundenfeedback einzuarbeiten und uns und unsere KI ständig weiterzuentwickeln, sodass wir mit unseren Kunden zusammen weiter wachsen können.

02 Generische DMS und Standard Cloud Lösungen

Viele DMS sind oft unübersichtlich und wenig intuitiv gestaltet und nicht auf die immobilienspezifischen Prozesse der Anwender abgestimmt. Häufig werden sie für einen spezifischen Use Case wie bspw. dem Rechnungseingangsworkflow eingesetzt. Es fehlt an einer ganzheitlichen Betrachtung und das Thema DMS ist damit zunächst abgehakt. Aus diesem Grund scheuen viele die Auseinandersetzung mit der Materie und sie findet daher häufig wenig Resonanz und Akzeptanz. Umso wichtiger ist es, ein geeignetes DMS zu finden, das optimal auf die Bedürfnisse der Branche und der Anwender zugeschnitten ist.

Gerade in der Immobilienwirtschaft wird häufig Microsoft Teams in Kombination mit SharePoint als Dokumentenmanagementsystem verstanden und eingesetzt. Der Reiz ist insbesondere deshalb so groß, weil beide Produkte bereits in der Microsoft 365 Suite enthalten sind. Aber auch hier fehlt es häufig an auf die Branche zugeschnittenen Prozessen.

03 Datenschutz und die Datensicherheit

Einer der Hauptpunkte, die für ein DMS sprechen, ist der verbesserte Datenschutz und die Datensicherheit im Unternehmen! Bei digitalen Dokumenten müssen zahlreiche Anforderungen wie Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit erfüllt werden und nicht jedes DMS unterstützt Anwender bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Hast Du Dich für so ein DMS entschieden, empfehlen wir schnellstmöglich zu wechseln, denn hier sollten keine Kompromisse gemacht werden.

An sich gilt: je größer der Nutzerkreis des DMS, desto höher der Schutzbedarf der Daten. Der Schutz sensibler Bereiche muss umso detaillierter definiert werden! Wir bei docunite® legen auf diesen Punkt ganz besonders viel Wert und garantieren höchste Datensicherheit und Sicherheitsstandards, zum Schutz Deiner Daten!

04  Kosteneinsparungen auf mehreren Ebenen

Es wird Zeit für ein neues DMS, wenn die Ersparnisse nicht deutlich werden! Denn der Hauptgrund für viele Unternehmen sich ein DMS zuzulegen ist eben das massive Einsparungspotenzial! Dadurch, dass alle Dokumente digital verfügbar sind, ist kein Druck mehr nötig. Also fallen die Kosten für Papier, Drucker, Druckerpatronen etc. weg. Die digitale Archivierung macht diverse Kopien, Ausdrucke und verschiedene Versionen in Papierform komplett überflüssig. Das spart nicht nur Druckkosten, sondern auch Ausgaben für andere Büromaterialien wie z.B. Aktenordner, aber auch die Kosten für physische Archive und Stauraum fallen weg.

Was eine weitere Kostenersparnis darstellt, wenn Du ein für Dich passendes DMS gefunden hast, ist, dass es extrem viel Zeit einspart. Viele Prozesse können in Workflows überführt, teilweise automatisiert und wesentlich schneller als bisher erledigt werden. Durch diese Entlastung werden Ressourcen frei, die an anderer Stelle eingesetzt oder eingespart werden können.

ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

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