Zentralen Dokumenten-Plattform für alle Abteilungen & Lebenszyklusphasen

Zentralen Dokumenten-Plattform für alle Abteilungen & Lebenszyklusphasen

Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH

Während gefühlt die ganze Welt von Web3 und Dezentralität redet, finden wir, dass in einem ganz bestimmten Bereich Zentralität unabdingbar ist: in Unternehmen und dort, wo Menschen zusammenarbeiten.

Stellt Euch mal vor, der Mietvertrag liegt bei Abteilung X, das Übergabeprotokoll bei Y und die Quartalsberichte in Z - wie sollen Teams auf diese Weise effizient kollaborieren? Im folgenden Blogartikel sehen wir an, was eine zentrale und effiziente Plattform für Unternehmen bewirken kann.

Dynamische Zusammenarbeit

Bei unserem eingangs beschriebenen Szenario liegen alle Dokumente sorgfältig in ihren zuständigen Abteilungen. Wo ist also der Haken? Der Haken befindet sich dort, wo Abteilungen interaktiv zusammenarbeiten und auf ein und dasselbe Dokument zugreifen wollen. Wenn jede Abteilung die Dokumente bei sich lagert und diese nicht für alle verfügbar sind, müssen die Asset-Manager beispielsweise für jedes Dokument zur Finanzabteilung laufen und dieses anfragen. Dass dies Unmengen an Zeit in Anspruch nimmt und dafür sorgt, dass an unterschiedlich aktuellen Dokumenten gearbeitet wird, erübrigt sich vermutlich.

Flexibles Arbeiten

Die Home-Office-Pflicht ist zwar nun beendet, jedoch sollten und werden viele Unternehmen nicht mehr zum Standard mit Büro-Pflicht zurückkehren. Der Trend geht klar in Richtung flexible Arbeitsplatzgestaltung und wer sich als Arbeitgeber attraktiver aufstellen möchte, orientiert sich an dieser Entwicklung. Wie jedoch soll flexibles Arbeiten funktionieren, wenn Mitarbeitende für jedes Dokument in die Abteilung XYZ gehen müssen, da diese entweder nicht zentral auffindbar sind oder gar nur physisch verfügbar sind? Richtig, es wäre sehr aufwändig bzw. unmöglich im letzteren Fall.

Krisensicherheit

Wir erinnern uns alle an den Tag vor knapp 2 Jahren, als es hieß, alle Unternehmen müssten Home-Office ermöglichen. Was für uns als digitales Team ein Heimspiel war, stellte sich für zahlreiche Immobilienunternehmen als unüberwindbare Hürde dar. Warum? Weil viele bis dato noch fast ausschließlich mit physischen Dokumenten Ordnern arbeiteten. Man kann seinen Mitarbeitenden schließlich nicht zumuten, bergeweise physische Ordner nach Hause zu transportieren. Diese Pandemie neigt sich hoffentlich bald dem Ende, doch Unternehmen sollten jetzt alle Vorkehrungen treffen, um nicht mehr in eine solche Situation zu geraten.

Wie sieht ein solches immobilienspezifisches DMS in der Praxis aus?

Wir haben Ihnen 3 Szenarien gezeigt, weshalb Sie von einer digitalen und zentralen Dokumentenstruktur profitieren. Wie können Sie sich eine solche Struktur im Alltag jedoch vorstellen?

Stellen Sie sich vor, Ihre Kollegin aus dem Ankauf hat 2 Deals vorliegen. Die Daten dazu lädt sie in das zentrale DMS hoch. Die künstliche Intelligenz ordnet das Dokument anhand seiner Metadaten automatisch richtig ein. Der Kollege aus der Finanzabteilung kann unmittelbar auf das aktuelle Dokument zugreifen. Da es keine Duplikate gibt, weiß er, dass es sich hierbei um die aktuellste Version handelt. Er kann also seine Wirtschaftlichkeitsberechnungen sofort vornehmen und diese über den gleichen Weg der Investment Managerin zur Verfügung stellen. Sie ist damit sofort in der Lage auf Knopfdruck alle relevanten Unterlagen für das bevorstehende Entscheidungsgremium bereitzustellen und den Deal zu bestätigen. Das alles mit einer Kaffeepause in unter 30 Min. Was im physischen Fall mehrere Tage dauern könnte, erfolgt in unserem Beispiel innerhalb kürzester Zeit: sicher, schnell und fehlerfrei von jedem Ort dieser Welt.

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ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

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