Hand auf's Herz: könnten Sie in einfachen Worten erklären, was eine künstliche Intelligenz macht? Und wissen Sie, ob Sie Lösungen oder Produkte, die mit einer sog. "KI" arbeiten, in Ihrem Alltag nutzen? Patrick Penn, Gründer und Geschäftsführer der ersten immobilienspezifischen Dokumenten-Management-Software docunite® gibt uns Einblicke, wieso das Team seine künstliche Intelligenz NEO, als „persönlichen Assistenten“ der Kunden bezeichnet und wie er konkret im Alltag hilft. Zu guter Letzt verrät Patrick uns, wie er NEO seiner 10-jährigen Tochter erklären würde!

Hi Patrick! Mit docunite® habt Ihr eine Software-Lösung geschaffen, um dem Dokumenten-Chaos in der Immobilienbranche Einhalt zu gebieten & mehr Effizienz zu schaffen. Wie kam es zu dieser Idee?

Mit Beginn meines Berufslebens als Informatiker in der Immobilienbranche war ich bereits in den ersten Jahren fasziniert von der Automatisierung immer wiederkehrender Aufgaben. Dass meine Kollegen und ich diese Aufgaben nicht immer wieder manuell durchführen mussten, weil ich diese mithilfe eigener Software automatisieren konnte, hat mich innerlich irgendwie erfüllt. Nach 8 Jahren Berufserfahrung habe ich mich dann als Berater und Softwareentwickler mit dem Schwerpunkt Enterprise Content- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche selbstständig gemacht und einen Blick hinter die Kulissen verschiedener Immobilienunternehmen, mit unterschiedlichen Schwerpunkten, gewagt. Schon nach dem ersten Jahr hat sich herauskristallisiert, dass die meisten Unternehmen dieselben Herausforderungen haben, obwohl bereits Lösungen im Einsatz waren, die eine erweiterte Verwaltung von Dokumenten ermöglichen. Sehr viel Erfahrung habe ich im Bereich Microsoft SharePoint gesammelt, welches, bezogen auf immobilienspezifische Anforderungen, immer wieder an seine Grenzen gelangt ist. Kurze Zeit später habe ich begonnen ein kleines Team aufzubauen, mit dem wir Immobilienunternehmen dabei unterstützt haben, tausende von Datenräumen aufzubauen, zu strukturieren, zu verwalten und die Datenmigrationen (bspw. bei An- und Verkäufen) zwischen verschiedenen Lösungen durchzuführen. Mir steckte einfach zu wenig Nachhaltigkeit und Transparenz in diesem ganzen Hin- und Her-Kopieren von zig Millionen von Dokumenten und unflexiblen und undurchsichtigen Ordnerstrukturen. Hier schließt sich der Kreis und die Idee für docunite® war geboren.

Ihr habt eine KI entwickelt, die Ihr NEO nennt und als den „persönlichen Assistenten“ Eurer Kunden bezeichnet. Was hat es damit auf sich?

In der Vision für docunite® war das Thema KI bereits vorgesehen, aber es brauchte zunächst ein Fundament, damit unsere Kunden auch in den vollen Genuss der Ergebnisse kommen, die heute durch NEO entstehen. Uns war eine vollständige Integration in unser Real Estate DMS wichtig, damit sich NEO für die Anwender wie aus einem Guss anfühlt. Dadurch sollten Erwartungshaltung und Erfahrung in Einklang gebracht werden, damit Akzeptanz bei den Anwendern entsteht. Den ersten Hebel für NEO haben wir bei der Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten identifiziert. Bisher entstehen für gut bezahlte Mitarbeiter immer wiederkehrende hohe Zeitaufwände, um Dokumente manuell in die richtigen Ordner zu schieben. Hier ergänzen sich unser DMS und NEO perfekt, denn durch das DMS gibt es keine physischen Ordner mehr und durch die von NEO automatisch vorgenommene Klassifizierung der Dokumente, stehen diese allen Beteiligten sofort zur Verfügung. Wie bei einem menschlichen Assistenten, ist auch NEO in der Lage nach einer kurzen Einarbeitung beliebige Dokumente unserer Kunden zu klassifizieren. Einfach ausgedrückt lernt NEO von den Immobilienexperten, die docunite® im Alltag verwenden, immer mehr Dokumente immer besser zu erkennen. Von Beginn an war uns wichtig, dass dies auch mehrsprachig funktioniert, da unsere Kunden häufig international aufgestellt sind. Stand heute unterstützt NEO mehr als 50 Sprachen.

Wie kann Eure KI darüber hinaus Euren Kunden helfen?

NEO extrahiert und erkennt bereits heute zahlreiche Informationen aus Dokumenten, sogenannte Metadaten, darunter die Sprache, Schlagwörter, relevante Schlüsselsätze, Adressdaten, Datums- und Währungswerte und vieles mehr. Hieraus lassen sich weitere Szenarien für UseCases ableiten in denen NEO als persönlicher Assistent Prozesse vereinfacht. Hier arbeiten wir bereits konkret an weiteren Funktionen und entwickeln, gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern, stetig neue Ideen. Für das Thema ESG ist Transparenz extrem wichtig. Darum arbeiten wir mit NEO daran zukünftig bspw. Dokumente automatisch der ESG-Taxonomie zuzuordnen, damit Unternehmen schneller aussagekräftig werden und das auch bleiben.

Erlebt Ihr seitens Eurer Interessenten und in Eurem Umfeld gelegentlich Unsicherheit, was das Thema KI betrifft? Wie viel Erklärungsarbeit müsst Ihr leisten?

Heute nicht mehr so extrem wie noch vor 2-3 Jahren. Wir haben in Gesprächen immer die Gartner Hypekurve herangezogen, um unsere Vorgehensweise zu erklären. Wir wollen unseren Kunden sowohl die überzogene Erwartungshaltung als auch das Tal der Enttäuschung ersparen, um mit ihnen möglichst schnell das Plateau der Produktivität zu erreichen. Darum haben wir uns auch strategisch dazu entschieden kundenindividuelle Modelle für NEO aufzubauen, die eine hohe Flexibilität bzgl. individueller Dokumentenklassen und Sprachen bieten und Anwender sozusagen zusehen können, wie NEO durch ihre Eingaben jedes Mal schlauer wird. Der Fachbegriff dafür lautet "Supervised Learning". Dieses Vorgehen sorgt bei unseren Kunden für Vertrauen, da sie spüren, dass NEO das von ihnen vermittelte Wissen aufsaugt und umsetzt.

Lass uns doch zum Abschluss, für alle, die sich nach wie vor mit „Künstlicher Intelligenz“ schwertun eine ganz simple Erklärung finden: Patrick, wie würdest Du Deinem 10-jährigen Ich „NEO“ erklären? Welche weiteren Lösungen sind geplant?

Um das vorab zu testen, habe ich versucht NEO meiner Tochter zu erklären, die in diesen Tagen 10 Jahre alt wird :):

Weißt du, wie wir Zuhause früher Filme geschaut haben? Es gab Videotheken, das waren Läden, in denen DVDs, die häufig unsortiert in Regalen standen und welche man sich für Geld ausleihen konnte. Wenn man nicht genau wusste, welchen Film man gucken möchte, konnte es schonmal länger dauern bis man sich für ein DVD entschieden hat. Da kam es auch mal vor, dass man erst Zuhause gemerkt hat, dass man den Film schon kannte. :-)

Und heute gibt es Netflix. Hast du dich schonmal gewundert, warum dir Netflix nach einiger Zeit immer wieder Serien und Filme anzeigt, die dir besonders gut gefallen könnten?Jedes Mal, wenn du dort eine Serie oder einen Film schaust, merkt sich Netflix z.B. wann und wie oft du einen Film angesehen hast und ob du ihn mit "Gefällt mir" markiert hast. Dadurch weiß Netflix zum Beispiel, dass du gerne Disney- und Pixar-Filme schaust, dich für Fantasy interessierst und Familien-Komödien mit Dwayne Johnson magst.

Und genau das macht NEO heute und in Zukunft mit den Dokumenten, die unsere Kunden für ihre Immobilien brauchen, damit sie nicht mehr lange danach suchen müssen und schnellstmöglich die Informationen finden, die sie für ihre Arbeit brauchen.

Fazit

Wir haben erfahren, dass eine künstliche Intelligenz ziemlich praktisch sein kann, wenn man keine Lust hat, alles selbst manuell zu erledigen. Und wir haben gemerkt, dass hinter dem mächtigen Wort "KI" eine weitestgehend simple Erklärung steckt. Natürlich verbergen sich hinter einer KI, wie NEO viel Komplexität, jede Menge Hirnschmalz und eine laufende Optimierung und Weiterentwicklung. Für uns als Nutzende ist so ein persönlicher Assistent jedoch der Schlüssel zu mehr Effizienz, Freude und Geschwindigkeit im Alltag - gerade, wenn es um den eigenen, wilden Dokumenten-Dschungel geht!

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