6 Probleme, die ein Dokumentenmanagementsystem in der Immobilienwirtschaft löst

6 Probleme, die ein Dokumentenmanagementsystem in der Immobilienwirtschaft löst

Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH

Viele Unternehmen arbeiten noch heute mit klassischen Ordnerstrukturen, die allerdings eindeutige Nachteile mit sich bringen. Ein DMS kann in der Immobilienwirtschaft eine wertvolle Unterstützung darstellen, indem es eine Vielzahl von Problemen löst, die sich aus dem Umgang mit einer großen Menge von Dokumenten und Informationen ergeben. In diesem Artikel haben wir für Euch zusammengefasst, welche Probleme durch klassische Aktenstrukturen entstehen und wie sie durch ein Dokumentenmanagementsystem gelöst werden können.

01 Komplizierte Kommunikationswege und unnötige Absprachen zwischen Abteilungen

In vielen Unternehmen sind lange Kommunikationswege und unnötige Absprachen zwischen Abteilungen, an der Tagesordnung. Oftmals fehlen einheitliche Strukturen und einen zentralen Zugang zu allen Dokumenten, denn es gibt immer mehrere Abteilungen, welche auf dieselben Dokumente Zugriff benötigen. Statt dass Abteilung B bei Abteilung A wiederholt nachfragen muss, wäre die effizienteste Lösung der direkte und zentrale Zugriff für alle.

Mit einem immobilienspezifischem DMS wie docunite® können diese Probleme gelöst werden, indem alle Dokumente in Sekundenschnelle auffindbar sind und das abteilungsübergreifend! Jede Abteilung profitiert dabei von einer standardisierten Strukturvorlage für den jeweiligen Bereich bzw. Prozess. Da alle Beteiligten Zugang zu allen Dokumenten haben, kann keine schlechte Kommunikation oder fehlende Information die Arbeit verzögern, was zu einer reibungslosen und effizienteren Arbeitsstruktur führt.

02 Chaotische Dokumentenstrukturen und zahlreiche Ordnerleichen

Viele Büros arbeiten immer noch mit chaotischen Dokumentenstrukturen und zahlreichen "Ordnerleichen", also alten Ordnern mit nicht mehr benötigten oder vergessenen Dokumenten. Die Ursache für dieses Dokumenten-Chaos ist wieder die fehlende Struktur. Jeder Mitarbeitende legt nach eigenem Ermessen Ordner an und Dokumente unterschiedlich ab.

Für eine sinnvolle und einheitliche Struktur arbeiten wir für die Transaktion und Gesellschaftsdokumente mit einem Vorschlag der gif zusammen und nutzen gif-konforme Dokumentenklassen, die als Standard genutzt werden können. In der Regel benötigen die meisten Kunden noch Unterstützung beim Onboarding. So ist es sinnvoll, nach der Bereinigung des aktuellen Dokumentenbestandes gemeinsam die bisherige Ablagestruktur zu überprüfen und eine angepasste Version zu definieren. Es kann auch vorkommen, dass diese in der ersten Zeit nach der Migration nochmal angepasst wird, weil z. B. Indexpunkte oder Dokumentenklassen noch nicht dem optimalen Prozess entspricht. Diese kann der Kunde dann selbständig im Management von docunite®  verwalten und bearbeiten.

03 Teams arbeiten an Duplikaten und veralteten Datenbeständen

Und was passiert, wenn jeder Mitarbeitende neue Ordnerstrukturen nach eigenem Ermessen anlegt? Es entstehen ungewollt Duplikate. Die fatale Folge kann sein, dass Teams an unterschiedlichen Versionen und dadurch mit unterschiedlichen Daten arbeiten. Massive Fehler sind vorprogrammiert.

Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem verhindert genau diese Fehler, da es keine Duplikate gibt. Dokumente können im System selber bearbeitet und wieder gespeichert werden. Falls jemand unnötigerweise ein Dokument erneut hochlädt, erkennt docunite® das Duplikat und warnt vor dem Upload.

04 Mangelnde Datensicherheit

Klassische Ordnerstrukturen können oftmals die Datensicherheit nicht garantieren. Ein Problem kann sein, dass die nötigen Standards und Maßnahmen zum Schutz von Dokumenten nicht ausreichend beachtet werden. In solchen Fällen kann es passieren, dass die Integrität und Vertraulichkeit der Dokumente gefährdet werden. Größere Unternehmen haben zum Teil eigene Sicherheitsmaßnahmen und Dokumentationspflichten oder unterliegen sogar der Aufsicht der BaFin.

Das wiederum bringt neue Vorschriften und Anforderungen mit sich. Deshalb unterstützen wir unsere Kunden, Ihre internen Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten und garantieren unter anderem die Nutzung von Diensten im Falle eines Ausfalls des Rechenzentrums.

Falls Ihr mehr darüber erfahren wollt, empfehlen wir Euch unseren Blogartikel „Datensicherheit durch die BaFin in a nutshell“ 

Bei uns hat Sicherheit höchste Priorität. Deshalb bieten wir eine zentrale Plattform für eine Vielzahl von Dokumenten, die hohen Sicherheitsstandards entspricht und von starken Partnern unterstützt wird. Wir setzen auf klassische Maßnahmen wie starke Passwörter, sauberen Code und Penetrationstests, um die Sicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus arbeiten wir mit externen Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten zusammen, die regelmäßig Audits durchführen und unsere Mitarbeiter schulen, um präventive Maßnahmen zu treffen und unseren Kunden höchste Sicherheitsstandards zu bieten.

05 Fehlende Übersetzungen für internationale Stakeholder

Eine klassische Ordnerstruktur kann im Umgang mit internationalen Stakeholdern zu einer Sprach- und Dokumentenbarriere werden. Mühsame Übersetzungen sind notwendig, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten und die gewünschten Informationen zu erhalten.

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu vermeiden, ist der Einsatz eines mehrsprachigen DMS wie dounite®. Unsere KI wurde von Anfang an für den Einsatz in zahlreichen Sprachen trainiert. Dies erspart dem Benutzer die Mühe des Übersetzens und ermöglicht eine flexible Expansion des Unternehmens.

06 Täglich stundenlanges Suchen und Sortieren von Dokumenten

Für viele einer der größten Pain Points ist die stundenlange Suche nach Dokumenten. Kennt Ihr schon unseren Kalkulator auf unserer Homepage? Dort könnt Ihr die groben Kosten kalkulieren, die Ihr Euch mit einem DMS sparen könnt, wenn die Suche nach Dokumenten pro Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert wird.

Kennt Ihr schon unseren Kalkulator auf unserer Homepage? Dort könnt Ihr die groben Kosten kalkulieren, die Ihr Euch mit einem DMS sparen könnt, wenn die Suche nach Dokumenten pro Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert wird. Solltet Ihr noch offene Fragen haben oder unsicher sein, ob sich docunite® für Euch lohnt, beraten wir Euch gerne bei einem telefonischen Gespräch. 

ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

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