Wie intelligente Fristenkontrolle die Immobilienbewirtschaftung revolutioniert
W arum automatisierte Fristenüberwachung kein Luxus, sondern ein Muss ist – und wie moderne Technologien helfen, Risiken zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Fristen – das unterschätzte Rückgrat der Immobilienverwaltung Wer Immobilien professionell bewirtschaftet, weiß: Die Anzahl und Komplexität der Fristen, die im Lebenszyklus einer Immobilie entstehen, ist enorm – und sie wächst mit jeder Liegenschaft, jedem Vertrag und jedem regulatorischen Schritt. Typische Fristen umfassen etwa: Wartungsintervalle technischer Anlagen (Aufzüge, Heizungsanlagen, Rauchmelder) Kündigungsfristen für Miet-, Pacht- oder Dienstleistungsverträge Verlängerungsoptionen und Verhandlungsspielräume Fristen für ESG-Reporting und andere gesetzliche Berichtspflichten Baugenehmigungen, Gewährleistungsfristen, Prüfpflichten nach...
Portfolioanalyse: Schneller Überblick über den Gesamtbestand dank KI – Ein Quantensprung für die Immobilienbranche
Immobilienunternehmen stehen zunehmend unter Druck, ihre Portfolios schnell und zuverlässig zu analysieren – sei es für Investitionsentscheidungen, Due-Diligence-Prozesse oder das interne Reporting. Der Anspruch: ein vollständiger Überblick über den Bestand. Die Realität: unstrukturierte Daten, verstreute Dokumente und hoher manueller Aufwand. Typische Herausforderungen in der Praxis: Dokumente sind auf verschiedene Systeme und Ordner verteilt. Informationen liegen in uneinheitlichen Formaten (PDFs, Scans, Tabellen, etc.) vor. Die manuelle Sichtung kostet Zeit und birgt Fehlerquellen. Aussagekräftige Auswertungen entstehen nur durch Zusatzaufwand. Gerade bei größeren Beständen entsteht so eine gefährliche Verzögerung zwischen Analysebedarf und fundierter Entscheidungsgrundlage. Klassiche DMS allein reichen nicht mehr...
Die größten Herausforderungen bei der Einführung eines DMS – und warum Smart DMS die bessere Wahl ist
Die digitale Transformation verändert die Immobilienbranche grundlegend. Asset Manager, Projektentwickler und Immobilienverwaltungen stehen vor der Herausforderung, große Mengen an Dokumenten effizient zu organisieren und sicher zu verwalten. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verspricht hier Abhilfe: Weniger Papier, schnellere Workflows, bessere Nachverfolgbarkeit und vollständige Compliance. Doch in der Praxis zeigen sich immer wieder massive Hürden bei der Einführung eines DMS. Unternehmen scheitern oft an technischen, organisatorischen oder prozessbedingten Hürden. Die Folgen: Widerstand in der Belegschaft, ineffiziente Implementierung oder sogar der komplette Abbruch des Projekts. Aber warum scheitern so viele DMS-Einführungen? In diesem Artikel analysieren wir die größten Herausforderungen und zeigen, warum ein Smart...
Effizientes Vertragsmanagement in der Immobilienbranche – Wie Künstliche Intelligenz Fehler vermeidet und Kosten senkt
Vertragsmanagement in der Immobilienbranche ist komplex und fehleranfällig. Millionenbeträge hängen an der Einhaltung von Fristen und Vertragskonditionen – doch viele Unternehmen kämpfen noch immer mit manuellen Prozessen und veralteten Systemen. Künstliche Intelligenz (KI) bietet hier eine entscheidende Lösung: Durch automatisierte Erkennung, Analyse und Verwaltung von Verträgen lassen sich Risiken minimieren, Kosten senken und die Effizienz steigern. Herausforderungen im Vertragsmanagement der Immobilienbranche In der Immobilienbranche verwalten Asset Manager, Property Manager und Rechtsberater eine Vielzahl von Miet-, Dienstleistungs- und Wartungsverträgen. Die Komplexität dieser Vertragsstrukturen und die damit verbundenen Fristen stellen Unternehmen vor große Herausforderungen: Übersehene Kündigungsfristen führen zu automatischen Vertragsverlängerungen und unnötigen...
ESG-Reporting in der Immobilienbranche: Wie KI Transparenz schafft und den Aufwand reduziert
Nachhaltigkeit ist schon lange nicht mehr nur ein Trend – sie ist eine Notwendigkeit. Investoren, Asset Manager und Projektentwickler stehen unter wachsendem Druck, ESG-Kriterien nachweislich zu erfüllen. Doch während Regulierungen wie die EU-Taxonomie, die CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) oder die SFDR (Sustainable Finance Disclosure Regulation) immer konkretere Vorgaben machen, bleibt die Umsetzung eine Herausforderung. Welche Energieausweise fehlen noch? Welche Objekte haben einen zu hohen CO₂-Ausstoß? Sind alle ESG-relevanten Dokumente vollständig für das nächste Reporting? Diese Fragen kosten Unternehmen heute noch viel Zeit, weil die relevanten Informationen oft manuell zusammengesucht, unstrukturiert abgelegt oder über verschiedene Systeme verstreut sind. Doch es...
Von Tagen zu Minuten: Wie intelligente Dokumentenanalyse die Due Diligence revolutioniert
Die Immobilienbranche befindet sich im Wandel. Während die Transaktionsvolumina nach einer Phase der Zurückhaltung wieder anziehen, stehen Investoren und Asset Manager vor neuen Herausforderungen. Regulierungen rund um ESG-Kriterien verschärfen sich, die Anforderungen an Transparenz steigen, und gleichzeitig wird der Wettbewerbsdruck intensiver. Doch eine zentrale Herausforderung bleibt bestehen: Due Diligence-Prozesse sind nach wie vor ineffizient, zeitaufwendig und fehleranfällig. Trotz der zunehmenden Digitalisierung sind viele Prozesse noch stark von manueller Arbeit geprägt. Die Analyse und Prüfung von Verträgen, technischen Berichten und Finanzunterlagen erfordert immense personelle Ressourcen, während gleichzeitig das Risiko von Fehlern oder unvollständigen Informationen hoch ist. Gerade in einem Markt, in...
NEO: Die Zukunft des KI-gestützten Dokumentenmanagements in der Immobilienbranche
Die Immobilienbranche produziert täglich eine riesige Menge an Dokumenten – von Mietverträgen über Wirtschaftlichkeitsanalysen bis hin zu behördlichen Genehmigungen. Doch während digitale Lösungen in vielen anderen Branchen längst für Effizienz sorgen, kämpfen Immobilienunternehmen noch immer mit umständlichen und zeitaufwendigen Dokumentenprozessen. Viele wichtige Informationen sind über verschiedene Systeme, E-Mails und lokale Speicher verstreut, sodass Mitarbeiter wertvolle Zeit mit der Suche nach relevanten Dokumenten verbringen. Die manuelle Erfassung von Daten ist nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig. Wer schon einmal versucht hat, einen bestimmten Passus in einem 50-seitigen Vertrag zu finden oder sich durch unstrukturierte E-Mail-Anhänge zu arbeiten, kennt das Problem. Zusätzlich...
Ordnerstrukturen innerhalb eines dokumentklassenbasierten Datenraums – das Beste aus zwei Welten verbinden
Durch den kontinuierlichen Austausch mit unseren Nutzern hat sich immer stärker gezeigt, wie wichtig es ist, bewährte Methoden mit modernen Technologien zu kombinieren. Daher bietet docunite ab sofort noch mehr Flexibilität und Einfachheit durch die Nutzung der vertrauten Methode der Dokumentenorganisation via Ordnerstrukturen in Kombination mit den erweiterten Funktionen und Sicherheitsmerkmalen eines intelligenten DMS sowie der Nutzung von Dokumentklassen. Diese Weiterentwicklung bringt für unsere Nutzer zahlreiche Vorteile mit sich. Durch den Einsatz eines intelligenten Datenmanagementsystems schöpfen wir das volle Potenzial von Automatisierung und künstlicher Intelligenz aus. Diese Technologien sorgen dafür, dass Dokumente nicht nur nach ihrem...
Die Bedeutung einer gesunden Unternehmenskultur für die digitale Transformation in der Immobilienbranche
Die digitale Transformation stellt die Immobilienbranche vor immense Herausforderungen – nicht nur technologisch, sondern vor allem kulturell. Mit der rasanten Entwicklung der Künstlichen Intelligenz (KI) und der zunehmenden Notwendigkeit, Innovationen schnell voranzutreiben, wird deutlich: Eine gesunde Unternehmenskultur ist der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung, insbesondere im Immobiliensektor. Doch was bedeutet das konkret, und warum ist es gerade im Kontext von KI und Agilität so entscheidend? 1. Respekt und Vertrauen als Basis einer erfolgreichen digitalen Transformation Eine respektvolle Unternehmenskultur, die auf Vertrauen aufbaut, ist essenziell, um den digitalen Wandel zu meistern. Besonders in Zeiten der Digitalisierung und der Integration von...
Die 4 größten Stolpersteine bei der Digitalisierung von Immobilienunternehmen
Die 4 größten Stolpersteine bei der Digitalisierung von Immobilienunternehmen 1. Unzureichende Vollmachten: Der handlungsunfähige Projektleiter Einer der gravierendsten Stolpersteine bei der Digitalisierung von Immobilienunternehmen liegt in der unzureichenden Ausstattung der Projektleitung mit notwendigen Befugnissen und Ressourcen. Häufig werden die Verantwortlichen für die Durchführung solcher Projekte ernannt, ohne ihnen jedoch die erforderliche Manpower oder Entscheidungsgewalt zu übertragen. Dies führt zu erheblichen Schwierigkeiten, da die einzelnen Fachbereiche nicht adäquat auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet oder in den Prozess eingebunden werden. Diese Herangehensweise ist zu kurz gedacht und ignoriert die zentrale Rolle der einzelnen Bereiche, wie Asset Management,...
3 Vorteile eines DMS gegenüber eines generischen DMS
Während die Immobilienwirtschaft einem massiven Wandel gegenübersteht und zahlreichen Herausforderungen begegnet, fragen sich viele Unternehmen verstärkt: „Wie setzen wir die Digitalisierung effektiv um?“ Die Frage nach dem „Ob“ stellt sich nicht mehr – es geht nun um das „Wie“. Anhand vieler Beispiele haben wir beobachtet, wie ein immobilienspezifisches DMS für Unternehmen zu einem echten Gamechanger und Zeit-Booster werden kann. Warum ein Immobilien-DMS einem generischen DMS so weit überlegen ist und weshalb ein DMS alleine nicht ausreicht, erfahrt Ihr in diesem Blogartikel. 01 Immobilien-DMS: Zugeschnitten auf die Bedürfnisse der Immobilienwirtschaft Eines der Hauptprobleme, womit Nutzer eines generischen DMS sich konfrontiert sehen,...
Wie die Immobilienwirtschaft von ChatGPT profitiert
Wie die Immobilienwirtschaft von ChatGPT profitiert Wie die Immobilienwirtschaft von ChatGPT profitiert Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH Auch in der Immobilienwirtschaft kommt man am KI-Phänomen “ChatGPT” nicht vorbei. Die unaufhaltsame Entwicklung der künstlichen Intelligenz birgt für viele Fragen: Ist es nur ein Hype oder tatsächlich die Realität von morgen? Fakt ist, dass ChatGPT bereits heute höchst relevant ist und in Immobilienunternehmen sinnvoll zum Einsatz kommen kann. In unserem aktuellen Blogartikel erfahrt Ihr, was es mit dem KI-Chatbot auf sich hat, wie die Immobilienwirtschaft schon heute davon profitiert und...
Mindset First. Wie die deutsche Immobilienwirtschaft den digitalen Change-Prozess meistert.
Mindset First. Wie die deutsche Immobilienwirtschaft den digitalen Change-Prozess meistert. Im vergangenen Jahr haben wir einen deutlichen Trend beobachtet: Immobilienunternehmen wollen jetzt schnell digital werden. Die aktuelle Krisenlage hat die Notwendigkeit zum digitalen Change-Prozess beschleunigt und die Unternehmen sind gezwungen, sich schnell anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch ein DMS alleine genügt nicht und hat noch nichts mit digitalem Arbeiten zu tun. Vielmehr muss zuerst ein Mindset-Shift stattfinden, der von der Unternehmensführung ausgeht. Erst wenn Verantwortliche im Unternehmen definiert sind und ein echtes Commitment besteht, kann die Belegschaft auf diese Reise mitgenommen werden,...
Künstliche Intelligenz im Data Management: so digital und intelligent arbeitet die Immobilienwirtschaft in 2023
Wie lange kann sich die Immobilienwirtschaft noch erlauben, auf ineffiziente und manuelle Prozesse zu setzen? Keine andere Branche hatte so lange Schonfrist. Das Jahr der Digitalisierung ist gekommen. Und genau dieses Potenzial für intelligente Workflows und smartes Dokumentenmanagement erkennen aktuell viele Key Player in der Branche. Im Artikel erfahrt Ihr, wie künstliche Intelligenz das Data Management in der Immobilienbranche fundamental wandeln wird und worauf sich Unternehmen jetzt einstellen müssen. Wie Künstliche Intelligenz das Data Management der Immobilienbranche in 2023 auf den Kopf stellt “Wie, ich lade das einfach hoch und das sortiert sich automatisch richtig?” Die Digitalisierung ist längst...
Mit neuem Partner assetbird zu schnelleren Prozessen
Immobilien nahtlos digital managen, vom Ankauf über das Asset Management bis zum Verkauf – für dieses gemeinsame Ziel kooperieren wir ab sofort mit assetbird. Während Immobilienunternehmen über uns ihr Dokumentenmanagement im gesamten Lebenszyklus einer Immobilie abwickeln können, ermöglicht assetbird die Digitalisierung schon im Ankaufsprozess. Zusammen sorgen wir für einen nahtlosen Übergang vom Exposé über Due Diligence bis zum Asset Management. So simpel wie Aktien-Trading Unsere Vision: Immobilien zu handeln soll irgendwann so einfach sein wie Aktien-Trading. Dafür wollen wir mit unseren Partnern ein digitales Ökosystem aufbauen, das sich den speziellen Bedürfnissen der Immobilienbranche anpasst. Dank unserer Kooperation lassen sich Immobilien...
Union Investment setzt auf docunite für digitales Dokumentenmanagement
PRESSEMITTEILUNG Union Investment setzt auf docunite® für digitales Dokumentenmanagement Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH Für das digitale Dokumentenmanagement ihrer weltweit über 480 Immobilien kommt bei Union Investment ab sofort die Lösung von docunite zum Einsatz. Das PropTech ist spezialisiert auf die nahtlose Digitalisierung des Dokumentenmanagements im gesamten Lebenszyklus einer Immobilie mithilfe künstlicher Intelligenz. Eine Besonderheit der Lösung: Vom Investment Management über das Asset Management bis zum Fondsmanagement und Beteiligungsmanagement können die Fachbereiche über docunite reibungslos zusammenarbeiten und den Immobilienbestand kollaborativ, schnell und optimiert verwalten. Das globale Immobilienfondsportfolio von Union...
Sprung in die Top 100 der PropTechMap 2022 von PwC und Builtworld
Der Weg in eine digitale Immobilienzukunft wird nicht ohne die innovativen Lösungen der PropTech-Branche gelingen. Wir haben nun in der Kategorie Asset Management den Sprung in die Top 100 der PropTechMap 2022 geschafft. Mehr als 250 europäische Unternehmen bewerben sich für den jährlich stattfindenden Wettbewerb, um es nach eingehender Analyse von PricewaterhouseCoopers (PwC) und Builtworld auf die PropTechMap 2022 zu schaffen. Die Map versteht sich als Kompass für Immobilienunternehmen, um bei der Digitalisierung schneller ans Ziel zu kommen. Wir sind nun eine Station auf dieser Landkarte und stolz darauf. Oft beschäftigen sich PropTechs bereits mit anschaulichen Services, wie etwa...
Die richtige Dokumentation kann Entwickler und Asset Manager vor „braunem Abschlag“ schützen
Eines ist sicher: Der Weg in eine grünere Immobilienzukunft wird auf dem Papier entschieden – denn grün ist nur, wer das nachweisen kann. Auf viele Projektentwickler und Asset Manager kommen deswegen ein knappes Jahr nach Inkrafttreten der EU-Taxonomie und gut anderthalb Jahre nach Inkrafttreten der ESG-Offenlegungsverordnung Probleme zu. Für Projektentwickler, Bestandshalter und Investoren bedeutet die angestrebte Dekarbonisierung der Immobilienbranche vor allem eines: die Pflicht zur Dokumentation und damit zusätzlichen Datenaufwand. Verlustrisiko einschätzen Die aktuelle Energiekrise verschärft für Asset Manager und Bestandshalter den Druck, Objekte und Portfolien den Klimazielen der Bundesregierung anzupassen – beziehungsweise den empfindlich gestiegenen Anforderungen der Mieter und...
Krisenzeiten in der Immobilienwirtschaft: so bleiben digitale Unternehmen handlungsfähig
Nachdem die Immobilienwirtschaft lange von Krisen verschont geblieben war, steht auch sie aktuell vor immensen Herausforderungen. Unternehmen müssen jetzt ihre Handlungsfähigkeit sicherstellen. Wie Maßnahmen zur Digitalisierung nun für viele der logische nächste Schritt ist und wie die Digitalisierung konkret in Krisenzeiten stabilisiert, sehen wir uns im heutigen Blog-Artikel genauer an. Wenn sich der ESG-Druck, die Zinswende und die Inflation zum Kaffee treffen Die Zahlen sind so hoch, wie seit Jahrzehnten nicht mehr. In Deutschland lag die Inflation im Januar 2022 bei 4,9 Prozent, in den USA sogar bei 7,5 Prozent. Steigende Material- und Energiepreise und voraussichtlich sinkende Immobilienpreise machen die...
Umbruch auf Immobilienmarkt rückt Immobilien DMS in den Fokus
Höhere Finanzierungskosten, steigende Energiepreise, mehr Mietausfälle, mögliche Gebäudeschäden durch Klimakapriolen: Nach zehn Jahren Boom steht der Immobilienmarkt aktuell vor einem Umbruch – und einer Dekade der Prozesskostenoptimierung. Erfolgsentscheidend wird der digitale Umgang mit Gebäudeinformationen im Zuge der Immobilien Digitalisierung. Wir haben 5 Prozess-Booster identifiziert, die Asset-Manager jetzt verstärkt beachten müssen. Für Bestandshalter erhöht sich jetzt der Zwang, angesichts zunehmender externer Risikofaktoren die Margen zu schützen und zu verbessern. Wie das BF. Quartalsbarometer Q3 2022 zeigt, ist die Stimmung bei Immobilienfinanzierern auf ein Rekordtief gesunken. 82 Prozent der Projektentwickler bekommen bereits restriktivere Finanzierungsbedingungen der Banken zu spüren. Besonders bei Bestandsimmobilien sind...
So gelingt die Digitalisierung aller Phasen eines Immobilien-Lebenszyklus
Wie kann die Digitalisierung aller Lebenszyklusphasen einer Immobilie gelingen? Eine Frage, die für Immobilienunternehmen aller Art zunehmend in das Zentrum ihrer künftigen Entwicklung rückt. Denn analoge Strukturen sind keine Option für die Zukunft. Ineffizienzen, lange Abstimmungsprozesse und fehlende Daten sind nur ein Teil der Gründe, die einen Wandel hin zu einem digitalen Unternehmen erfordern. Doch wie gelingt ein möglichst einfacher Umstieg in ein voll digitales System ohne Medienbrüche, fehlende APIs und Komplikationen? Digitalisierung aller Unterlagen Hand auf’s Herz: wie viel Prozent Eurer Unterlagen sind digital vorhanden? Und mit wie vielen davon wird auch wirklich digital gearbeitet? Bevor wir alle Lebenszyklusphasen...
So geht digitales Transaktionsmanagement: 5 Steps für einen schnellen und digitalen Transaktionsprozess Deiner Immobilien
Hand aufs Herz: wie mühsam und aufwendig läuft der Transaktionsprozess einer Immobilie in Eurer Abteilung ab? Wie viele Extra-Abstimmungen fallen an? Und wie viele verschiedene digitale Medien und Software-Lösungen umfasst Euer Transaktionsmanagement? Wie effizient und strukturiert läuft Eure Due Diligence ab? Im folgenden Artikel geben wir 5 Tipps für einen reibungslosen und digitalen Workflow Eures Transaktionsmanagements mit. 01 Stolpersteine und Ineffizienzen in Eurem Transaktionsmanagement erkennen Bevor wir alles digitalisieren und zusammenführen wollen, sollten wir uns zuerst Gedanken machen über die größten Stolpersteine. Dafür verschaffen wir uns einen Überblick über unseren Transaktionsprozess. Wie läuft dieser konkret ab? Welche Software benutzen wir...
Wann macht für mich ein neues DMS Sinn?
Dokumentenmanagementsysteme erleichtern die Arbeit enorm und sind in jeder Branche vertreten. Sie unterstützen überall dort, wo Verwaltungsaufwand mit Dokumenten entsteht. Da die Nachfrage hoch ist und es mittlerweile unzählige Anbieter gibt, ist es nicht gerade selten, dass man den Überblick verliert und sich für ein falsches System entscheidet. Ein geeignetes DMS, das mit Deinen Workflows zusammenarbeitet, ist wichtig und unerlässlich, um die Zeitersparnis zu maximieren und die Effizienz sowie Transparenz zu steigern. Woran merke ich, dass ich das richtige DMS für mich gewählt habe und wann macht ein Wechsel in ein neues System Sinn? 01 Wenn die Firma schneller wächst...
So arbeiten Immobilienunternehmen in 2030 – 5 Bereiche, die sich radikal verändern
Alles ist im ständigen Wandel und so natürlich auch unsere Arbeitswelt und die Immobilienbranche. Wir werden immer digitaler, effizienter und mobiler und viele fragen sich: Was soll jetzt noch kommen? Wir geben Euch einen Einblick in die zukünftige Arbeitswelt und wie ein Immobilienunternehmen 2030 arbeiten könnte! 01 Das Ende fester Arbeitszeiten und physischer Dokumente Während das Remote-Arbeiten fest in der Arbeitswelt angekommen ist, wird es in 10 Jahren noch darüber hinausgehen. Bis 2030 wird es nicht nur keinen festen Arbeitsplatz mehr geben, sondern auch keine festen Zeiten. Individuell angepasste Arbeitszeiten sollen nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch die Kreativität...
Immobilien DMS vs. klassisches DMS
Welchen Zweck erfüllt ein DMS (Dokumenten Management System) und wie unterscheidet sich eines auf Immobilienprofis zugeschnittenes? Wie lässt sich ein Real Estate DMS in den digitalen Alltag integrieren und Teams effizienter und agiler kollaborieren? In unserem aktuellen Blog-Artikel beantworten wir Euch diese Fragen und zeigen Euch spannende Use Cases. Was ist ein klassisches DMS? Ein DMS ist ein Dokumenten-Management System und wie der Name schon verrät, managed dieses System Dokumente. Dabei wird der aktuelle Dokumentenbestand digitalisiert und ist somit für Mitarbeiter zentral und digital zugänglich. Prozesse werden damit effizienter gestaltet und Teams können flexibler zusammenarbeiten. Jeder DMS-Anbieter verfügt über...
