Digitalisierung und Home-Office in Immobilienunternehmen
– sind Sie fit für beides?

Digitalisierung und Home-Office in Immobilienunternehmen – sind Sie fit für beides?

Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH

Kaum zwei Themen sorgen in der Immobilienbranche für mehr Verunsicherung und Sorgenfalten auf der Stirn, wie die Digitalisierung und das Home-Office. Für viele Unternehmen heißt es in diesen Tagen jedoch wieder: ab nach Hause. Und ohne digitale Strukturen wird das Home-Office zur unüberwindbaren Hürde. Wichtige Tipps und Erfahrungen zeigen wir Ihnen im folgenden Artikel:

Wie digital ist Ihr Unternehmen?

Um diese Frage beantworten zu können, werfen wir zunächst einen Blick auf die einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens.

  • Kommunikation: Wie kommunizieren Sie? Laufen Sie am liebsten kurz zum Kollegen ins Zimmer schräg gegenüber? Braucht es für jedes Meeting immer einen physischen Konferenzraum? Oder gibt es in Ihrem Unternehmen bereits etablierte digitale Kommunikationskanäle, wie Slack, Signal, Teams o.ä.?
  • Dokumenten-Management: Gehören Sie zu den Menschen, welche täglich Unmengen an Zeit damit verbringen, ihre Dokumente zu suchen, um dann festzustellen, dass das Dokument noch die Version von vor zwei Wochen ist? Dann wird es auf jeden Fall Zeit für ein professionelles Dokumenten-Management-System (DMS) wie das von docunite®, um sich und dem Team jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Dokumente zu ermöglichen.
  • Projekt-Management: Haben Sie den aktuellen Baufortschritt und die To Do's der Kollegen immer digital im Blick? Oder befindet sich das meiste noch in Ihrem Kopf oder auf Papier? Denn dann wird es für eine erfolgreiche Team-Zusammenarbeit aus dem Home-Office heraus schwierig.
  • Digital Bauen: Neben unseren vielen Kunden aus dem Asset-Management beobachten wir auch bei einigen Bauträgern und Projektentwicklern das Thema digitales Bauen. Auch hier können BIM-Software und digitale Zwillinge Arbeitsprozesse erheblich vereinfachen und für das Team transparent gestalten.

 

Wie digital müssen wir für das Home-Office werden?

Als Digital-Pioniere kann es für unser Team kaum digitaler gehen. Wir sind häufig im Home-Office, managen alles über digitale Kanäle und ein digitales DMS und auch sonst dreht sich in unserem Alltag alles um die Themen: Software, Proptechs, Digitalisierung und Innovationen.

Damit das Home-Office für Sie und Ihr Team ebenfalls zu einer entspannten und unkomplizierten Büro-Alternative wird, wird es nur mit einem tieferen Blick in Ihre täglichen Prozesse und die Erkenntnis, dass es sich hierbei um eine langfristige Transformation handelt, funktionieren. Welche Bereiche/Abteilungen gibt es in Ihrem Unternehmen? Welche Prozesse sind "Daily Business"? Wie arbeitet Ihr Team gerne? Wer arbeitet intensiv zusammen? Das sind entscheidende Fragen, welche gemeinsam mit dem Team besprochen werden sollten.

Auch wir stellen unseren Kunden diese Fragen, sehen uns gemeinsam in Form von Workshops den Status Quo an und erarbeiten Stück für Stück eine langfristig funktionierende Struktur. Unternehmen, welche in diesen Prozess die notwendige Zeit investieren, gewinnen diese im anschließenden Daily Business vielfach zurück.

 

 

Wie nehme ich die gesamte Belegschaft mit?

Wo wir bereits bei unserem nächsten wichtigen Thema sind. Unternehmen bestehen nicht nur aus digital-affinen 29-jährigen Mitarbeitern, die es kaum erwarten können, künftig alles digital und von Zuhause aus zu erledigen. Oftmals entstehen die Probleme dort, wo die ältere Belegschaft nicht mitgenommen wird und zu wenig Verständnis und Rücksicht aufgebracht wird.

Bevor Sie einen solchen Prozess anstoßen, empfehlen wir vorab mit allen Kollegen zu sprechen und sowohl Bedürfnisse, als auch Ängste ernst zu nehmen. Erklären Sie die bevorstehenden Schritte, nehmen Sie Befürchtungen weg und machen Sie klar, dass jeder im Team die gewünschte Unterstützung bekommt. Besonders die Jüngeren können den Älteren unter die Arme greifen.

Erklären Sie zu Beginn auch den Sinn hinter einer solchen Entwicklung. Sie haben es mit klugen Menschen zu tun, die verstehen wollen, warum ein Teams-Call mehr Sinn ergibt, als ein physisches Treffen oder welche Vorteile er/sie von einem DMS hat.

 

Wie machen wir das bei docunite®?

Wir bei docunite® sind ein junges Team und der Großteil besteht aus Entwicklern. Dass für uns Home-Office und Software kein Problem waren, ist klar. Doch auch wir stellen uns darauf ein, dass sich die Digitalisierung stetig weiterentwickelt und was heute Standard ist, könnte in fünf Jahren bereits überholt sein. So entwickeln wir auch unser DMS laufend weiter, passen es an die Bedürfnisse unserer Kunden an und bleiben so am Puls der Zeit. Und wenn eines Tages ein Team Mitglied zu uns kommt, welches kein Digital Native ist, dann wissen wir genau wie wir ihn oder sie an die Hand nehmen, denn das tun wir jeden Tag mit unseren Kunden.

 

ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

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