HanseMerkur Grundvermögen AG
100 GB Datenchaos – in Stunden nutzbar gemacht
Über das Unternehmen: Die HanseMerkur Grundvermögen AG ist ein bundesweit agierender institutioneller Immobilieninvestment- und Asset-Manager mit klarem Fokus auf digitale Exzellenz. Moderne Prozesse, hohe Datenqualität und effiziente Strukturen prägen das tägliche Handeln.
Florian Meister
Prozess- und Qualitätsmanagement,
Asset Management,
HanseMerkur Grundvermögen AG
Die Ausgangslage
Digital führend – aber nicht gegen Datenchaos gefeit
HanseMerkur Grundvermögen gehört zu den digital führenden Asset Managern in Deutschland. Das Unternehmen setzt auf moderne IT-Systeme und eine klare Infrastruktur. Doch im Rahmen einer Objektübergabe stand das Team vor einer außergewöhnlichen Herausforderung: rund 100 GB unstrukturierte Immobiliendokumente eines Property Managers.
Verschachtelte Ordner. Kryptische Dateinamen. Dateien, die aufgrund der Ordnertiefe nicht mehr erreichbar waren. Der neue Property Manager hätte seine Aufgaben kaum wahrnehmen können – essenzielle Unterlagen wie Mietverträge, Kautionsvereinbarungen oder Übergabedokumente waren schlicht nicht auffindbar.
„Ohne die Lösung wären essenzielle Unterlagen für den neuen Property Manager nicht zugänglich gewesen.“Florian Meister, Prozess- und Qualitätsmanagement, Asset Management
HMG definierte zwei klare Ziele:
- Alle für die Mieterakte relevanten Dokumente vollständig anreichern und korrekt in DocuWare ablegen
- Den gesamten übrigen Bestand so aufbereiten, dass er im Asset Management effizient weiterverarbeitet werden kann
Aufgrund des enormen Umfangs und der unstrukturierten Ausgangslage war schnell klar: Eine manuelle Sichtung kam nicht infrage.
„Die Datenmengen waren so groß, dass eine manuelle Sichtung ausgeschlossen war.“Florian Meister, Prozess- und Qualitätsmanagement, Asset Management
Silke Theilig
Leitung Digital & Business Analytics,
HanseMerkur Grundvermögen AG
Der Auswahlprozess
Eine Lösung, die stärkt statt ersetzt
HMG suchte eine Lösung, die große Dokumentenmengen zuverlässig und automatisiert analysiert, klassifiziert und aufbereitet. Gleichzeitig sollte sie sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einfügen – ohne neue manuelle Prozesse zu erzeugen oder etablierte Strukturen zu ersetzen.
„Unser Anspruch ist es, neue Technologien so zu integrieren, dass sie unsere vorhandenen Strukturen stärken.“Silke Theilig, Leitung Digital & Business Analytics
Die Entscheidung fiel auf docunite® NEO – aus mehreren Gründen:
- Die KI klassifiziert große Dokumentenmengen zuverlässig und erkennt relevante Bezüge wie Objekt, Person und Dokumenttyp automatisch
- NEO generiert DWControl-Dateien, mit denen jedes Dokument korrekt benannt und direkt für den Import in DocuWare vorbereitet wird
- Die nahtlose Integration in die bestehende Infrastruktur
- Die flexible und lösungsorientierte Zusammenarbeit während des gesamten Projekts
„Dank der effizienten Zusammenarbeit und docunite® NEO sind die Daten heute vollständig und strukturiert in DocuWare und iX-Haus verfügbar.“Florian Meister, Prozess- und Qualitätsmanagement, Asset Management
Die Umsetzung
Vollautomatisch strukturiert – ohne manuelle Nacharbeit
docunite® NEO übernahm die vollständige Verarbeitung des Dokumentenbestands:
- Die KI analysierte sämtliche Dateien, erkannte Inhalte und extrahierte alle relevanten Metadaten
- Dokumente wurden automatisch klassifiziert und den jeweiligen Objekten und Personen zugeordnet
- Mittels RAG (Retrieval Augmented Generation) wurden alle notwendigen Informationen angereichert
- NEO erzeugte die entsprechenden DWControl-Dateien für den direkten Import in DocuWare und iX-Haus
Den finalen Workflow in DocuWare entwickelte HMG auf Grundlage der von docunite® NEO gelieferten Datenstrukturen. Alle weiteren Unterlagen wurden für die spätere Weiterverarbeitung im Asset Management strukturiert vorbereitet.
Die Ergebnisse
Aus unbenutzbar wird wertvoll – in Stunden statt Monaten
Ein unstrukturierter Dokumentenbestand von rund 100 GB wurde innerhalb kürzester Zeit vollständig nutzbar gemacht. Der manuelle Aufwand sank um geschätzt über 95 %. Statt monatelanger Sichtung standen die relevanten Unterlagen dem neuen Property Manager nahezu sofort zur Verfügung.
Heute liegen sämtliche mieterrelevanten Dokumente strukturiert, angereichert und systemübergreifend nutzbar vor. Der verbleibende Bestand ist so vorbereitet, dass er im Asset Management effizient weiterverarbeitet werden kann.
Die Zahlen:
- 100 % strukturierte Ablage der für die Mieterakte relevanten Dokumente
- Sofortige Wiederherstellung der Handlungsfähigkeit des neuen Property Managers
- Reduzierung der Suchzeiten pro Dokument von Minuten auf Sekunden
- Einmaliger KI-gestützter Verarbeitungsprozess statt dauerhaftem manuellen Mehraufwand
- Wiederverwendbares Datenmodell für zukünftige Objektübergaben
Strategischer Nutzen & Ausblick
Ein Projekt, das Fundamente legt
Das Projekt stärkt die langfristige Digitalstrategie von HMG nachhaltig. Die intelligente Dokumentenverarbeitung bildet eine solide Grundlage für weitere Automatisierungsschritte und schafft die Voraussetzung, große Datenmengen effizient, transparent und mit hoher Qualität zu verarbeiten.
Schon jetzt plant HMG, zusätzliche Datenpakete mit docunite® NEO zu verarbeiten und die KI gezielt für neue Anwendungsfälle einzusetzen – etwa für die automatische Erkennung von Gewährleistungsbürgschaften oder erweiterte Klassifikationsmodelle.
„Die intelligente Dokumentenverarbeitung ist ein zentraler Baustein, um unsere Datenlandschaft zukunftssicher aufzustellen. KI ermöglicht uns, hierbei Qualitäts- und Effizienzgewinne zu realisieren“Silke Theilig, Leitung Digital & Business Analytics
Fazit
Das Projekt zeigt, wie HMG Digitalisierung nicht nur einsetzt, sondern aktiv weiterdenkt. docunite® NEO transformierte einen unbenutzbaren 100-GB-Datenberg in eine klare, strategisch wertvolle Informationsbasis und löste damit nicht nur ein akutes operatives Problem.
Der entscheidende strategische Vorteil: Das einmal aufgesetzte Datenmodell ist wiederverwendbar. Die nächste Objektübergabe läuft nicht mehr in Wochen oder Monaten, sondern in Stunden. Ohne erneuten Aufwand. Ohne manuelle Nacharbeit. Das Projekt wird zum Standard, skalierbar auf alle künftigen Übergaben und weitere Use Cases im gesamten Asset Management.
Damit hat HMG nicht nur ein Problem gelöst, sondern ein Fundament gelegt: für datengetriebene Entscheidungen, automatisierte Prozesse und eine digitale Zukunft, die sich rechnet.
„Dieses Projekt verdeutlicht, wie Digitalisierung ihr volles Potenzial entfaltet, wenn technologische Lösungen, organisatorische Strukturen und Prozesse eng aufeinander abgestimmt werden.“Silke Theilig, Leitung Digital & Business Analytics
