Hand aufs Herz: wie mühsam und aufwendig läuft der Transaktionsprozess einer Immobilie in Eurer Abteilung ab? Wie viele Extra-Abstimmungen fallen an? Und wie viele verschiedene digitale Medien und Software-Lösungen umfasst Euer Transaktionsmanagement? Wie effizient und strukturiert läuft Eure Due Diligence ab? Im folgenden Artikel geben wir 5 Tipps für einen reibungslosen und digitalen Workflow Eures Transaktionsmanagements mit.

01 Stolpersteine und Ineffizienzen in Eurem Transaktionsmanagement erkennen

Bevor wir alles digitalisieren und zusammenführen wollen, sollten wir uns zuerst Gedanken machen über die größten Stolpersteine. Dafür verschaffen wir uns einen Überblick über unseren Transaktionsprozess. Wie läuft dieser konkret ab? Welche Software benutzen wir bereits? An welchen Stellen ist besonders viel Abstimmung notwendig und wo verlieren wir häufig Zeit?

02 Den Transaktionsprozess Eurer Immobilien digitalisieren und beschleunigen

Nun, wo wir einen guten Überblick über unser aktuelles Transaktionsmanagement haben, widmen wir uns der Digitalisierung und wollen damit Geschwindigkeit in unseren Transaktionsprozess bekommen. Ein Immobilien-spezifisches DMS kann uns genau die datenbasierte Grundlage geben, welche uns zu schnelleren Entscheidungen führt und damit handlungsfähiger macht. Während Dokumente nicht mehr in mehrfacher Auflage in unterschiedlichen Ordnern und Systemen herumschwirrt, stehen unsere Dokumente gebündelt und in Echtzeit zur Verfügung – und das abteilungsübergreifend.

03 Einen integrierten Transaktionsdatenraum schaffen

Statt mit separaten Datenraumlösungen zu arbeiten, verschaffen wir uns mit einem in das DMS integrierten Transaktionsdatenraum Zeit und Überblick. Bei docunite® kann unsere KI, NEO, die Dokumente automatisch erkennen und – falls verkaufsrelevant – automatisch im Transaktionsdatenraum anzeigen. Die automatische Datenbefüllung erspart uns erheblich Zeit und erleichtert einen weiteren Prozessschritt. Das mühsame Zusammensuchen von Dokumenten bleibt uns somit erspart und die Transaktion wird noch profitabler.

04 Eine digitale Q&A Funktion für Investoren

Als besonders hilfreich hat sich die Q&A-Funktion herausgestellt, womit Investoren die Möglichkeit haben, Fragen zu speziellen Dokumenten zu stellen. Bei docunite® haben wir uns für eine Chat-ähnliche Optik entschieden, welche jedem vertraut ist und häufig genutzt wird.

05 Transparente Reportings einführen

Transparente Reportings verschaffen uns Transparenz und Überblick über die Aktivitäten des Investors: welche Dokumente hat er sich angesehen und zu welchem Zeitpunkt? Ist der potenzielle Käufer wirklich kaufbereit? Mit dieser neu gewonnen Transparenz kann die Entschlossenheit des Käufers noch besser bemessen werden.