3 Vorteile eines DMS gegenüber eines generischen DMS
Während die Immobilienwirtschaft einem massiven Wandel gegenübersteht und zahlreichen Herausforderungen begegnet, fragen sich viele Unternehmen verstärkt: „Wie setzen wir die Digitalisierung effektiv um?“ Die Frage nach dem „Ob“ stellt sich nicht mehr – es geht nun um das „Wie“. Anhand vieler Beispiele haben wir beobachtet, wie ein immobilienspezifisches DMS für Unternehmen zu einem echten Gamechanger und Zeit-Booster werden kann. Warum ein Immobilien-DMS einem generischen DMS so weit überlegen ist und weshalb ein DMS alleine nicht ausreicht, erfahrt Ihr in diesem Blogartikel. 01 Immobilien-DMS: Zugeschnitten auf die Bedürfnisse der Immobilienwirtschaft Eines der Hauptprobleme, womit Nutzer eines generischen DMS sich konfrontiert sehen,...
6 Probleme, die ein Dokumentenmanagementsystem in der Immobilienwirtschaft löst
Viele Unternehmen arbeiten noch heute mit klassischen Ordnerstrukturen, die allerdings eindeutige Nachteile mit sich bringen. Ein DMS kann in der Immobilienwirtschaft eine wertvolle Unterstützung darstellen, indem es eine Vielzahl von Problemen löst, die sich aus dem Umgang mit einer großen Menge von Dokumenten und Informationen ergeben. In diesem Artikel haben wir für Euch zusammengefasst, welche Probleme durch klassische Aktenstrukturen entstehen und wie sie durch ein Dokumentenmanagementsystem gelöst werden können. 1. Komplizierte Kommunikationswege und unnötige Absprachen zwischen Abteilungen In vielen Unternehmen sind lange Kommunikationswege und unnötige Absprachen zwischen Abteilungen, an der Tagesordnung. Oftmals fehlen einheitliche Strukturen und einen zentralen Zugang zu...
Die richtige Dokumentation kann Entwickler und Asset Manager vor „braunem Abschlag“ schützen
Eines ist sicher: Der Weg in eine grünere Immobilienzukunft wird auf dem Papier entschieden – denn grün ist nur, wer das nachweisen kann. Auf viele Projektentwickler und Asset Manager kommen deswegen ein knappes Jahr nach Inkrafttreten der EU-Taxonomie und gut anderthalb Jahre nach Inkrafttreten der ESG-Offenlegungsverordnung Probleme zu. Für Projektentwickler, Bestandshalter und Investoren bedeutet die angestrebte Dekarbonisierung der Immobilienbranche vor allem eines: die Pflicht zur Dokumentation und damit zusätzlichen Datenaufwand. Verlustrisiko einschätzen Die aktuelle Energiekrise verschärft für Asset Manager und Bestandshalter den Druck, Objekte und Portfolien den Klimazielen der Bundesregierung anzupassen – beziehungsweise den empfindlich gestiegenen Anforderungen der Mieter und...
Vorsicht bei Lücken im Datenmanagement
Hand aufs Herz: Wie ist es bei Euch um das Thema Datenmanagement bestellt? Nach den jüngsten Erkenntnissen des Zentralen Immobilienausschusses (ZIA) leiden 94 Prozent aller Immobilienunternehmen unter Datensilos. Wir haben analysiert, was das für ein Immobilienunternehmen mit 100 Objekten in der Praxis bedeutet. Jede zweite Datei gibt es doppelt Unsere Untersuchung zeigt: Ein Unternehmen mit den Bereichen Asset-, Fonds- und Property-Management häuft im Schnitt pro Immobilienobjekt rund 7.200 Dokumente an. Bei dem von uns untersuchten Unternehmen mit 100 Objekten summiert sich das allein in den Bereichen Asset- und Fonds-Management auf rund 126.000 Ordner mit einer halben Millionen Dateien. Davon ist allerdings...
Krisenzeiten in der Immobilienwirtschaft: so bleiben digitale Unternehmen handlungsfähig
Nachdem die Immobilienwirtschaft lange von Krisen verschont geblieben war, steht auch sie aktuell vor immensen Herausforderungen. Unternehmen müssen jetzt ihre Handlungsfähigkeit sicherstellen. Wie Maßnahmen zur Digitalisierung nun für viele der logische nächste Schritt ist und wie die Digitalisierung konkret in Krisenzeiten stabilisiert, sehen wir uns im heutigen Blog-Artikel genauer an. Wenn sich der ESG-Druck, die Zinswende und die Inflation zum Kaffee treffen Die Zahlen sind so hoch, wie seit Jahrzehnten nicht mehr. In Deutschland lag die Inflation im Januar 2022 bei 4,9 Prozent, in den USA sogar bei 7,5 Prozent. Steigende Material- und Energiepreise und voraussichtlich sinkende Immobilienpreise machen die...
So gelingt die Digitalisierung aller Phasen eines Immobilien-Lebenszyklus
Wie kann die Digitalisierung aller Lebenszyklusphasen einer Immobilie gelingen? Eine Frage, die für Immobilienunternehmen aller Art zunehmend in das Zentrum ihrer künftigen Entwicklung rückt. Denn analoge Strukturen sind keine Option für die Zukunft. Ineffizienzen, lange Abstimmungsprozesse und fehlende Daten sind nur ein Teil der Gründe, die einen Wandel hin zu einem digitalen Unternehmen erfordern. Doch wie gelingt ein möglichst einfacher Umstieg in ein voll digitales System ohne Medienbrüche, fehlende APIs und Komplikationen? Digitalisierung aller Unterlagen Hand auf’s Herz: wie viel Prozent Eurer Unterlagen sind digital vorhanden? Und mit wie vielen davon wird auch wirklich digital gearbeitet? Bevor wir alle Lebenszyklusphasen...
So geht digitales Transaktionsmanagement: 5 Steps für einen schnellen und digitalen Transaktionsprozess Deiner Immobilien
Hand aufs Herz: wie mühsam und aufwendig läuft der Transaktionsprozess einer Immobilie in Eurer Abteilung ab? Wie viele Extra-Abstimmungen fallen an? Und wie viele verschiedene digitale Medien und Software-Lösungen umfasst Euer Transaktionsmanagement? Wie effizient und strukturiert läuft Eure Due Diligence ab? Im folgenden Artikel geben wir 5 Tipps für einen reibungslosen und digitalen Workflow Eures Transaktionsmanagements mit. 01 Stolpersteine und Ineffizienzen in Eurem Transaktionsmanagement erkennen Bevor wir alles digitalisieren und zusammenführen wollen, sollten wir uns zuerst Gedanken machen über die größten Stolpersteine. Dafür verschaffen wir uns einen Überblick über unseren Transaktionsprozess. Wie läuft dieser konkret ab? Welche Software benutzen wir...
Wann macht für mich ein neues DMS Sinn?
Dokumentenmanagementsysteme erleichtern die Arbeit enorm und sind in jeder Branche vertreten. Sie unterstützen überall dort, wo Verwaltungsaufwand mit Dokumenten entsteht. Da die Nachfrage hoch ist und es mittlerweile unzählige Anbieter gibt, ist es nicht gerade selten, dass man den Überblick verliert und sich für ein falsches System entscheidet. Ein geeignetes DMS, das mit Deinen Workflows zusammenarbeitet, ist wichtig und unerlässlich, um die Zeitersparnis zu maximieren und die Effizienz sowie Transparenz zu steigern. Woran merke ich, dass ich das richtige DMS für mich gewählt habe und wann macht ein Wechsel in ein neues System Sinn? 01 Wenn die Firma schneller wächst...
Datensicherheit durch die BaFin in a nutshell
Die Begriffe "Datensicherheit" und "BaFin" haben meist ja eher zur Folge, dass ein Blogartikel direkt weniger Leser findet. Wir finden das Thema jedoch so wichtig, dass wir es so knackig und komprimiert, wie möglich formulieren - "in a nutshell" eben. In unserem letzten Beitrag ging es um Datensicherheit bei einem DMS im Allgemeinen. Heute sehen wir uns die Regulatorik durch die BaFin an. Die BaFin schafft einen einheitlichen Konsens für Cloud-Anbieter Zunehmend nutzen Unternehmen aus dem Finanzsektor Cloud-Anbieter. Damit die BaFin ordnungsgemäß prüfen kann, müssen gewisse Regulationen eingehalten werden. Die BaFin veröffentlicht Leitlinien und bietet dadurch eine Hilfestellung für regulierte...
Wie sicher sind meine Daten in einem Real Estate DMS?
Die Mehrzahl der Leser hier ist sich sicherlich bewusst, dass physische Dokumente und Daten nicht per se sicherer sind, als digitale. In der Regel ist es genau andersherum. Doch die Frage stellt sich dennoch: wenn ich meinen gesamten Dokumenten-Bestand in eine Cloud - also in ein DMS - ablege, wie sicher sind meine Daten? Wie gut sind sie vor Hacker Angriffen geschützt? Und wie sorgfältig geht der Anbieter mit meinen Daten um? Einhaltung der DSGVO als DMS-Anbieter für die Immobilienwirtschaft Mit der in 2018 neu verordneten Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterliegen alle Unternehmen innerhalb der EU besonderen Richtlinien für den sorgfältigen Umgang...
AI in der Immobilienwirtschaft: so hilft die künstliche Intelligenz bei smartem Ordner-Management
Künstliche Intelligenz. Was früher wie Fiktion klang, ist heute Realität. Selbstlernende Technologien finden ihren Weg in verschiedene Branchen und so eben auch in die Bau- und Immobilienwirtschaft! Wie funktioniert ein KI-System? Wie unterscheidet es sich zu einer klassischen Programmierung? Inwiefern ist es hilfreich für die Bau- und Immobilienbranche und wie funktioniert docunites® KI basierte Software „NEO“? Künstliche Intelligenz einfach erklärt Erstmal zur allgemeinen Definition. Künstliche Intelligenz (auch AI, Artificial Intelligence) beschreibt Technologien, die kognitive Fähigkeiten nachahmen, zu denen bisher nur Menschen fähig waren. Dies beinhaltet die Entwicklung von Algorithmen zur Klassifizierung, Analyse und Vorhersage von Daten, aber auch, auf...
Immobilien DMS vs. klassisches DMS
Welchen Zweck erfüllt ein DMS (Dokumenten Management System) und wie unterscheidet sich eines auf Immobilienprofis zugeschnittenes? Wie lässt sich ein Real Estate DMS in den digitalen Alltag integrieren und Teams effizienter und agiler kollaborieren? In unserem aktuellen Blog-Artikel beantworten wir Euch diese Fragen und zeigen Euch spannende Use Cases. Was ist ein klassisches DMS? Ein DMS ist ein Dokumenten-Management System und wie der Name schon verrät, managed dieses System Dokumente. Dabei wird der aktuelle Dokumentenbestand digitalisiert und ist somit für Mitarbeiter zentral und digital zugänglich. Prozesse werden damit effizienter gestaltet und Teams können flexibler zusammenarbeiten. Jeder DMS-Anbieter verfügt über...
Wie ESG die Immobilienbranche nachhaltig verändert
Die Real-Estate-Industrie ist in großer Umbruchstimmung und Themen wie nachhaltiges Bauen sind aktueller und wichtiger als je zuvor. Der Handlungsdruck nachhaltig zu agieren, ist groß und mittlerweile unumgänglich, denn die Bau- und Immobilienbranche ist einer der größten CO₂-Emittenten. Was ist ESG und wieso wird es immer wichtiger? Jeder sollte mittlerweile wissen, was es mit der Abkürzung ESG auf sich hat, doch hier nochmal eine kurze Zusammenfassung. Die englische Abkürzung ESG steht für Environment Social Governance, was übersetzt so viel bedeutet wie Umwelt, Soziales und Unternehmensführung. „Umwelt“ umfasst u. a. die effiziente Nutzung von Energie und Rohstoffen. „Sozial“ bezieht sich auf...
Zentralen Dokumenten-Plattform für alle Abteilungen & Lebenszyklusphasen
Während gefühlt die ganze Welt von Web3 und Dezentralität redet, finden wir, dass in einem ganz bestimmten Bereich Zentralität unabdingbar ist: in Unternehmen und dort, wo Menschen zusammenarbeiten. Stellt Euch mal vor, der Mietvertrag liegt bei Abteilung X, das Übergabeprotokoll bei Y und die Quartalsberichte in Z - wie sollen Teams auf diese Weise effizient kollaborieren? Im folgenden Blogartikel sehen wir an, was eine zentrale und effiziente Plattform für Unternehmen bewirken kann. Dynamische Zusammenarbeit Bei unserem eingangs beschriebenen Szenario liegen alle Dokumente sorgfältig in ihren zuständigen Abteilungen. Wo ist also der Haken? Der Haken befindet sich dort, wo Abteilungen interaktiv...
Erfolgreiche Migration Eurer Immobilien-Dokumente – ganz ohne Kopfschmerzen!
Alleine bei dem Gedanken daran, seinen vollständigen Dokumentenbestand aller Immobilien in ein neues DMS zu migrieren, lässt einige in Unruhe verfallen, die sich in Form von Schweißperlen, Kopfschmerzen und schlussendlich Aufschieberitis bemerkbar machen. Insbesondere dann, wenn Dokumente noch physisch existieren oder das neue DMS keinen Bezug zur Real Estate Branche hat und somit alle Strukturen neu angelegt werden müssen. All das bleibt Euch bei docunite® erspart, denn unser Team bietet eine umfangreiche Unterstützung durch den ganzen Prozess und nimmt Kunden bei jedem Schritt an die Hand. Und wie das funktioniert, erklären wir Euch im Folgenden! 01 Aktuellen Bestand analysieren Sehr...
Präsentation | Digital Real Estate Day | KI im Dokumentenmanagement – Vom Hype zur Produktivität
Präsentation | Digital Real Estate Day | Do 22.10.20 KI im Dokumenten-management – Vom Hype zur Produktivität SPEAKER | Salvatore Prestipino | Solution Expert docunite® GmbH Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement ist aktuell der Hype in der Immobilienbranche. Die automatische Dokumentenerkennung und Sortierung sparen viel Zeit - doch was passiert im Anschluss mit den Dokumenten? Wie schafft man eine nachhaltige Strategie für ein zukunftsorientiertes Dokumentenmanagement? Häufige Ursachen für Datenchaos und Duplikate? Mögliche Risiken? Wie hilft Ihnen die KI im Dokumentenmanagement? Wo landen die bereinigten Dokumente? Welche Ablagestruktur macht langfristig Sinn? Was Sie schon jetzt...
KI im Dokumentenmanagement – Vom Hype zur Produktivität
Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement ist aktuell der Hype in der Immobilienbranche. Die automatische Dokumentenerkennung und Sortierung sparen viel Zeit – doch was passiert im Anschluss mit den Dokumenten? Wie schafft man eine nachhaltige Strategie für ein zukunftsorientiertes Dokumentenmanagement? Die Ausgangssituation Nach Schätzungen liegen 80% aller Dokumente in Unternehmen in unstrukturierter Weise vor. Geht es um Immobilien, so wird man mit einer regelrechten Dokumentenflut konfrontiert. Die Ablage innerhalb der Unternehmen ist dabei in den meisten Fällen historisch gewachsen und wirkt nicht selten chaotisch. Ein Dokumentenbestand mit einem Anteil von 50% oder mehr Duplikaten ist mitunter keine Seltenheit und häufig ist man...
Dokumentenmanagement trifft auf Immobilienbranche – Warum Datenräume nicht ausreichen und wie ein spezialisiertes DMS hilft
Dokumentenmanagement trifft auf Immobilienbranche – Warum Datenräume nicht ausreichen und wie ein spezialisiertes DMS hilft Effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur eine Herausforderung an die Technologie sondern auch an das Mindset der Anwender. Denn in den meisten Fällen erfolgt die Dateiablage ordnerbasiert und historisch gewachsene Ordnerstrukturen sind Bestandteil vieler Unternehmen und Datenräume. Aber es gibt Abhilfe. Gerade in Bezug auf den gesamten Immobilienlebenszyklus lässt sich eine vollständige Dokumentation verwirklichen, bei der alle beteiligten Rollen Ihre eigene Ansicht auf den zentralen und eindeutigen Daten- und Dokumentenbestand haben. Ordnerdenken: Wie klassische Ablagestrukturen moderne Systeme behindern Seit der...
Die 5 Stufen zum innovativen Dokumentenmanagement
Wie können Sie Ihren Reifegrad in Bezug auf das Dokumentenmanagement bestimmen, um damit die Basis für eine innovative und zukunftsorientierte Verwaltung Ihres Dokumentenbestandes zu schaffen? Damit beschäftigen wir uns in diesem Beitrag. Wie erkennen Sie generell den Bedarf für ein professionelles Dokumenten Management System (DMS)? Wenn Sie eine oder mehrere der folgenden Fragen mit „ja“ beantworten, schlummert in Ihrem Unternehmen ein nicht unerhebliches Potenzial zur Kostenminimierung und Effizienzsteigerung. Gehören wichtige Dokumente zu Ihrem Arbeitsalltag? Suchen Sie mehrmals am Tag nach wichtigen Dokumenten und ist die Suche zeitaufwändig? Versenden Sie regelmäßig Dokumente und Informationen für Kollegen per E-Mail? Stellen Sie...
