KI im Dokumentenmanagement – Vom Hype zur Produktivität

Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement ist aktuell der Hype in der Immobilienbranche. Die automatische Dokumentenerkennung und Sortierung sparen viel Zeit – doch was passiert im Anschluss mit den Dokumenten? Wie schafft man eine nachhaltige Strategie für ein zukunftsorientiertes Dokumentenmanagement?

KI im Dokumentenmanagement – Vom Hype zur Produktivität

KI im Dokumenten-management – Vom Hype zur Produktivität

Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement ist aktuell der Hype in der Immobilienbranche. Die automatische Dokumentenerkennung und Sortierung sparen viel Zeit – doch was passiert im Anschluss mit den Dokumenten? Wie schafft man eine nachhaltige Strategie für ein zukunftsorientiertes Dokumentenmanagement?

Die Ausgangssituation

Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement ist aktuell der Hype in der Immobilienbranche. Die automatische Dokumentenerkennung und Sortierung sparen viel Zeit – doch was passiert im Anschluss mit den Dokumenten? Wie schafft man eine nachhaltige Strategie für ein zukunftsorientiertes Dokumentenmanagement?

Die Ausgangssituation

Nach Schätzungen liegen 80% aller Dokumente in Unternehmen in unstrukturierter Weise vor. Geht es um Immobilien, so wird man mit einer regelrechten Dokumentenflut konfrontiert. Die Ablage innerhalb der Unternehmen ist dabei in den meisten Fällen historisch gewachsen und wirkt nicht selten chaotisch.

Ein Dokumentenbestand mit einem Anteil von 50% oder mehr Duplikaten ist mitunter keine Seltenheit und häufig ist man sich darüber nicht einmal im Klaren. Hinzu kommen irrelevante und unzureichend benannte Dokumente, was die Wiederauffindbarkeit relevanter Unterlagen zusätzlich erschwert.

Laut dem Fraunhofer Institut verbringen Mitarbeiter im Schnitt 30 Minuten am Tag mit der Suche nach Dokumenten. Bezogen auf die Immobilienbranche und unter der Berücksichtigung komplexer Immobilien-Transaktionen, dürfte es wohl deutlich mehr sein.

Die Ursache liegt überwiegend in der gewählten Ablagestrategie.

In vielen Fällen erfolgt die Dateiablage noch immer ordnerbasiert.

Hinzu kommen, historisch immer komplexer gewachsene, Ordnerstrukturen, zahlreiche Datenräume und webbasierte Systeme wie Microsoft SharePoint, die das Auffinden relevanter Informationen in Unternehmen leichter machen sollen, es jedoch nicht selten ungewollt erschweren, da erneut Datensilos entstehen.

Die Ausgangssituation

Nach Schätzungen liegen 80% aller Dokumente in Unternehmen in unstrukturierter Weise vor. Geht es um Immobilien, so wird man mit einer regelrechten Dokumentenflut konfrontiert. Die Ablage innerhalb der Unternehmen ist dabei in den meisten Fällen historisch gewachsen und wirkt nicht selten chaotisch.

Ein Dokumentenbestand mit einem Anteil von 50% oder mehr Duplikaten ist mitunter keine Seltenheit und häufig ist man sich darüber nicht einmal im Klaren. Hinzu kommen irrelevante und unzureichend benannte Dokumente, was die Wiederauffindbarkeit relevanter Unterlagen zusätzlich erschwert.

Laut dem Fraunhofer Institut verbringen Mitarbeiter im Schnitt 30 Minuten am Tag mit der Suche nach Dokumenten. Bezogen auf die Immobilienbranche und unter der Berücksichtigung komplexer Immobilien-Transaktionen, dürfte es wohl deutlich mehr sein.

Die Ursache liegt überwiegend in der gewählten Ablagestrategie.

In vielen Fällen erfolgt die Dateiablage noch immer ordnerbasiert.

Nach Schätzungen liegen 80% aller Dokumente in Unternehmen in unstrukturierter Weise vor. Geht es um Immobilien, so wird man mit einer regelrechten Dokumentenflut konfrontiert. Die Ablage innerhalb der Unternehmen ist dabei in den meisten Fällen historisch gewachsen und wirkt nicht selten chaotisch.

Ein Dokumentenbestand mit einem Anteil von 50% oder mehr Duplikaten ist mitunter keine Seltenheit und häufig ist man sich darüber nicht einmal im Klaren. Hinzu kommen irrelevante und unzureichend benannte Dokumente, was die Wiederauffindbarkeit relevanter Unterlagen zusätzlich erschwert.

Laut dem Fraunhofer Institut verbringen Mitarbeiter im Schnitt 30 Minuten am Tag mit der Suche nach Dokumenten. Bezogen auf die Immobilienbranche und unter der Berücksichtigung komplexer Immobilien-Transaktionen, dürfte es wohl deutlich mehr sein.

Die Ursache liegt überwiegend in der gewählten Ablagestrategie.

In vielen Fällen erfolgt die Dateiablage noch immer ordnerbasiert.

Hinzu kommen, historisch immer komplexer gewachsene, Ordnerstrukturen, zahlreiche Datenräume und webbasierte Systeme wie Microsoft SharePoint, die das Auffinden relevanter Informationen in Unternehmen leichter machen sollen, es jedoch nicht selten ungewollt erschweren, da erneut Datensilos entstehen.

Die Ausgangssituation

Nach Schätzungen liegen 80% aller Dokumente in Unternehmen in unstrukturierter Weise vor. Geht es um Immobilien, so wird man mit einer regelrechten Dokumentenflut konfrontiert. Die Ablage innerhalb der Unternehmen ist dabei in den meisten Fällen historisch gewachsen und wirkt nicht selten chaotisch.

Ein Dokumentenbestand mit einem Anteil von 50% oder mehr Duplikaten ist mitunter keine Seltenheit und häufig ist man sich darüber nicht einmal im Klaren. Hinzu kommen irrelevante und unzureichend benannte Dokumente, was die Wiederauffindbarkeit relevanter Unterlagen zusätzlich erschwert.

Laut dem Fraunhofer Institut verbringen Mitarbeiter im Schnitt 30 Minuten am Tag mit der Suche nach Dokumenten. Bezogen auf die Immobilienbranche und unter der Berücksichtigung komplexer Immobilien-Transaktionen, dürfte es wohl deutlich mehr sein.

Die Ursache liegt überwiegend in der gewählten Ablagestrategie.

In vielen Fällen erfolgt die Dateiablage noch immer ordnerbasiert.

Nach Schätzungen liegen 80% aller Dokumente in Unternehmen in unstrukturierter Weise vor. Geht es um Immobilien, so wird man mit einer regelrechten Dokumentenflut konfrontiert. Die Ablage innerhalb der Unternehmen ist dabei in den meisten Fällen historisch gewachsen und wirkt nicht selten chaotisch.

Ein Dokumentenbestand mit einem Anteil von 50% oder mehr Duplikaten ist mitunter keine Seltenheit und häufig ist man sich darüber nicht einmal im Klaren. Hinzu kommen irrelevante und unzureichend benannte Dokumente, was die Wiederauffindbarkeit relevanter Unterlagen zusätzlich erschwert.

Laut dem Fraunhofer Institut verbringen Mitarbeiter im Schnitt 30 Minuten am Tag mit der Suche nach Dokumenten. Bezogen auf die Immobilienbranche und unter der Berücksichtigung komplexer Immobilien-Transaktionen, dürfte es wohl deutlich mehr sein.

Die Ursache liegt überwiegend in der gewählten Ablagestrategie.

In vielen Fällen erfolgt die Dateiablage noch immer ordnerbasiert.

Hinzu kommen, historisch immer komplexer gewachsene, Ordnerstrukturen, zahlreiche Datenräume und webbasierte Systeme wie Microsoft SharePoint, die das Auffinden relevanter Informationen in Unternehmen leichter machen sollen, es jedoch nicht selten ungewollt erschweren, da erneut Datensilos entstehen.

Die Ausgangssituation

Die Ausgangssituation

Nach Schätzungen liegen 80% aller Dokumente in Unternehmen in unstrukturierter Weise vor. Geht es um Immobilien, so wird man mit einer regelrechten Dokumentenflut konfrontiert. Die Ablage innerhalb der Unternehmen ist dabei in den meisten Fällen historisch gewachsen und wirkt nicht selten chaotisch.

Ein Dokumentenbestand mit einem Anteil von 50% oder mehr Duplikaten ist mitunter keine Seltenheit und häufig ist man sich darüber nicht einmal im Klaren. Hinzu kommen irrelevante und unzureichend benannte Dokumente, was die Wiederauffindbarkeit relevanter Unterlagen zusätzlich erschwert.

Laut dem Fraunhofer Institut verbringen Mitarbeiter im Schnitt 30 Minuten am Tag mit der Suche nach Dokumenten. Bezogen auf die Immobilienbranche und unter der Berücksichtigung komplexer Immobilien-Transaktionen, dürfte es wohl deutlich mehr sein.

Die Ursache liegt überwiegend in der gewählten Ablagestrategie.

In vielen Fällen erfolgt die Dateiablage noch immer ordnerbasiert.

Die Ausgangssituation

Nach Schätzungen liegen 80% aller Dokumente in Unternehmen in unstrukturierter Weise vor. Geht es um Immobilien, so wird man mit einer regelrechten Dokumentenflut konfrontiert. Die Ablage innerhalb der Unternehmen ist dabei in den meisten Fällen historisch gewachsen und wirkt nicht selten chaotisch.

Ein Dokumentenbestand mit einem Anteil von 50% oder mehr Duplikaten ist mitunter keine Seltenheit und häufig ist man sich darüber nicht einmal im Klaren. Hinzu kommen irrelevante und unzureichend benannte Dokumente, was die Wiederauffindbarkeit relevanter Unterlagen zusätzlich erschwert.

Laut dem Fraunhofer Institut verbringen Mitarbeiter im Schnitt 30 Minuten am Tag mit der Suche nach Dokumenten. Bezogen auf die Immobilienbranche und unter der Berücksichtigung komplexer Immobilien-Transaktionen, dürfte es wohl deutlich mehr sein.

Die Ursache liegt überwiegend in der gewählten Ablagestrategie.

In vielen Fällen erfolgt die Dateiablage noch immer ordnerbasiert.

Nach Schätzungen liegen 80% aller Dokumente in Unternehmen in unstrukturierter Weise vor. Geht es um Immobilien, so wird man mit einer regelrechten Dokumentenflut konfrontiert. Die Ablage innerhalb der Unternehmen ist dabei in den meisten Fällen historisch gewachsen und wirkt nicht selten chaotisch.

Ein Dokumentenbestand mit einem Anteil von 50% oder mehr Duplikaten ist mitunter keine Seltenheit und häufig ist man sich darüber nicht einmal im Klaren. Hinzu kommen irrelevante und unzureichend benannte Dokumente, was die Wiederauffindbarkeit relevanter Unterlagen zusätzlich erschwert.

Laut dem Fraunhofer Institut verbringen Mitarbeiter im Schnitt 30 Minuten am Tag mit der Suche nach Dokumenten. Bezogen auf die Immobilienbranche und unter der Berücksichtigung komplexer Immobilien-Transaktionen, dürfte es wohl deutlich mehr sein.

Die Ursache liegt überwiegend in der gewählten Ablagestrategie.

In vielen Fällen erfolgt die Dateiablage noch immer ordnerbasiert.

Hinzu kommen, historisch immer komplexer gewachsene, Ordnerstrukturen, zahlreiche Datenräume und webbasierte Systeme wie Microsoft SharePoint, die das Auffinden relevanter Informationen in Unternehmen leichter machen sollen, es jedoch nicht selten ungewollt erschweren, da erneut Datensilos entstehen.

Häufige Ursachen für Datenchaos und Duplikate

  • Kein Überblick über aktuelle Dokumentversionen

  • Dokumente werden kopiert, da sie sich nicht eindeutig einem Ordner zuteilen lassen

  • Fehlende Zugriffsberechtigungen und inflexibles Berechtigungssystem

  • Dokumentenaustausch per E-Mail

  • Komplexe, unübersichtliche und fachbereichsübergreifende Ablagestrukturen (One-Size-Fits-All) führen häufig zu Schattenstrukturen und einer ausgiebigen Nutzung von Ordnern namens „Sonstiges“

  • Ablagestruktur stößt nicht auf Akzeptanz, da nicht für jeden Fachbereich alltagstauglich

  • Mühsames hin und her Kopieren von Dokumenten für spezifische Anwendungsfälle (bspw. Gutachten und Transaktionen)

  • Abbildung mehrsprachiger Ordnerstrukturen für internationale Geschäfte

Daraus entstehen mitunter folgende Risiken

  • Fehlentscheidungen auf Basis falscher Informationen

  • Kaufpreisabschläge durch Lücken in der Dokumentation

  • Unnötiger Zeit- und Kostenaufwand durch nicht auffindbare Dokumente und Verwaltung der Ablagestrukturen

  • Unterschiedliche Wissensstände in Fachbereichen durch heterogene Ablagestrukturen und Datensilos

  • Unprofessionelle Außenwirkung beim Informationsaustausch mit Kunden, Partnern und Dienstleistern

  • Anschluss gegenüber dem Wettbewerb verlieren, insbesondere hinsichtlich der Potenziale einer fortgeschrittenen Digitalisierung

Häufige Ursachen für Datenchaos und Duplikate

  • Kein Überblick über aktuelle Dokumentversionen

  • Ablagestruktur stößt nicht auf Akzeptanz, da nicht für jeden Fachbereich alltagstauglich

  • Fehlende Zugriffsberechtigungen und inflexibles Berechtigungssystem

  • Dokumentenaustausch per E-Mail

  • Komplexe, unübersichtliche und fachbereichsübergreifende Ablagestrukturen (One-Size-Fits-All) führen häufig zu Schattenstrukturen und einer ausgiebigen Nutzung von Ordnern namens „Sonstiges“

  • Ablagestruktur stößt nicht auf Akzeptanz, da nicht für jeden Fachbereich alltagstauglich

  • Mühsames hin und her Kopieren von Dokumenten für spezifische Anwendungsfälle (bspw. Gutachten und Transaktionen)

  • Abbildung mehrsprachiger Ordnerstrukturen für internationale Geschäfte

Daraus entstehen mitunter folgende Risiken

  • Fehlentscheidungen auf Basis falscher Informationen

  • Kaufpreisabschläge durch Lücken in der Dokumentation

  • Unnötiger Zeit- und Kostenaufwand durch nicht auffindbare Dokumente und Verwaltung der Ablagestrukturen

  • Unterschiedliche Wissensstände in Fachbereichen durch heterogene Ablagestrukturen und Datensilos

  • Unprofessionelle Außenwirkung beim Informationsaustausch mit Kunden, Partnern und Dienstleistern

  • Anschluss gegenüber dem Wettbewerb verlieren, insbesondere hinsichtlich der Potenziale einer fortgeschrittenen Digitalisierung

Häufige Ursachen für Datenchaos und Duplikate

  • Kein Überblick über aktuelle Dokumentversionen

  • Dokumente werden kopiert, da sie sich nicht eindeutig einem Ordner zuteilen lassen

  • Fehlende Zugriffsberechtigungen und inflexibles Berechtigungssystem

  • Dokumentenaustausch per E-Mail

  • Komplexe, unübersichtliche und fachbereichsübergreifende Ablagestrukturen (One-Size-Fits-All) führen häufig zu Schattenstrukturen und einer ausgiebigen Nutzung von Ordnern namens „Sonstiges“

  • Ablagestruktur stößt nicht auf Akzeptanz, da nicht für jeden Fachbereich alltagstauglich

  • Mühsames hin und her Kopieren von Dokumenten für spezifische Anwendungsfälle (bspw. Gutachten und Transaktionen)

  • Abbildung mehrsprachiger Ordnerstrukturen für internationale Geschäfte

Daraus entstehen mitunter folgende Risiken

  • Fehlentscheidungen auf Basis falscher Informationen

  • Kaufpreisabschläge durch Lücken in der Dokumentation

  • Unnötiger Zeit- und Kostenaufwand durch nicht auffindbare Dokumente und Verwaltung der Ablagestrukturen

  • Unterschiedliche Wissensstände in Fachbereichen durch heterogene Ablagestrukturen und Datensilos

  • Unprofessionelle Außenwirkung beim Informationsaustausch mit Kunden, Partnern und Dienstleistern

  • Anschluss gegenüber dem Wettbewerb verlieren, insbesondere hinsichtlich der Potenziale einer fortgeschrittenen Digitalisierung

Wie hilft Ihnen die KI im Dokumentenmanagement?

KI übernimmt hier schon heute viele Aufgaben, die zu einer schnellen Zeit- und Kostenersparnis führen. Dokumente werden automatisch erkannt, einer Dokumentenart zugewiesen (Klassifizierung) und kontextbezogen sortiert. Die Trefferquoten von KI liegen häufig zwischen 80-90%. Beispielsweise wird ein Mietvertrag als solcher erkannt und dem richtigen Ablageort zugewiesen.

Zusätzlich werden bereits beim Onboarding Duplikate identifiziert und bereinigt. So wird der Dokumentenbestand im Rahmen eines ersten Schritts gesäubert. Damit weichen aufwändige wiederkehrende Tätigkeiten smarten Algorithmen.

Nach dem einmaligen Aufwand Ordnung zu schaffen, gilt es diese nun auch dauerhaft zu halten und einem erneuten Datenchaos vorzubeugen.

Wie hilft Ihnen die KI im Dokumentenmanagement?

KI übernimmt hier schon heute viele Aufgaben, die zu einer schnellen Zeit- und Kostenersparnis führen. Dokumente werden automatisch erkannt, einer Dokumentenart zugewiesen (Klassifizierung) und kontextbezogen sortiert. Die Trefferquoten von KI liegen häufig zwischen 80-90%. Beispielsweise wird ein Mietvertrag als solcher erkannt und dem richtigen Ablageort zugewiesen.

Zusätzlich werden bereits beim Onboarding Duplikate identifiziert und bereinigt. So wird der Dokumentenbestand im Rahmen eines ersten Schritts gesäubert. Damit weichen aufwändige wiederkehrende Tätigkeiten smarten Algorithmen.

Nach dem einmaligen Aufwand Ordnung zu schaffen, gilt es diese nun auch dauerhaft zu halten und einem erneuten Datenchaos vorzubeugen.

Wie hilft Ihnen die KI
im Dokumenten-
management?

KI übernimmt hier schon heute viele Aufgaben, die zu einer schnellen Zeit- und Kostenersparnis führen. Dokumente werden automatisch erkannt, einer Dokumentenart zugewiesen (Klassifizierung) und kontextbezogen sortiert. Die Trefferquoten von KI liegen häufig zwischen 80-90%. Beispielsweise wird ein Mietvertrag als solcher erkannt und dem richtigen Ablageort zugewiesen.

Zusätzlich werden bereits beim Onboarding Duplikate identifiziert und bereinigt. So wird der Dokumentenbestand im Rahmen eines ersten Schritts gesäubert. Damit weichen aufwändige wiederkehrende Tätigkeiten smarten Algorithmen.

Nach dem einmaligen Aufwand Ordnung zu schaffen, gilt es diese nun auch dauerhaft zu halten und einem erneuten Datenchaos vorzubeugen.

Wo landen die bereinigten Dokumente?

Künstliche Intelligenz wird häufig als Allzweckwaffe gesehen. Deshalb ist die Nachfrage zur Bereinigung des Dokumentenbestands mit Hilfe von KI groß. Niemand räumt gerne auf, insbesondere nicht, wenn man weiß, dass die Unordnung früher oder später wieder entsteht. Umso wichtiger ist es zu verstehen, dass die KI nicht ausschließlich als loses Konstrukt zu sehen ist, sondern erst mit der Integration in ein professionelles Dokumentenmanagementsystem zu der eigentlich geforderten Nachhaltigkeit führt.

Ein maßgeblicher Bestandteil der Strategie für ein nachhaltiges und zukunftsorientiertes Dokumentenmanagement ist es sicherzustellen, dass die bereinigten Dokumente nicht wieder in ordnerbasierten Systemen landen, die das „Aufräumen“ erst erforderlich gemacht haben. Die richtige Strategie für Ihr Dokumentenmanagement wird damit zu einem entscheidenden Faktor und ist ein essentieller Schritt in Richtung Produktivität.

Wo landen die bereinigten Dokumente?

Künstliche Intelligenz wird häufig als Allzweckwaffe gesehen. Deshalb ist die Nachfrage zur Bereinigung des Dokumentenbestands mit Hilfe von KI groß. Niemand räumt gerne auf, insbesondere nicht, wenn man weiß, dass die Unordnung früher oder später wieder entsteht. Umso wichtiger ist es zu verstehen, dass die KI nicht ausschließlich als loses Konstrukt zu sehen ist, sondern erst mit der Integration in ein professionelles Dokumentenmanagementsystem zu der eigentlich geforderten Nachhaltigkeit führt.

Ein maßgeblicher Bestandteil der Strategie für ein nachhaltiges und zukunftsorientiertes Dokumentenmanagement ist es sicherzustellen, dass die bereinigten Dokumente nicht wieder in ordnerbasierten Systemen landen, die das „Aufräumen“ erst erforderlich gemacht haben. Die richtige Strategie für Ihr Dokumentenmanagement wird damit zu einem entscheidenden Faktor und ist ein essentieller Schritt in Richtung Produktivität.

Welche Ablagestruktur macht langfristig Sinn?

Der Fokus sollte auf einer Lösung liegen, die einen langfristigen, nachhaltigen und zentralen Zugriff auf Dokumente ermöglicht. Dokumente werden nach dem „Clean-Up“ durch KI künftig nicht mehr in Abhängigkeit von dem Ablageort gespeichert, sondern darauf basierend, um welche Art von Dokument es sich handelt und für welchen Kontext es relevant ist.

Ein zukunftsorientiertes DMS…

  • orientiert sich nach dem „Was“ (Metadaten) anstatt dem „Wo“ (Ordner)

  • schafft es Ordner zu vermeiden und bietet moderne Alternativen (virtuelle Ansichten)

  • bietet eine hohe Flexibilität bei dem Aufbau und der Anpassung nach Ihren Bedürfnissen

  • ermöglicht fachbereichs- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit (Kollaboration)

  • ordnet Dokumente kontextbezogen bspw. Lebenszyklusphasen oder Prozessen zu (Beziehungen)

  • meistert komplexe Berechtigungskonzepte mit minimalstem Aufwand

  • integriert sich in andere Systeme und unterstützt den Digital Workplace

Welche Ablagestruktur macht langfristig Sinn?

Der Fokus sollte auf einer Lösung liegen, die einen langfristigen, nachhaltigen und zentralen Zugriff auf Dokumente ermöglicht. Dokumente werden nach dem „Clean-Up“ durch KI künftig nicht mehr in Abhängigkeit von dem Ablageort gespeichert, sondern darauf basierend, um welche Art von Dokument es sich handelt und für welchen Kontext es relevant ist.

Ein zukunftsorientiertes DMS…

  • orientiert sich nach dem „Was“ (Metadaten) anstatt dem „Wo“ (Ordner)

  • schafft es Ordner zu vermeiden und bietet moderne Alternativen (virtuelle Ansichten)

  • bietet eine hohe Flexibilität bei dem Aufbau und der Anpassung nach Ihren Bedürfnissen

  • ermöglicht fachbereichs- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit (Kollaboration)

  • ordnet Dokumente kontextbezogen bspw. Lebenszyklusphasen oder Prozessen zu (Beziehungen)

  • meistert komplexe Berechtigungskonzepte mit minimalstem Aufwand

  • integriert sich in andere Systeme und unterstützt den Digital Workplace

Ein zukunftsorientiertes DMS…

  • orientiert sich nach dem „Was“ (Metadaten) anstatt dem „Wo“ (Ordner)

  • schafft es Ordner zu vermeiden und bietet moderne Alternativen (virtuelle Ansichten)

  • bietet eine hohe Flexibilität bei dem Aufbau und der Anpassung nach Ihren Bedürfnissen

  • ermöglicht fachbereichs- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit (Kollaboration)

  • ordnet Dokumente kontextbezogen bspw. Lebenszyklusphasen oder Prozessen zu (Beziehungen)

  • meistert komplexe Berechtigungskonzepte mit minimalstem Aufwand

  • integriert sich in andere Systeme und unterstützt den Digital Workplace

Welche Ablagestruktur macht langfristig Sinn?

Der Fokus sollte auf einer Lösung liegen, die einen langfristigen, nachhaltigen und zentralen Zugriff auf Dokumente ermöglicht. Dokumente werden nach dem „Clean-Up“ durch KI künftig nicht mehr in Abhängigkeit von dem Ablageort gespeichert, sondern darauf basierend, um welche Art von Dokument es sich handelt und für welchen Kontext es relevant ist.

Ein zukunftsorientiertes DMS…

  • orientiert sich nach dem „Was“ (Metadaten) anstatt dem „Wo“ (Ordner)

  • schafft es Ordner zu vermeiden und bietet moderne Alternativen (virtuelle Ansichten)

  • bietet eine hohe Flexibilität bei dem Aufbau und der Anpassung nach Ihren Bedürfnissen

  • ermöglicht fachbereichs- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit (Kollaboration)

  • ordnet Dokumente kontextbezogen bspw. Lebenszyklusphasen oder Prozessen zu (Beziehungen)

  • meistert komplexe Berechtigungskonzepte mit minimalstem Aufwand

  • integriert sich in andere Systeme und unterstützt den Digital Workplace

Ein zukunftsorientiertes DMS…

  • orientiert sich nach dem „Was“ (Metadaten) anstatt dem „Wo“ (Ordner)

  • schafft es Ordner zu vermeiden und bietet moderne Alternativen (virtuelle Ansichten)

  • bietet eine hohe Flexibilität bei dem Aufbau und der Anpassung nach Ihren Bedürfnissen

  • ermöglicht fachbereichs- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit (Kollaboration)

  • ordnet Dokumente kontextbezogen bspw. Lebenszyklusphasen oder Prozessen zu (Beziehungen)

  • meistert komplexe Berechtigungskonzepte mit minimalstem Aufwand

  • integriert sich in andere Systeme und unterstützt den Digital Workplace

Was Sie schon jetzt tun können

Ob alleine oder mit externer Unterstützung, ein Handeln ist schon jetzt möglich.

Was Sie schon jetzt tun können

Ob alleine oder mit externer Unterstützung, ein Handeln ist schon jetzt möglich.

Was Sie schon jetzt tun können

Ob alleine oder mit externer Unterstützung, ein Handeln ist schon jetzt möglich.

Schritt 1

Mit einem initialen Check-Up wird ihr Dokumentenbestand hinsichtlich Heterogenität, Duplikaten, Entwurfsdokumenten und möglichen Namenskonventionen und Standards (z.B. nach gif 2.1) analysiert. Auf dieser Basis lässt sich auch der Aufwand für eine nachfolgende Bereinigung bereits genauer einschätzen.

Schritt 2

Mit einem Clean-up werden Duplikate, nicht verwendete Ordner oder auch veraltete Entwurfsdokumente bereinigt, die bisherige Ablagestruktur harmonisiert und diese idealerweise an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ausgerichtet. Im Fokus steht dabei, dass Sie für eine mögliche Produktauswahl für Ihr zukünftiges Dokumentenmanagement ideal vorbereitet sind.

„Es klingt gewagt, aber es ist notwendig die Ordnerwelt, wie wir sie heute kennen, hinter uns zu lassen!“

Patrick Penn , CEO docunite GmbH

Schritt 1

Mit einem initialen Check-Up wird ihr Dokumentenbestand hinsichtlich Heterogenität, Duplikaten, Entwurfsdokumenten und möglichen Namenskonventionen und Standards (z.B. nach gif 2.1) analysiert. Auf dieser Basis lässt sich auch der Aufwand für eine nachfolgende Bereinigung bereits genauer einschätzen.

Schritt 2

Mit einem Clean-up werden Duplikate, nicht verwendete Ordner oder auch veraltete Entwurfsdokumente bereinigt, die bisherige Ablagestruktur harmonisiert und diese idealerweise an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ausgerichtet. Im Fokus steht dabei, dass Sie für eine mögliche Produktauswahl für Ihr zukünftiges Dokumentenmanagement ideal vorbereitet sind.

„Es klingt gewagt, aber es ist notwendig die Ordnerwelt, wie wir sie heute kennen, hinter uns zu lassen!“

Patrick Penn , CEO docunite GmbH

Schritt 1

Mit einem initialen Check-Up wird ihr Dokumentenbestand hinsichtlich Heterogenität, Duplikaten, Entwurfsdokumenten und möglichen Namenskonventionen und Standards (z.B. nach gif 2.1) analysiert. Auf dieser Basis lässt sich auch der Aufwand für eine nachfolgende Bereinigung bereits genauer einschätzen.

Schritt 2

Mit einem Clean-up werden Duplikate, nicht verwendete Ordner oder auch veraltete Entwurfsdokumente bereinigt, die bisherige Ablagestruktur harmonisiert und diese idealerweise an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ausgerichtet. Im Fokus steht dabei, dass Sie für eine mögliche Produktauswahl für Ihr zukünftiges Dokumentenmanagement ideal vorbereitet sind.

„Es klingt gewagt, aber es ist notwendig die Ordnerwelt, wie wir sie heute kennen, hinter uns zu lassen!“

Patrick Penn , CEO docunite GmbH

Welchen Beitrag leistet ein für die Branche spezialisiertes DMS?

Welchen Beitrag leistet ein für die Branche spezialisiertes DMS?

Welchen Beitrag leistet ein für die Branche spezialisiertes DMS?

Laut der Studie „Digitalisierung im Mittelstand – Dokumenten-Management-Systeme für KMUs“ hat das Fraunhofer-Institut ermittelt, wie viele Unternehmen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) einsetzen und in welchen Bereichen diese Systeme Anwendung finden.

„(…) 65 Prozent der Befragten ohne DMS sind überzeugt, langfristig nicht ohne ein professionelles DMS auszukommen.“

 

Die Befragten, die bereits ein DMS nutzen, schätzen besonders den schnellen Zugriff auf Informationen (58%), die ortsunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen (39%), die höhere Informationsqualität (38%), die Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust (35%), die Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung (32%, die Senkung von Aufwand und Kosten (31%) sowie die verbesserte Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (29%). Die 65 Prozent der Befragten ohne DMS sind überzeugt, langfristig nicht ohne ein professionelles DMS auszukommen.

Mit einem Real Estate DMS werden die Vorteile von künstlicher Intelligenz, Datenräumen und einem professionellen DMS miteinander vereint. Im Zuge des Ankaufs von Immobilien werden Dokumente via KI erkannt und klassifiziert und eindeutig, das heißt ohne Duplizierung, in den individuellen Strukturen verschiedener Fachbereiche und Prozesse bereitgestellt.

Zusätzlich erfolgt die Qualitätssicherung durch ein speziell ausgebildetes Team. Innerhalb des DMS existiert jedes Dokument nur noch einmal.

Daneben werden klassische Ordnerstrukturen durch virtuelle Ansichten abgelöst. Jeder Fachbereich hat seine eigene individuelle Ansicht auf den Dokumentenbestand. Dank der Mehrdimensionalität können Dokumente nun sehr schnell für beliebige Abläufe wie bspw. Bewertungen bereitgestellt werden, ohne diese aufwändig kopieren zu müssen.

Auf diese Weise profitieren Sie von den Vorzügen von KI und den Funktionalitäten eines Real Estate DMS innerhalb einer Plattform. Als Endergebnis ist Ihr Unternehmen mit einem strategischen Dokumentenmanagement für die Zukunft und kommende Herausforderungen bestens vorbereitet.

Laut der Studie „Digitalisierung im Mittelstand – Dokumenten-Management-Systeme für KMUs“ hat das Fraunhofer-Institut ermittelt, wie viele Unternehmen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) einsetzen und in welchen Bereichen diese Systeme Anwendung finden.

„(…) 65 Prozent der Befragten ohne DMS sind überzeugt, langfristig nicht ohne ein professionelles DMS auszukommen.“

 

Die Befragten, die bereits ein DMS nutzen, schätzen besonders den schnellen Zugriff auf Informationen (58%), die ortsunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen (39%), die höhere Informationsqualität (38%), die Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust (35%), die Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung (32%, die Senkung von Aufwand und Kosten (31%) sowie die verbesserte Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (29%). Die 65 Prozent der Befragten ohne DMS sind überzeugt, langfristig nicht ohne ein professionelles DMS auszukommen.

Mit einem Real Estate DMS werden die Vorteile von künstlicher Intelligenz, Datenräumen und einem professionellen DMS miteinander vereint. Im Zuge des Ankaufs von Immobilien werden Dokumente via KI erkannt und klassifiziert und eindeutig, das heißt ohne Duplizierung, in den individuellen Strukturen verschiedener Fachbereiche und Prozesse bereitgestellt.

Zusätzlich erfolgt die Qualitätssicherung durch ein speziell ausgebildetes Team. Innerhalb des DMS existiert jedes Dokument nur noch einmal.

Daneben werden klassische Ordnerstrukturen durch virtuelle Ansichten abgelöst. Jeder Fachbereich hat seine eigene individuelle Ansicht auf den Dokumentenbestand. Dank der Mehrdimensionalität können Dokumente nun sehr schnell für beliebige Abläufe wie bspw. Bewertungen bereitgestellt werden, ohne diese aufwändig kopieren zu müssen.

Auf diese Weise profitieren Sie von den Vorzügen von KI und den Funktionalitäten eines Real Estate DMS innerhalb einer Plattform. Als Endergebnis ist Ihr Unternehmen mit einem strategischen Dokumentenmanagement für die Zukunft und kommende Herausforderungen bestens vorbereitet.

Laut der Studie „Digitalisierung im Mittelstand – Dokumenten-Management-Systeme für KMUs“ hat das Fraunhofer-Institut ermittelt, wie viele Unternehmen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) einsetzen und in welchen Bereichen diese Systeme Anwendung finden.

„(…) 65 Prozent der Befragten ohne DMS sind überzeugt, langfristig nicht ohne ein professionelles DMS auszukommen.“

 

Die Befragten, die bereits ein DMS nutzen, schätzen besonders den schnellen Zugriff auf Informationen (58%), die ortsunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen (39%), die höhere Informationsqualität (38%), die Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust (35%), die Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung (32%, die Senkung von Aufwand und Kosten (31%) sowie die verbesserte Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (29%). Die 65 Prozent der Befragten ohne DMS sind überzeugt, langfristig nicht ohne ein professionelles DMS auszukommen.

Mit einem Real Estate DMS werden die Vorteile von künstlicher Intelligenz, Datenräumen und einem professionellen DMS miteinander vereint. Im Zuge des Ankaufs von Immobilien werden Dokumente via KI erkannt und klassifiziert und eindeutig, das heißt ohne Duplizierung, in den individuellen Strukturen verschiedener Fachbereiche und Prozesse bereitgestellt.

Zusätzlich erfolgt die Qualitätssicherung durch ein speziell ausgebildetes Team. Innerhalb des DMS existiert jedes Dokument nur noch einmal.

Daneben werden klassische Ordnerstrukturen durch virtuelle Ansichten abgelöst. Jeder Fachbereich hat seine eigene individuelle Ansicht auf den Dokumentenbestand. Dank der Mehrdimensionalität können Dokumente nun sehr schnell für beliebige Abläufe wie bspw. Bewertungen bereitgestellt werden, ohne diese aufwändig kopieren zu müssen.

Auf diese Weise profitieren Sie von den Vorzügen von KI und den Funktionalitäten eines Real Estate DMS innerhalb einer Plattform. Als Endergebnis ist Ihr Unternehmen mit einem strategischen Dokumentenmanagement für die Zukunft und kommende Herausforderungen bestens vorbereitet.

ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

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