Daten, Daten, Daten!
Der kleinste gemeinsame Nenner der Immobilienbranche? Dokumente.

Daten, Daten, Daten! Der kleinste gemeinsame Nenner der Immobilienbranche? Dokumente.

Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH

Kaum eine andere Branche hat eine so starke Abhängigkeit zu Dokumenten wie die Immobilienbranche. Das ist leicht nachzuvollziehen, recherchiert man welche Bedeutung das Wort „Dokument“ hat. Betrachten wir das Vergangene und richten unseren Blick auf die Zukunft.

Dokument (lat. documentum ‚beweisende Urkunde‘, über docere ‚lehren‘) (Quelle: Wikipedia)

„Beweisende Urkunde“ – Diese Umschreibung zeigt, was wir heute in der Branche sehen. Niemand kann auf die Dokumente verzichten, sei es im Investment Management, wenn es um potenzielle Ankäufe geht oder auch im Fonds-, Asset- und Property Management, besser gesagt im gesamten Immobilienlebenszyklus.

Dokumente werden herangezogen, um sich ein „Bild“ von dem Asset zu machen und Dokumente werden erzeugt, um neue Erkenntnisse oder Veränderungen für den weiteren Verlauf zu dokumentieren.

Das Paradoxon

Das Paradoxe an den heterogenen und ordnerbasierten Ablagestrukturen, die wir heute in zahlreichen Unternehmen vorfinden, ist, dass wohl niemand eine „beweisende Urkunde“ beiläufig in irgendeinem Aktenordner abheften würde. Denn die Ablage dient der eigentlichen Wiederauffindbarkeit, wenn es darum geht, das zuvor dokumentierte Wissen wieder in Erfahrung zu bringen, bspw. für eine Bewertung oder aktuell eine ESG-Zertifizierung.

Doch dieser Aspekt wird häufig außenvorgelassen, nicht selten durch Zeitmangel aber in den überwiegenden Fällen durch eine fehlende Dokumentenmangement-Strategie. Die Zeit, die bei der Ablage gespart wird, muss in der Regel zu einem späteren Zeitpunkt für die Suche wieder aufgewendet werden.

Warum das in vielen Unternehmen so ist, ist ebenfalls einfach nachzuvollziehen. Eine Ordnerstruktur ist im Windows-Explorer schnell erzeugt, lässt sich leicht den Bedürfnissen anpassen und erlaubt den Mitarbeitern eine einfache und intuitive Bedienung. Eine schnelle Lösung, doch leider trügt der Schein.

Genau diese Einfachheit täuscht darüber hinweg, dass langsam, Stück für Stück, eine Heterogenität entsteht, Berechtigungskonzepte, falls sie denn vorhanden sind, kompromittiert werden und damit Risiken entstehen, die das gesamte Unternehmen beeinträchtigen können.

Das Hamsterrad

Eine Ordnerstruktur innerhalb eines Unternehmens abzustimmen gleicht einem Hamsterrad. Hat sich das Unternehmen auf eine Ablagestruktur geeinigt, ist die Halbwertszeit in der Regel recht kurz. Denn die gewählten Strukturen sind zumeist sehr individuell, bergen einen hohen Diskussionsbedarf (verschiedene Fachbereiche mit unterschiedlichen Anforderungen) und benötigen, durch ihre Komplexität häufig Regeln, was denn nun wann und wo abzulegen ist.

Im Hintergrund entsteht zudem ein erhöhter administrativer Aufwand, denn Berechtigungen wollen gepflegt und die Ordnerstrukturen immer wieder an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden, weil nun bspw. auch Fonds aufgelegt werden.

Auf einmal werden zusätzliche Ordnerstrukturen von Investoren und Banken vorgegeben und ehe man sich versieht werden Dokumente hin und her kopiert, Duplikate erzeugt und das Hamsterrad beginnt sich immer schneller zu drehen. Auf der anderen Seite wächst der Anspruch bzw. die Notwendigkeit an eine kontinuierliche und zuverlässige Auskunftsfähigkeit (BaFin, ESG, etc.).

Standards als Grundstein

Schon im vergangenen Jahr hat die Gesellschaft für immobilienwirtschaftliche Forschung e.V (gif) mit der Richtlinie in der Version 2.0 die Grundlage für die Immobilienbrache geschaffen das Dokumentenmanagement zu standardisieren, eine Mehrdimensionalität bei der Ablage zu bilden, den unternehmensübergreifenden Datenaustausch zu vereinfachen und Integrationen mit anderen Systemen zu ermöglichen.

“Was“ vs. „Wo“

Folgt man der gif Richtlinie rückt der bekannte Index in den Hintergrund. Der Fokus liegt nun auf so genannten Dokumentklassen. Eine Dokumentklasse beschreibt den spezifischen Typen eines Dokumentes bspw. Grundbuchauszug, Lageplan, Baugenehmigung oder Mietvertrag. Über die Klasse, eine Art Abstraktion, lässt sich nun die Mehrdimensionalität ableiten.

Der Lageplan ist relevant sowohl für die Mieterakte, als auch das Exposé, den Bauantrag und die TDD. Es müssen nun keine Kopien mehr erzeugt werden, um ein Dokument für die genannten Kontexte bereitzustellen.

Das Fundament

Dominieren bis heute klassische Datenräume in der Immobilienbranche, werden diese mehr und mehr Dokumenten-Management-Systemen (DMS) weichen bzw. als solche weiterentwickelt werden. Sind Datenräume noch immer ordnerbasiert, bildet ein DMS schon heute das Fundament, um Standards, wie die Richtlinie der gif, abzubilden. Durch die neugewonnene Mehrdimensionalität wird die Aufbereitung eines Transaktionsdatenraums, ohne jeglichen Mehraufwand, zum Nebenprodukt und der anschließende Datenaustausch kann standardisiert erfolgen.

Fazit

Die Dokumentablage nach dem Inhalt, statt dem Ablageort auszurichten gleicht eher einer Revolution statt einer Evolution, doch sichert diese die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens und rechtfertigt damit die einmalige Mühe den vorhandenen Dokumentenbestand für einen Branchenstandard vorzubereiten. Hierbei ist es wichtig zu verstehen, dass dies kein Hexenwerk ist und einen, vergleichsweise überschaubaren, Aufwand bedeutet, wo auch künstliche Intelligenz bei helfen kann.

ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

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