Wie sicher sind meine Daten in einem Real Estate DMS?
Die Mehrzahl der Leser hier ist sich sicherlich bewusst, dass physische Dokumente und Daten nicht per se sicherer sind, als digitale. In der Regel ist es genau andersherum. Doch die Frage stellt sich dennoch: wenn ich meinen gesamten Dokumenten-Bestand in eine Cloud - also in ein DMS - ablege, wie sicher sind meine Daten? Wie gut sind sie vor Hacker Angriffen geschützt? Und wie sorgfältig geht der Anbieter mit meinen Daten um? Einhaltung der DSGVO als DMS-Anbieter für die Immobilienwirtschaft Mit der in 2018 neu verordneten Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterliegen alle Unternehmen innerhalb der EU besonderen Richtlinien für den sorgfältigen Umgang...
AI in der Immobilienwirtschaft: so hilft die künstliche Intelligenz bei smartem Ordner-Management
Künstliche Intelligenz. Was früher wie Fiktion klang, ist heute Realität. Selbstlernende Technologien finden ihren Weg in verschiedene Branchen und so eben auch in die Bau- und Immobilienwirtschaft! Wie funktioniert ein KI-System? Wie unterscheidet es sich zu einer klassischen Programmierung? Inwiefern ist es hilfreich für die Bau- und Immobilienbranche und wie funktioniert docunites® KI basierte Software „NEO“? Künstliche Intelligenz einfach erklärt Erstmal zur allgemeinen Definition. Künstliche Intelligenz (auch AI, Artificial Intelligence) beschreibt Technologien, die kognitive Fähigkeiten nachahmen, zu denen bisher nur Menschen fähig waren. Dies beinhaltet die Entwicklung von Algorithmen zur Klassifizierung, Analyse und Vorhersage von Daten, aber auch, auf...
Immobilien DMS vs. klassisches DMS
Welchen Zweck erfüllt ein DMS (Dokumenten Management System) und wie unterscheidet sich eines auf Immobilienprofis zugeschnittenes? Wie lässt sich ein Real Estate DMS in den digitalen Alltag integrieren und Teams effizienter und agiler kollaborieren? In unserem aktuellen Blog-Artikel beantworten wir Euch diese Fragen und zeigen Euch spannende Use Cases. Was ist ein klassisches DMS? Ein DMS ist ein Dokumenten-Management System und wie der Name schon verrät, managed dieses System Dokumente. Dabei wird der aktuelle Dokumentenbestand digitalisiert und ist somit für Mitarbeiter zentral und digital zugänglich. Prozesse werden damit effizienter gestaltet und Teams können flexibler zusammenarbeiten. Jeder DMS-Anbieter verfügt über...
Wie ESG die Immobilienbranche nachhaltig verändert
Die Real-Estate-Industrie ist in großer Umbruchstimmung und Themen wie nachhaltiges Bauen sind aktueller und wichtiger als je zuvor. Der Handlungsdruck nachhaltig zu agieren, ist groß und mittlerweile unumgänglich, denn die Bau- und Immobilienbranche ist einer der größten CO₂-Emittenten. Was ist ESG und wieso wird es immer wichtiger? Jeder sollte mittlerweile wissen, was es mit der Abkürzung ESG auf sich hat, doch hier nochmal eine kurze Zusammenfassung. Die englische Abkürzung ESG steht für Environment Social Governance, was übersetzt so viel bedeutet wie Umwelt, Soziales und Unternehmensführung. „Umwelt“ umfasst u. a. die effiziente Nutzung von Energie und Rohstoffen. „Sozial“ bezieht sich auf...
Zentralen Dokumenten-Plattform für alle Abteilungen & Lebenszyklusphasen
Während gefühlt die ganze Welt von Web3 und Dezentralität redet, finden wir, dass in einem ganz bestimmten Bereich Zentralität unabdingbar ist: in Unternehmen und dort, wo Menschen zusammenarbeiten. Stellt Euch mal vor, der Mietvertrag liegt bei Abteilung X, das Übergabeprotokoll bei Y und die Quartalsberichte in Z - wie sollen Teams auf diese Weise effizient kollaborieren? Im folgenden Blogartikel sehen wir an, was eine zentrale und effiziente Plattform für Unternehmen bewirken kann. Dynamische Zusammenarbeit Bei unserem eingangs beschriebenen Szenario liegen alle Dokumente sorgfältig in ihren zuständigen Abteilungen. Wo ist also der Haken? Der Haken befindet sich dort, wo Abteilungen interaktiv...
Immobilienfirmen werden digital: so geht gutes Change-Management
Es ist nicht immer die Geschäftsleitung, welcher der digitale Wandel schwerfällt und welche mit angezogener Handbremse agiert. Gerade wenn Immobilienfirmen beschließen, ihre Digital-Strategie in Angriff zu nehmen, stoßen sie bei einem Teil der Belegschaft oftmals auf Bedenken und Unsicherheit. Doch nur, wenn das ganze Team an einem Strang zieht, kann der Change-Prozess gelingen. Im Folgenden zeigen wir Euch, die nach unserer Erfahrung wichtigsten Maßnahmen. 01 Transparente Kommunikation Die Basis eines jeden guten Change Prozesses ist eine offene Kommunikation: Was wollen wir erreichen? Welche Meilensteine haben wir uns gesetzt? Wer sind die Ansprechpartner? In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden stehen wir...
Erfolgreiche Migration Eurer Immobilien-Dokumente – ganz ohne Kopfschmerzen!
Alleine bei dem Gedanken daran, seinen vollständigen Dokumentenbestand aller Immobilien in ein neues DMS zu migrieren, lässt einige in Unruhe verfallen, die sich in Form von Schweißperlen, Kopfschmerzen und schlussendlich Aufschieberitis bemerkbar machen. Insbesondere dann, wenn Dokumente noch physisch existieren oder das neue DMS keinen Bezug zur Real Estate Branche hat und somit alle Strukturen neu angelegt werden müssen. All das bleibt Euch bei docunite® erspart, denn unser Team bietet eine umfangreiche Unterstützung durch den ganzen Prozess und nimmt Kunden bei jedem Schritt an die Hand. Und wie das funktioniert, erklären wir Euch im Folgenden! 01 Aktuellen Bestand analysieren Sehr...
7 gute Gründe, warum die Immobilienwirtschaft ein spezialisiertes DMS braucht!
1. Mehr Zeit, weniger Dokumente-Suche Würden all Ihre Mitarbeiter für einen Monat die Zeit stoppen, wenn sie ihre Dokumente suchen, neu anlegen müssen, da veraltete Varianten nicht auffindbar sind oder zur Kollegin gehen müssen, um nachzufragen, dann käme bei vielen eine Zahl heraus, die einen schwindelig werden lässt. Wenn Sie diese Zahl nun auch noch mit dem ungefähren Stundensatz Ihrer Mitarbeiter multiplizieren, dann merken Sie schnell: dafür könnten wir ein paar neue Mitarbeiter einstellen. Gerade als Immobilienunternehmen hat man es mit unzähligen Dokumenten zu tun. Jede Immobilie hat mehrere Lebenszyklusphasen und diese wiederum zahlreiche Dokumente. Für solche monotonen Aufgaben, gibt...
Eine Allround-Software bitte!
Kennen Sie das: es ist an der Zeit für eine neue Software in Ihrem Unternehmen und Sie haben bereits konkrete Vorstellungen im Kopf und wissen genau, welche Features Ihr Team benötigt. Mit der Software verfolgen Sie vermutlich das Ziel effizienter zu arbeiten, Prozesse zu beschleunigen und zu automatisieren oder ein konkretes Problem zu lösen. Doch das Problem vor dem Sie gerade stehen lautet eher: Sie können die passende Software einfach nicht finden. Keine entspricht den genauen Anforderungen und immer fehlen irgendwelche Funktionen. Ganz ehrlich? Da geht es Ihnen, wie vielen. Oftmals ist die perfekte Software einfach noch nicht da. Wir...
Digitalisierung und Home-Office in Immobilienunternehmen – sind Sie fit für beides?
Kaum zwei Themen sorgen in der Immobilienbranche für mehr Verunsicherung und Sorgenfalten auf der Stirn, wie die Digitalisierung und das Home-Office. Für viele Unternehmen heißt es in diesen Tagen jedoch wieder: ab nach Hause. Und ohne digitale Strukturen wird das Home-Office zur unüberwindbaren Hürde. Wichtige Tipps und Erfahrungen zeigen wir Ihnen im folgenden Artikel: Wie digital ist Ihr Unternehmen? Um diese Frage beantworten zu können, werfen wir zunächst einen Blick auf die einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens. Kommunikation: Wie kommunizieren Sie? Laufen Sie am liebsten kurz zum Kollegen ins Zimmer schräg gegenüber? Braucht es für jedes Meeting immer einen physischen Konferenzraum?...
Echtzeit-Entscheidungen in der Immobilienbranche – Smart Data statt Big Data
Frauen entscheiden aus dem Bauch heraus, Männer mit Kopf!“ - das ist bis heute leider eine weit verbreitete Fehlannahme. Wie Wissenschaftler des Max-Planck-Instituts herausfanden, hängt Entscheidungsfindung weder vom Geschlecht ab, noch vom „Entscheidungstyp“. Vielmehr ist der Inhalt der Entscheidung ausschlaggebend. Während wir bei persönlichen Themen wie beispielsweise dem eigenen Kleidungsstil oder der Partnerwahl eher intuitiv entscheiden, entscheiden wir beruflich wissensbasiert – sollten wir zumindest! Das Problem: Informationen durchlaufen oft eine Vielzahl von Instanzen bis sie beim Verantwortlichen ankommen, deutsche Bürokratie erschwert den Prozess zusätzlich. Das hat nicht nur Auswirkungen auf die Entscheidungen, sondern auf das Betriebsklima: gestresste Mitarbeiter und genervte...
Update der gif-Richtlinie 2.2 für Datenräume und DMS
Mit der Version 2.2 erhält die Richtlinie „Standard zum Aufbau eines Immobiliendatenraums und Dokumentenmanagementsystems (DMS)“ ein neues Update. In Version 2.0 und 2.1 lag der Fokus auf Mietverträgen und im Weiteren auf allen Dokumenttypen der Objektebene. Jetzt folgt die Ergänzung des Klassenkatalogs um Dokumenttypen, die über die Objektebene hinausgehen, z.B. Dokumente von SPVs, HoldCos, etc. Damit bietet die Richtlinie einen Standard für die Dokumentenablage auf Objektebene und für gesellschaftsbezogene Dokumente. Dokumentklassen enthalten von nun an Attribute. Dabei handelt es sich um maschinenlesbare Werte, die zu jedem vorliegenden Dokument verfügbar sind. Der sogenannte „Dokumentenlevel“ wird durch die Kategorie der „Dimensionen“ abgelöst....
Daten, Daten, Daten! Der kleinste gemeinsame Nenner der Immobilienbranche? Dokumente.
Kaum eine andere Branche hat eine so starke Abhängigkeit zu Dokumenten wie die Immobilienbranche. Das ist leicht nachzuvollziehen, recherchiert man welche Bedeutung das Wort „Dokument“ hat. Betrachten wir das Vergangene und richten unseren Blick auf die Zukunft. Dokument (lat. documentum ‚beweisende Urkunde‘, über docere ‚lehren‘) (Quelle: Wikipedia) „Beweisende Urkunde“ - Diese Umschreibung zeigt, was wir heute in der Branche sehen. Niemand kann auf die Dokumente verzichten, sei es im Investment Management, wenn es um potenzielle Ankäufe geht oder auch im Fonds-, Asset- und Property Management, besser gesagt im gesamten Immobilienlebenszyklus. Dokumente werden herangezogen, um sich ein „Bild“ von dem Asset...
Präsentation | Digital Real Estate Day | KI im Dokumentenmanagement – Vom Hype zur Produktivität
Präsentation | Digital Real Estate Day | Do 22.10.20 KI im Dokumenten-management – Vom Hype zur Produktivität SPEAKER | Salvatore Prestipino | Solution Expert docunite® GmbH Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement ist aktuell der Hype in der Immobilienbranche. Die automatische Dokumentenerkennung und Sortierung sparen viel Zeit - doch was passiert im Anschluss mit den Dokumenten? Wie schafft man eine nachhaltige Strategie für ein zukunftsorientiertes Dokumentenmanagement? Häufige Ursachen für Datenchaos und Duplikate? Mögliche Risiken? Wie hilft Ihnen die KI im Dokumentenmanagement? Wo landen die bereinigten Dokumente? Welche Ablagestruktur macht langfristig Sinn? Was Sie schon jetzt...
KI im Dokumentenmanagement – Vom Hype zur Produktivität
Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement ist aktuell der Hype in der Immobilienbranche. Die automatische Dokumentenerkennung und Sortierung sparen viel Zeit – doch was passiert im Anschluss mit den Dokumenten? Wie schafft man eine nachhaltige Strategie für ein zukunftsorientiertes Dokumentenmanagement? Die Ausgangssituation Nach Schätzungen liegen 80% aller Dokumente in Unternehmen in unstrukturierter Weise vor. Geht es um Immobilien, so wird man mit einer regelrechten Dokumentenflut konfrontiert. Die Ablage innerhalb der Unternehmen ist dabei in den meisten Fällen historisch gewachsen und wirkt nicht selten chaotisch. Ein Dokumentenbestand mit einem Anteil von 50% oder mehr Duplikaten ist mitunter keine Seltenheit und häufig ist man...
Update der gif-Richtlinie 2.1 für Dokumentenmanagement – Dokumente finden statt suchen!
Die Richtlinie „Standard zum Aufbau eines Immobiliendatenraums und Dokumentenmanagement-Systems (DMS)“ hat am 11.05.2020 ein Update erhalten. Dokumentenklassen wurden bereits mit der Version 2.0 eingeführt. Jetzt wurden die Standards erweitert. Mit Version 2.1 soll damit ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht werden. Denn nur mit kompatiblen Standards kann das funktionieren. Die Vorteile auf einen Blick Dimensionen-Logik – Dokumente & Informationen schneller finden 164 Dokumentenklassen – höhere Detailtiefe der Dokumente Metadaten (Attribute) – bessere Transparenz bei Datenräumen und DMS Zunächst wurden die Dokumentenklassen von bisher 62 auf jetzt 164 erweitert. Damit steigt die Detailtiefe für Dokumente. So...
Dokumentenmanagement trifft auf Immobilienbranche – Warum Datenräume nicht ausreichen und wie ein spezialisiertes DMS hilft
Dokumentenmanagement trifft auf Immobilienbranche – Warum Datenräume nicht ausreichen und wie ein spezialisiertes DMS hilft Effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur eine Herausforderung an die Technologie sondern auch an das Mindset der Anwender. Denn in den meisten Fällen erfolgt die Dateiablage ordnerbasiert und historisch gewachsene Ordnerstrukturen sind Bestandteil vieler Unternehmen und Datenräume. Aber es gibt Abhilfe. Gerade in Bezug auf den gesamten Immobilienlebenszyklus lässt sich eine vollständige Dokumentation verwirklichen, bei der alle beteiligten Rollen Ihre eigene Ansicht auf den zentralen und eindeutigen Daten- und Dokumentenbestand haben. Ordnerdenken: Wie klassische Ablagestrukturen moderne Systeme behindern Seit der...
Die 5 Stufen zum innovativen Dokumentenmanagement
Wie können Sie Ihren Reifegrad in Bezug auf das Dokumentenmanagement bestimmen, um damit die Basis für eine innovative und zukunftsorientierte Verwaltung Ihres Dokumentenbestandes zu schaffen? Damit beschäftigen wir uns in diesem Beitrag. Wie erkennen Sie generell den Bedarf für ein professionelles Dokumenten Management System (DMS)? Wenn Sie eine oder mehrere der folgenden Fragen mit „ja“ beantworten, schlummert in Ihrem Unternehmen ein nicht unerhebliches Potenzial zur Kostenminimierung und Effizienzsteigerung. Gehören wichtige Dokumente zu Ihrem Arbeitsalltag? Suchen Sie mehrmals am Tag nach wichtigen Dokumenten und ist die Suche zeitaufwändig? Versenden Sie regelmäßig Dokumente und Informationen für Kollegen per E-Mail? Stellen Sie...
Effizienzgewinn durch intelligente Plattformen im Immobilien Asset Management
Die Digitalisierung ist in der Immobilienbranche längst angekommen und es ist weitaus mehr als nur ein Trend. Aber was bedeutet die Digitalisierung übergreifend betrachtet für die gesamte Branche und ist es nicht eher eine Evolution, statt einer Transformation? Die Digitalisierung ist in der Immobilienbranche längst angekommen und es ist weitaus mehr als nur ein Trend. Aber was bedeutet die Digitalisierung übergreifend betrachtet für die gesamte Branche und ist es nicht eher eine Evolution, statt einer Transformation? Verständlicherweise streben Unternehmen zunächst danach sich selbst zu optimieren, indem effizientere Prozesse geschaffen und etablierte Prozesse automatisiert werden. Dabei ist der Weg das Ziel...
