Wie können Sie Ihren Reifegrad in Bezug auf das Dokumentenmanagement bestimmen, um damit die Basis für eine innovative und zukunftsorientierte Verwaltung Ihres Dokumentenbestandes zu schaffen? Damit beschäftigen wir uns in diesem Beitrag.

Wie erkennen Sie generell den Bedarf für ein professionelles Dokumenten Management System (DMS)?

Wenn Sie eine oder mehrere der folgenden Fragen mit „ja“ beantworten, schlummert in Ihrem Unternehmen ein nicht unerhebliches Potenzial zur Kostenminimierung und Effizienzsteigerung.

• Gehören wichtige Dokumente zu Ihrem Arbeitsalltag?
• Suchen Sie mehrmals am Tag nach wichtigen Dokumenten und ist die Suche zeitaufwändig?
• Versenden Sie regelmäßig Dokumente und Informationen für Kollegen per E-Mail?
• Stellen Sie sich gelegentlich die Frage nach der aktuellsten Version eines Dokumentes?
• Sie arbeiten in historisch gewachsenen Ordnerstrukturen, die ein tiefes Verständnis und Erfahrung in der Art und Weise der Ablage erfordern?
• Stellen Sie sich die Frage, ob Dokumente in diesen oder jenen Ordner oder sogar in beide Ordner abzulegen sind?

Innovatives Dokumentenmanagement erleichtert die Arbeit

Ein professionelles Dokumenten-Management-System optimiert und automatisiert Aktivitäten, um die Ineffizienz von Informationssilos und getrennten Prozessen zu beseitigen und somit Menschen optimal mit den, zum jeweiligen Zeitpunkt relevanten, Informationen und Dokumenten zu versorgen.

Diese Aktivitäten umfassen die Integration und den Abgleich strukturierter und unstrukturierter Informationsquellen aus Papier- oder digitalen Quellen, in Textform oder in Form von alphanumerischen Daten.

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen in Bezug auf Geschäftsdokumente können durch eine Vielzahl von Technologien realisiert werden und für einen bestimmten Tätigkeitsbereich oder funktionale Prozesse durchaus sehr spezifisch sein.

Die Basistechnologien eines professionellen Dokumenten-Management-Systems umfassen bspw.:

• Klassifizierung und Erkennung von Dokumentarten
• Intelligente und nachhaltige Erfassung der Dokumente
• Unterschiedliche Ansichten auf einen eindeutigen Dokumentenbestand
• Datenextraktion bspw. per OCR
• Geschäftsprozessmanagement
• Integration in Unternehmensanwendungen (wie bspw. CRM- und ERP-Systeme).
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Ihr Reifegrad im Dokumentenmanagement

Wir glauben, dass sich der Reifegrad der Automatisierung von Dokument-bezogenen Workflows von denen anderer Geschäftsprozesse unterscheidet.

Untersuchungen haben gezeigt, dass sich die Workflows der einzelnen Geschäftsbereiche teils in einem frühen Stadium (Level 2, siehe Abbildung) der Automatisierung befinden und von diesem Stadium in das grundlegende Stadium der Reife (Level 3) übergehen.

Es gibt jedoch horizontale und vertikale Workflows, die sich in der nachhaltigen Phase befinden und mit der Integration von Plattform-Technologien begonnen haben, somit also auf die verwaltete Phase (Level 4) migrieren.

Bei diesen Workflows handelt es sich in der Regel um ERP-, CRM- und Buchhaltungs-Prozesse und Applikationen, die sich allmählich in Kunden- bzw. Nutzer-orientierte Anwendungen weiterentwickeln.

Um zu skizzieren, was für die Weiterentwicklung Ihres Dokumentenmanagements benötigt wird, ist es wichtig zuerst in Erfahrung zu bringen, was die Eigenschaften des jeweiligen Reifegrades/Levels sind.

Die folgende Abbildung fasst die digitale Transformation des Dokumenten-Management-Reifegrades von der am wenigsten ausgereiften Ad-hoc-Phase (Level 1) bis zur effektivsten und optimierten Phase (Level 5) zusammen.

Eine wichtige Anleitung, um die einzelnen Phasen zu durchlaufen und den Reifegrad Ihres Dokumenten-Managements zu verbessern

Zunächst sollten Sie ein Team für Ihre digitale Strategie aufbauen, das die erforderlichen Kompetenzen, fundierte Kenntnisse der Arbeitsabläufe und Compliance- / behördlichen Anforderungen zusammenbringt, um eine möglichst effiziente Umgestaltung des Arbeitsablaufs und die Akzeptanz, sowie das Commitment Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.

Wir empfehlen immer ein möglichst multidisziplinäres Team mit bspw. Mitgliedern aus:

Geschäftsbereich - Menschen, die Geschäftsziele, Rahmenbedingungen und Abläufe wie kein anderer kennen.

Human Resources - Menschen, die den Wandel bewältigen, unterstützen und das Team einbeziehen können.

IT - Spezialisten, die Sicherheit, Datenschutz und die Systemintegration sicherstellen.

Legal und Compliance - Mitarbeiter, die garantieren, dass Sie Informationen (rechtlich) korrekt verwalten, um zukünftige Probleme zu vermeiden.

Personen aus Ihrer Branche, die in einigen Sitzungen anwesend sein sollten, um zu bestätigen, dass alles gemäß den bestehenden bzw. aktuell entstehenden Standards erfolgt.

Im Anschluss sollten das Team gemeinsam mit ausgewählten Spezialisten, in Form von professionell durchgeführten Workshops, die IST-Situation beleuchten und mögliche Lösungsszenarien modellieren.

Folgend finden Sie detailliertere Beschreibungen zu den jeweiligen Phasen:

Stufe 1 (ad-hoc): Ad-hoc ist eine hervorragende Beschreibung dieser Phase, da es keine organisierte oder koordinierte Strategie für die Verwaltung von Dokumenten und weiteren Inhalten innerhalb der Organisation gibt. Inhaltsbezogene Workflows basieren größtenteils auf Papier und / oder der Inhalt wird zufällig über digitale Repositories verteilt, einschließlich E-Mail, freigegebene Laufwerke, USB-Sticks (oder andere physische Medien). Es gibt keine gezielten Bestrebungen und Investitionen, sowie Vorgaben durch das Management.

Stufe 2 (opportunistisch): Unternehmen haben in dieser Phase Technologie bereitgestellt und einige Prozesse für das Content-Management etabliert. Der Anwendungsbereich ist jedoch abteilungsweit oder gar unternehmensweit, auf Kosten der Flexibilität und somit der Akzeptanz innerhalb des Unternehmens. Die Planung erfolgt kurzfristig und die Finanzierung konzentriert sich auf bestimmte taktische Möglichkeiten. Dies bedeutet, dass eine unternehmensweite Strategie oder ein unternehmensweites Budget noch fehlt und die abteilungs- oder bereichsübergreifende Zusammenarbeit ad hoc und begrenzt ist.

Stufe 3 (wiederholbar): In dieser Phase wurden der Wert und die Effizienz, die in den einzelnen Silos erzielt wurden, auf höchster Ebene innerhalb der Organisation anerkannt, und Dokument-Management-Initiativen wurden auf eine zentrale Lösung umgestellt. Das unternehmensweite Dokumenten-Management über ein oder mehrere zentral verwaltete Repositories bietet eine eindeutige Informationsquelle, als Single Source of Truth.

Stufe 4 (verwaltet): In dieser Phase ist das Unternehmen von der Bereitstellung monolithischer, einheitlicher Anwendungen zur Implementierung von speziell entwickelten Dokumenten-Management-Lösungen übergegangen, wobei die am besten geeigneten Module aus einem gemeinsamen Technologiestack verwendet wurden. Eine einheitliche Oberfläche ermöglicht den Zugriff auf mehrere Inhaltsrepositories, auf die jederzeit und von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann. Die Kompetenzzentren für Dokumenten-Management sind formalisiert, und es wurden globale Shared-Services-Teams für wichtige Anwendungsfälle und Workflows eingerichtet.

Stufe 5 (optimiert): In den ausgereiftesten Organisationen ist Dokumentenmanagement (bzw. Content-Management) eine Kernkomponente von umfassenderen strategischen, gut finanzierten und transformierenden Anwendungen. Es besteht eine Kultur der kontinuierlichen Innovation in der Zusammenarbeit, und das Management unterstützen Veränderungs- und Entwicklungsprozesse. Kognitive- und KI-Systeme unterstützen Content-Management-Prozesse, einschließlich der Suche und Entscheidungsfindung in inhaltsorientierten Workflows, sowie die Informations-Governance.

Jede Dimension trägt dazu bei, dass ein Unternehmen von einer Stufe zur nächsten voranschreiten kann und so einen höheren Reifegrad für das Dokumenten-Management erreicht. In jeder Phase entwickelt die Organisation in jeder Dimension (Vision, Mitarbeiter, Prozess, Technologie und Anwendungsfälle) stärkere Fähigkeiten und Kompetenzen.

Unternehmen konzentrieren sich heutzutage auf die Optimierung von Prozessen, die Gewährleistung von Sicherheit und Compliance sowie die optimale Nutzung des geschäftlichen Nutzens ihrer Inhalte. Zu diesem Zweck müssen Unternehmen unbedingt die Prozesse und Technologien für die Verwaltung von Unternehmensinhalten bewerten. Dieses Reifegradmodell bietet einen entsprechenden Bewertungsrahmen.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Bestimmung Ihres Reifegrades oder bei der Erreichung der nächste Stufe? Wir unterstützen Sie gerne dabei.

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