7 gute Gründe, warum die Immobilienwirtschaft ein spezialisiertes DMS braucht!

7 gute Gründe, warum die Immobilienwirtschaft ein spezialisiertes DMS braucht!

Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH

1. Mehr Zeit, weniger Dokumente-Suche

Würden all Ihre Mitarbeiter für einen Monat die Zeit stoppen, wenn sie ihre Dokumente suchen, neu anlegen müssen, da veraltete Varianten nicht auffindbar sind oder zur Kollegin gehen müssen, um nachzufragen, dann käme bei vielen eine Zahl heraus, die einen schwindelig werden lässt. Wenn Sie diese Zahl nun auch noch mit dem ungefähren Stundensatz Ihrer Mitarbeiter multiplizieren, dann merken Sie schnell: dafür könnten wir ein paar neue Mitarbeiter einstellen.

Gerade als Immobilienunternehmen hat man es mit unzähligen Dokumenten zu tun. Jede Immobilie hat mehrere Lebenszyklusphasen und diese wiederum zahlreiche Dokumente.

Für solche monotonen Aufgaben, gibt es bereits intelligente Systeme, wie unser DMS von docunite®, das Dokumentenbestände abteilungsübergreifend und in Echtzeit für alle verfügbar macht. Kunden berichten unser immer wieder, wie überrascht sie über den unglaublichen Zeitgewinn sind.

2. Kosten sparen - von ineffizienten Prozessen bis zum schlechten Deal

Unoptimierte Prozesse, Zeitverlust durch ewiges Suchen von Dokumenten, Mitarbeiter, die sich nicht auf das Wesentliche konzentrieren können oder im worst case: ein schlechter Immobiliendeal, da relevante Dokumente für die Entscheidung nicht vorhanden waren. All diese Szenarien haben dieselbe Folge: sie kosten dem Unternehmen Geld und haben keinen Wert.

Mit einem immobilienspezifischen Dokumenten-Management-System können Teams effizient an aktuellen Dokumenten arbeiten, verlieren keine Zeit durch mühsames Zuordnen, da dies eine KI erledigt und alle wichtigen Dokumente für eine gute Entscheidungsgrundlage sind zu jedem Zeitpunkt aktuell verfügbar.

3. Mehr Flexibilität durch ortsunabhängige Nutzung

Ab ins Home-Office! - Und was machen wir mit den ganzen Dokumenten im Keller und in unseren Schränken? Eine Frage, die wir in 2020 zu oft gehört haben und ein Problem, vor dem ein Großteil der Immobilienwirtschaft stand: nicht digitalisierte Dokumente.

Egal wo sich Ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner befinden, ob im Home-Office oder auf der anderen Seite des Globus - mit einem DMS sind alle Dokumente in digitaler Form zugänglich. Diese gewonnene Flexibilität schenkt Ihnen Mitarbeiterzufriedenheit, eine schnelle Reaktionsfähigkeit und ein stabileres Unternehmenswachstum.

4. Datensicherheit & Schutz Ihrer vertraulichen Dokumente

Sofern Sie Ihren Mitarbeitern die Sicherung und Aufbewahrung ihrer Dokumente selbst überlassen, müssen Sie damit rechnen, dass einige vergessen, ihre Backups zu machen, dass sie auf unsicheren Seiten surfen oder dass Ihre Kollegen unterwegs vergessen, den VPN zu nutzen. Eine zentrale Plattform für Ihren Dokumentenbestand, welche für das ganze Team nutzbar ist, braucht keine manuellen Backups und der Schutz ihrer Dokumente ist nicht mehr unmittelbar an den PC Ihres Kollegen geknüpft.

Die Sicherung von Dokumenten ist ein derart zentrales und wichtiges Thema und zugleich wird diesem Thema viel zu wenig Beachtung geschenkt. Mit einem DMS schaffen Sie eine sichere Basis, die selbstverständliche weitere Vorkehrungen benötigt, aber nicht mehr von jedem einzelnen Kollegen abhängt.

5. Zufriedene & produktive Mitarbeiter

Wir arbeiten alle lieber effizient und Sinn stiftend. Wenn Sie sich motivierte Immobilienfachkräfte in Ihr Team holen, dann haben diese auch eine gewisse Erwartungshaltung an ihre tägliche Arbeit und die bereitgestellten, digitalen Strukturen. Holen Sie also das Beste aus Ihrem Team heraus und ermöglichen Sie mit einem zentralen und immobilienspezifischen Dokumenten-Management eine produktive Arbeitsatmosphäre.

6. Entscheidungen schnell & datenbasiert treffen

Als wachstumsorientiertes Unternehmen haben Sie keine Zeit für langwierige Entscheidungsprozesse. Was die Immobilienwirtschaft mehr, denn je benötigt: Geschwindigkeit, Effizienz und intelligente Systeme. Genau diese Parameter vereint ein DMS. Denn was benötigen Sie für eine gute und schnelle Entscheidung? Sie benötigen alle wichtigen, relevanten und vor allem aktuellen Dokumente an einem Ort und sofort zugänglich. Wenn Ihre Kollegin gestern noch eine KPI geändert hat und Sie noch das alte Dokument vorliegen haben, da Ihre Kollegin vergessen hat diese Änderung mitzuteilen, kann dies fatale Folgen haben.

7. Auf die Immobilienwirtschaft fokussiert

Zu guter Letzt: wieso benötigt die Immobilienwirtschaft ein DMS, das genau auf sie abgestimmt ist? Sie ahnen es bestimmt. Weil dieses DMS alle Lebenszyklusphasen abdeckt, entsprechende Prozesse und Checklisten bereits anbieten kann, Ihre Sprache spricht, Ihre Probleme kennt und bereits einen funktionierenden Standard für Ihre Immobilienprojekte bietet. Zudem ist ein immobilienspezifisches DMS darauf fokussiert, Schnittstellen zu anderen Immobilien-Softwares zu implementieren.

Sie möchten mehr zu unserem DMS docunite® erfahren? Vereinbaren Sie gerne einen Demo-Termin.

ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

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