Die Mehrzahl der Leser hier ist sich sicherlich bewusst, dass physische Dokumente und Daten nicht per se sicherer sind, als digitale. In der Regel ist es genau andersherum. Doch die Frage stellt sich dennoch: wenn ich meinen gesamten Dokumenten-Bestand in eine Cloud – also in ein DMS – ablege, wie sicher sind meine Daten? Wie gut sind sie vor Hacker Angriffen geschützt? Und wie sorgfältig geht der Anbieter mit meinen Daten um?

Einhaltung der DSGVO als DMS-Anbieter für die Immobilienwirtschaft

Mit der in 2018 neu verordneten Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterliegen alle Unternehmen innerhalb der EU besonderen Richtlinien für den sorgfältigen Umgang mit den Daten anderer. Als DMS-Anbieter sind wir von docunite® in besonderem Maßnahme davon betroffen und sind uns unserer Verantwortung bewusst. Anwender eines DMS sollten also jederzeit Transparenz über die Verwendung ihrer Daten haben und können Rechte jederzeit erteilen oder zurückziehen. Ein externer Datenschutzbeauftragter muss ab einer gewissen Unternehmensgröße ohnehin verpflichtend hinzugezogen werden, kann jedoch in einigen Unternehmen auch schon frühzeitig sehr hilfreich sein, um die strengen Vorschriften gewissenhaft erfüllen zu können.

Verantwortung von Unternehmen und ihren Mitarbeitenden in Bezug auf ihre Sicherheit

Mitunter das größte Sicherheitsrisiko entsteht bei ungeschulten Mitarbeitenden. Fehlende Sicherheitsrichtlinien, mangelndes Verständnis für die Sensibilität von Daten oder schlichtweg Gutgläubigkeit. Aus diesem Grund sind nicht nur unsere Mitarbeitenden bei docunite® bestens über sämtliche Sicherheitsmaßnahmen bei docunite® informiert, sondern werden laufend geschult und erhalten klare Richtlinien. Es liegt zwar nicht im Verantwortungsbereich eines DMS-Anbieter seine Kunden über Sicherheitsmaßnahmen aufmerksam zu machen, wird bei uns in docunite® aber dennoch gemacht. Unser System baut bereits auf einem sicheren Fundament auf und dennoch sollten Mitarbeitende auf Risiken und Anwender auf einfache Sicherheitsmaßnahmen aufmerksam gemacht werden.

Maßnahmen bei docunite®

Selbstverständlich bewegt auch uns das Thema Sicherheit seit Stunde Null. Wir bieten eine zentrale Plattform für unzählige Dokumente. Hohe Sicherheitsstandards und starke Partner haben für uns hier höchste Priorität. Über die klassischen Maßnahmen, wie starke Passwörter, sauberer Code und Penetrationstests hinaus, arbeiten wir mit externen Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten zusammen. Diese führen in regelmäßigen Abständen Audits durch, trainieren und klären unsere Mitarbeiter auf und unterstützen uns bei sämtlichen weiteren präventiven Maßnahmen, um unseren Kunden die höchsten Sicherheitsstandards zu bieten.

In unserem nächsten Blogartikel gehen wir auf die Rolle der BaFin und regulatorischen Maßnahmen zur Sicherheit von Daten ein.