Dokumentenmanagement trifft auf Immobilienbranche – Warum Datenräume nicht ausreichen und wie ein spezialisiertes DMS hilft

Effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur eine Herausforderung an die Technologie sondern auch an das Mindset der Anwender. Denn in den meisten Fällen erfolgt die Dateiablage ordnerbasiert und historisch gewachsene Ordnerstrukturen sind Bestandteil vieler Unternehmen und Datenräume. Aber es gibt Abhilfe. Gerade in Bezug auf den gesamten Immobilienlebenszyklus lässt sich eine vollständige Dokumentation verwirklichen, bei der alle beteiligten Rollen Ihre eigene Ansicht auf den zentralen und eindeutigen Daten- und Dokumentenbestand haben.

Seit der Einführung der Dateisysteme in den frühen 70er Jahren denken wir förmlich in hierarchischen Ablagestrukturen, sprich Ordnern.

Diese Form der Kategorisierung bietet einige Vorteile gegenüber einer linearen Ablage.
Stellen Sie sich mal vor alle Dokumente Ihres Unternehmens würden in einem einzigen Ordner liegen.
Wie soll man da etwas wiederfinden?

Ordner haben sich im Laufe der Zeit somit berechtigterweise etabliert und zu einer hohen Akzeptanz bei den Anwendern geführt.

Allerdings ist das Denken teilweise so in diesen Strukturen festgefahren, dass selbst Systeme welche effizientere Möglichkeiten bieten, einfach wieder in die vorherige Hierarchie gezwängt werden. Ein schönes Beispiel dafür ist Microsoft SharePoint.

Durch die zahlreichen Projekte aus unserer Vergangenheit und den Berührungspunkten mit SharePoint haben wir nicht selten „klassische Ablagestrukturen in einer Website“ gesehen, was ebenfalls nicht zu den gewünschten Ergebnissen wie Zeit- und Kostenersparnis, sowie verbesserte Datenqualität führt.

Aber fangen wir vorne an.

Welche Vorteile bieten Ordner?

  • Logische Aufteilung von Dokumenten in Unterordner
  • Schnelle Erstellung individueller Ordnerstrukturen
  • Einfache Kategorisierung
  • Einfache und schnelle Vergabe von Berechtigungen inkl. Vererbung
  • Einfache Migration zwischen verschiedenen ordnerbasierten Systemen bspw. lokales Dateisystem, NAS, DropBox, etc.
  • Hohe Akzeptanz und Identifikation bei den Mitarbeitern, da bereits über viele Jahre etabliert

Die Nachteile von Ordnern!

  • Eindimensionale Ablagestruktur
  • Ablagestruktur forciert die Frage nach dem „Wo“ anstatt „Was“ und „Warum“
  • Dokumente können eindeutig nur einem Ordner zugewiesen werden
  • Erfordert bei übergreifender Zusammenarbeit in der Regel Duplikate
  • Zwanghafte Anpassung der Arbeitsweise an die Ordnerstruktur
  • Duplikate werfen die Frage nach der aktuellen Version auf
  • Beschränkung der Pfadlänge und dadurch ggf. Inkompatibilität zu anderen, insbesondere web-basierten Systemen
  • Komplexere Ordnerstrukturen erfordern eine Einarbeitung, insbesondere bei Personalwechsel
  • Kein Überblick über den Dokumentenbestand, führt nicht selten zum „Klick ins Leere“
  • Aufwändige Migration bei Änderung der Ordnerstruktur und Sicherstellung der Berechtigungen
  • Die Sicherstellung der Einhaltung der Informations-Governance ist herausfordernd
  • Keine nachhaltige und sichere Möglichkeit zur Standardisierung von Ablagestrukturen
  • Keine Abbildung von Ablagestrukturen in mehreren Sprachen, bspw. für internationale Teams

Nun haben wir uns nochmal verdeutlicht was die Vor- und Nachteile von Ordnerstrukturen sind. Wir merken uns, dass nahezu alle Datenräume am Markt auch auf mehr oder weniger der gleichen Handhabung von Ordnern beruht.

Aber wie kann man das Ganze nun effizienter lösen? – Schauen Sie sich auch die 5 Stufen zum innovativen Dokumentenmanagement an.

Hierbei gibt es unterschiedliche Ansätze.

Naheliegend ist ein metadatenbasiertes System zu etablieren.

Wir erinnern uns, in der klassischen Ordnerstruktur findet die Klassifizierung des Dokumentes maßgeblich über den Dateinamen und den hierarchischen Ablageort statt.

Ein Beispiel einer klassischen Ordnerstruktur:

_Vertragliche Dokumente
___Mietverträge
_____Entwürfe
_______Entwurf Mietvertrag Kündigung 30.09.2019 Muster GmbH Potsdamer Platz 1.pdf

Neben der Dokumentenart werden in der Regel weitere relevante Informationen, so genannte Metadaten, des Dokumentes mit in den Dateinamen aufgenommen.

In einem Dokumenten-Management-System (kurz DMS) werden nun die Metadaten mit dem Dokument verknüpft. Das sieht dann bspw. wie folgt aus:

Dateiname:
Status:
Dokumentenart:

Gekündigt zum:
Objekt:
Mieter:

Mieteinheit:

Entwurf Mietvertrag Kündigung…OG1.pdf
Entwurf
Mietvertrag Kündigung
30.09.2019
Potsdamer Platz 1
Muster GmbH
OG1

Die Vorteile durch die Verwendung von Metadaten

  1. Sie können Dokumente nun auf Basis dieser Werte suchen, filtern und gruppieren
  2. Die Werte können zur Prozessautomatisierung und durch Integration von anderen Systemen weiterverwendet werden
  3. Es lassen sich Kontexte bilden, um Dokumente in mehreren Dimensionen bzw. virtuellen Ansichten anzuzeigen. Hierauf gehen wir gleich noch genauer ein!

In einem rein metadaten-basierten System fühlen sich Mitarbeiter aber auch schnell verloren.

Stellen Sie sich einen Prozess vor, in dem Sie kurzzeitig unterschiedliche zusammengehörende Dokumente benötigen.

Hier kann eine hierarchische Struktur durchaus hilfreich sein, vor allem, wenn alle obigen Nachteile klassischer Ordnerstrukturen entfallen.

Das Beste aus beiden Welten = Virtuelle Ansichten

Erinnern Sie sich noch an die zuvor erwähnten Kontexte? Aus dem genannten Beispiel ergeben sich die folgenden Kontexte: Objekt, Mieteinheit, Mieter und als Bindeglied zwischen Mieteinheit und Mieter das Mietverhältnis.

Das Ergebnis ist nun, dass wenn Sie Dokumente suchen, sich die Frage vom „Wo“ Kontexte und virtuelle Ansichten(Ablageort) zum „Was“ (bspw. Dokumentart) oder „Warum/Wozu“ (Kontext) verschiebt.

Diese Vorgehensweise ist deutlich intuitiver, aber ordnerbasierte Systeme haben uns über einen sehr langen Zeitraum so „erzogen“, dass wir in der Regel nach dem Ablageort suchen.

Unter anderem basiert der Ursprung der Volltextsuche darauf Dokumente auf Basis ihres Inhaltes besser auffindbar zu machen. Innerhalb der Suchergebnisse wird dann häufig der gewünschte Kontext durch Filterung genauer festgelegt, um die Suchergebnisse weiter einzuschränken.

Das heißt Sie geben dem Ganzen stattdessen nun einen Kontext (bspw. „Ich suche die Kündigung (Dokumentart) des Mieters XYZ (Kontext) zur Mieteinheit OG1 (Kontext) im Objekt Potsdamer Platz 1 (Kontext)“).

Sie müssen nun nicht mehr wissen, wo das Dokument initial abgelegt wurde, da es dem jeweiligen Kontext zugeordnet wurde und Sie über den Kontext schnell zu dem gesuchten Dokument und weiteren zugehörigen Dokumenten gelangen.

Idealerweise müssen Sie sich nicht zwischen der alten Ablagestruktur und einer metadaten-basierten Lösung entscheiden.

Durch eine intelligente Kombination profitieren Sie von dem Besten aus beiden Welten und sorgen durch einen höheren Bedienkomfort schrittweise für eine höhere Akzeptanz des metadatenbasierten Ansatzes, da sich das Mindset der Anwender sukzessive anpassen wird.

Die Zauberformel: Dokumente klassifizieren!

Stellen Sie sich vor Sie klassifizieren ein Dokument indem Sie die Dokumentenart „Mietvertrag“ festlegen. Auf Basis dieser Zuordnung ergibt sich nun in welchen „Ordnern“ das Dokument angezeigt werden soll. Das Dokument bleibt jederzeit eindeutig, erscheint jedoch an verschiedenen Stellen.

Für die Immobilienbranche leistet die Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e.V. (kurz gif e.V.) einen wichtigen Beitrag, um bspw. relevante Dokumentklassen zu identifizieren und diese einem gemeinschaftlich erarbeiteten Index für die Transaktion zuzuordnen. Dies ist die Grundlage, um den Datenaustausch im Zuge von Immobilien-Transaktionen zu standardisieren.

Die Ordnerstrukturen bzw. der Index mutiert dabei zu einer hierarchischen Verschlagwortung, die u.a. auch mehrsprachig sein kann.

Mit dieser Grundlage lassen sich beliebige weitere hierarchische Ansichten mit unterschiedlichen Berechtigungen erzeugen, welche die individuellen Anforderungen bspw. abteilungsübergreifender Zusammenarbeit flexibel abbilden können.

Der Dokumentenbestand bleibt zentral und eindeutig und die Frage nach der aktuellsten Version erübrigt sich.

Gerade in Richtung Informations-Governance bietet das erhebliche Vorteile, da diese sich transparenter gestaltet und die Einhaltung sichergestellt werden kann.

Fazit

Innovatives Dokumentenmanagement bezieht den Menschen mit ein und nimmt Rücksicht auf die bisherige Arbeitsweise.

Im gleichen Zuge sorgt es für eine hohe Akzeptanz innovative Arbeitsweisen zu adaptieren, da sie den Arbeitsalltag und die Zusammenarbeit in Teams deutlich erleichtern und gleichzeitig für mehr Nachhaltigkeit sorgen.

Die Kombination aus Struktur und Metadaten ist dabei der Schlüssel zum Erfolg, um die nächste Stufe, hin zu einem effizienteren Dokumentenmanagement, zu erreichen.

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