Immobilien DMS vs. klassisches DMS

Immobilien DMS vs. klassisches DMS

Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH

Welchen Zweck erfüllt ein DMS (Dokumenten Management System) und wie unterscheidet sich eines auf Immobilienprofis zugeschnittenes? Wie lässt sich ein Real Estate DMS in den digitalen Alltag integrieren und Teams effizienter und agiler kollaborieren? In unserem aktuellen Blog-Artikel beantworten wir Euch diese Fragen und zeigen Euch spannende Use Cases.

Was ist ein klassisches DMS?

Ein DMS ist ein Dokumenten-Management System und wie der Name schon verrät, managed dieses System Dokumente. Dabei wird der aktuelle Dokumentenbestand digitalisiert und ist somit für Mitarbeiter zentral und digital zugänglich. Prozesse werden damit effizienter gestaltet und Teams können flexibler zusammenarbeiten. Jeder DMS-Anbieter verfügt über unterschiedliche Features und daher variieren die Lösungen entsprechen. Im Grunde geht es jedoch darum, Dokumente digital und zentral zugänglich zu machen.

Was ist ein Immobilien DMS?

Mit einem Dokumenten-Management System werden sämtliche Dokumente über alle Lebenszyklusphasen einer Immobilie hinweg digital und zentral verfügbar. Im Vergleich zum klassischen DMS liegt der Fokus hier auf den Prozessen und Dokumenten-Arten für Immobilienunternehmen. Vom Ankauf, über die Bestandshaltung bis hin zur Transaktion lassen sich Eure Dokumente einfach im System ablegen. Eine künstliche Intelligenz - in unserem Fall NEO - sorgt dafür, dass Eure Dokumente unmittelbar mit Metadaten klassifiziert und entsprechen sortiert werden. Daraus resultiert, dass Dokumente abteilungsübergreifend und in Sekundenschnelle Dokumente abgreifen können und Duplikate dabei vermieden werden.

Welche Vorteile bietet mir ein immobilienspezifisches DMS?

Bei unserem spezifischen DMS werden die Strukturen für alle Lebenszyklusphasen einer Immobilie abgebildet und sind mit unserer jahrelangen Erfahrung und Zusammenarbeit mit der gif zum erprobten Standard geworden. Auf diese Weise können Teams abteilungsübergreifend und in Echtzeit kollaborieren. Dadurch werden Prozesse nicht nur beschleunigt, sondern Mitarbeiter können bessere und schnellere Entscheidungen treffen, da die Daten in aktuellster Form jederzeit vorliegen.

Fazit

Es ist nur noch eine Frage der Zeit bis jedes Unternehmen ein DMS nutzt, denn für ein effizientes Management von großen, wie auch bereits kleineren Dokumentenbeständen ist ein entsprechendes System unabdingbar. Während die junge Generation solche DMS in Unternehmen als Standard voraussetzt, wünscht sich auch die ältere Generation zunehmend Effizienz und schlankere Systeme, die Teams erlauben autonomer und flexibler zusammenzuarbeiten. Die Vorteile für ein DMS für Immobilienprofis sind offensichtlich und daher hoffen wir, dass Firmen den digitalen Weg einschlagen.

ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

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