Die stark gestiegenen Finanzierungs- und Produktionskosten sowie die ESG-Regulatorik zwingen Immobilienunternehmen mehr denn je zur Digitalisierung. Allerdings ist es nicht ratsam, Bereiche, die nicht direkt dem Unternehmenszweck und damit der Wertschöpfung dienen, als Ausgangspunkt zu nehmen. Bestes Beispiel: digitales Dokumentenmanagement.

Eine zweite Ursache für fehlerhafte Digitalstrategien: Für Fachabteilungen wie den Rechnungseingang oder das Controlling, die in jedem Unternehmen existieren, ist die Digitalisierung meist mit weniger technischen und juristischen Hürden verbunden. Die Entscheidung kann mitunter von den Führungskräften selbst getroffen werden. Anders ergeht es Abteilungen wie dem Asset-, Property- oder Investment Management. Wo es an die Grundfeste des Unternehmens geht, werden auch spezifischere Lösungen benötigt, die Marktmechanismen und Prozesse berücksichtigen. Dies verlangt eine grundsätzliche Entscheidung auf Eigentümer- oder Geschäftsführerebene. Ein dritter Grund, warum generische Lösungen kaum funktionieren: Anbieter lassen sich selten darauf ein, ihre Produkte auf die Anforderungen der Immobilienbranche zuzuschneiden.

Die Einführung digitaler Lösungen stößt laut docunite selten auf Akzeptanz, wenn die Fachabteilungen in Immobilienunternehmen nicht eingebunden werden. Die Erfahrung zeige: Unternehmen, die zuerst ein generisches DMS nutzen, planen anderthalb bis zwei Jahre später die Einführung eines immobilienspezifischen DMS. Dadurch gehe nicht nur Zeit und Geld verloren. Auch Mitarbeiter werden unnötig strapaziert.