10.000 Minuten Zeitersparnis pro Jahr — automatisch.
Die Deutsche Asset One GmbH ist ein deutschlandweit tätiger Wohnimmobilien-Asset-Manager für institutionelles Kapital. Mit rund 45 Mitarbeitenden am Standort Berlin verwaltet das Unternehmen 2,4 Mrd. Euro Assets under Management.
Die Ausgangslage
Digitale Vorreiterrolle mit neuen Herausforderungen
Im Vergleich zu vielen Marktteilnehmern hat Deutsche Asset One bereits einen hohen Reifegrad in der digitalen Transformation erreicht. Seit Jahren arbeitet das Unternehmen papierlos und nutzt ein etabliertes generisches Dokumenten-Management-System. Doch trotz dieser Fortschritte mussten Mitarbeitende jährlich rund 10.000 Dokumente manuell im DMS ablegen — ein Prozess, der pro Dokument etwa zwei Minuten dauerte und wertvolle Zeit kostete.
Der Auswahlprozess
Vom DMS zur intelligenten Dokumentenverarbeitung
Klar war: Es musste eine Lösung her, die das bestehende DMS nicht ersetzt, sondern sinnvoll ergänzt — eine Technologie, die Dokumente automatisch klassifiziert, Metadaten extrahiert und in bestehende Systeme einfügt, ohne zusätzliche manuelle Arbeitsschritte zu erzeugen.
Im Auswahlprozess verglich Deutsche Asset One mehrere Anbieter für KI-basierte Dokumentenverarbeitung — sowohl generische Anbieter als auch branchenspezifische Lösungen.
Besonders positiv nahm Deutsche Asset One den Kennenlernprozess wahr: Statt sofort ein Produkt zu präsentieren, hörte das docunite-Team zunächst genau zu, um die Herausforderungen zu verstehen. Auf dieser Basis wurde gemeinsam überlegt, wie docuspine konkret Mehrwerte schaffen kann.
Ausschlaggebend waren schließlich:
- Die API-Anbindung, um in bestehende Systeme zu integrieren
- Die hohe Treffsicherheit bei der Dokumentenerkennung
- Die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit docunite
Die Umsetzung
Schrittweise Einführung und partnerschaftliche Zusammenarbeit
Die Deutsche Asset One entschied sich bewusst für einen schrittweisen Start mit kleinen Use Cases, um das Team mitzunehmen, Vertrauen aufzubauen und KI im Alltag erlebbar zu machen.
Die Integration verlief reibungslos: Über die dokumentierte API übernimmt docuspine die Arbeit im Hintergrund, während das bestehende DMS führend bleibt. Damit wurden keine zusätzlichen manuellen Prozesse geschaffen, sondern bestehende Workflows automatisiert.
Herausforderungen gab es zunächst bei einigen Konfigurationen, die im Self-Service verwaltet werden können. Die Ergebnisse waren anfangs nicht ausreichend. Gemeinsam mit den Spezialisten von docunite wurden die Einstellungen optimiert und Best Practices geteilt — ein Beispiel, wie partnerschaftliche Zusammenarbeit zu schnellen Verbesserungen führt.
Auch die Kommunikation im Alltag überzeugte: docunite wurde nicht als klassischer Softwareanbieter wahrgenommen, sondern als Technologiepartner, der die Digitalstrategie aktiv unterstützt.
Die Ergebnisse
Effizienz, Qualität und Akzeptanz
Heute setzt Deutsche Asset One docuspine bereits in mehreren Bereichen ein:
- Automatische Ablage mit Klassifikation und Extraktion von Metadaten —Zeitersparnis: 10.000 Minuten pro Jahr, das entspricht einem vollen Arbeitsmonat. Schon bei 5.000 Dokumenten wird ein voller Arbeitsmonat eingespart — bei einer größeren Zahl steigt das Potenzial entsprechend.
- Verarbeitung von Betriebskosten- und Verbrauchsrechnungen für ESG-Reporting und Monitoring — Bearbeitungszeit von 3 Wochen auf 1 Woche reduziert, eine Zeitersparnis von fast 70%.
- Extraktion von Kontaktdaten aus E-Mails: Mitarbeitende leiten die Mail einfach an docuspine weiter — im Hintergrund werden die Signaturen automatisch ausgelesen und die Kontaktdaten direkt in Outlook und CRM übernommen.
Strategischer Nutzen & Ausblick
Digitalisierung konsequent weiterdenken
Mit docuspine setzt Deutsche Asset One ihre Digitalstrategie konsequent fort:
- Mitarbeitende werden spürbar entlastet
- Dokumente und Daten sind schneller zugänglich
- Bestehende Systeme bleiben führend — docuspine ergänzt sie intelligent
- Keine zusätzlichen manuellen Prozesse dank API-Integration
- KI wird als praktischer Begleiter im Arbeitsalltag erlebbar
- Neue Use Cases wie die intelligente Objekten- und Kreditorenzuordnung zeigen das Potenzial für weitere Automatisierungsschritte
Fazit
Die Deutsche Asset One zeigt, wie Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft gelingen kann: Schritt für Schritt, nah an den Mitarbeitenden, mit klaren Mehrwerten und messbaren Ergebnissen.
Nach dem Vergleich mehrerer Anbieter — sowohl generisch als auch branchenspezifisch — hat sich docuspine durchgesetzt. Ausschlaggebend waren die Qualität der Ergebnisse, die Treffsicherheit, die API-Integration und die partnerschaftliche Zusammenarbeit.
docunite wird dabei nicht nur als Softwareanbieter gesehen, sondern als Technologiepartner, der die Digitalstrategie der Deutsche Asset One unterstützt und mit weiteren Use Cases aktiv weiterentwickelt.
The results
What changed
With docuspine®, we can dramatically reduce our manual effort in document management while improving the quality of our data at the same time. We were especially impressed by the high accuracy and the seamless integration into our existing DMS. docuspine® will noticeably ease the load on our employees and help us consistently advance our digitalization strategy.
Timo Baerends
Product Owner docunite
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