10.000 Minuten Zeitersparnis pro Jahr — automatisch.

Die Herausforderung

10.000 Dokumente im Jahr — jedes einzeln von Hand

Deutsche Asset One GmbH ist ein bundesweit tätiger Asset Manager für institutionelles Kapital mit Sitz in Berlin und rund 45 Mitarbeitenden. Das Unternehmen hatte bereits eine hohe digitale Reife erreicht und arbeitete seit Jahren papierlos.

Das Problem lag nicht in der Papierflut, sondern im Verborgenen: Mitarbeitende filterten jährlich rund 10.000 Dokumente manuell in ein generisches DMS-System — jedes einzelne, jedes Mal von Hand. Zwei Minuten pro Dokument, 10.000 Dokumente pro Jahr: das entspricht einem vollen Arbeitsmonat, der für reine Verwaltung verloren geht.

Dazu kam ein wachsender Anforderungsdruck beim ESG-Reporting. Die manuelle Datenzusammenstellung für Reports beanspruchte bis zu drei Wochen — zu lang in einem schnelllebigen Marktumfeld.

Die Lösung

Schrittweiser Rollout — klein anfangen, Vertrauen aufbauen

Deutsche Asset One entschied sich für einen phasenweisen Rollout: Klein anfangen mit einzelnen Use Cases, das Team mitnehmen und den praktischen KI-Nutzen im Alltag demonstrieren. Die API-Integration in das bestehende DMS lief reibungslos — automatisierte Prozesse liefen innerhalb der gewohnten Workflows, ohne zusätzlich manuelle Schritte zu erzeugen.

Die Auswahl war das Ergebnis eines strukturierten Evaluierungsprozesses: Deutsche Asset One verglich mehrere KI-basierte Intelligent Document Processing-Anbieter — sowohl generische als auch immobilienspezifische. Drei Faktoren gaben den Ausschlag: API-Integration, hohe Erkennungsgenauigkeit und ein partnerschaftlicher Beratungsansatz.

Initiale Herausforderungen bei der Prompt-Optimierung wurden in enger Zusammenarbeit gelöst. Der Support wurde als reaktionsschnell über alle Kanäle gelobt.

Die Ergebnisse

Was sich verändert hat