Während die Immobilienwirtschaft einem massiven Wandel gegenübersteht und zahlreichen Herausforderungen begegnet, fragen sich viele Unternehmen verstärkt: "Wie setzen wir die Digitalisierung effektiv um?" Die Frage nach dem "Ob" stellt sich nicht mehr – es geht nun um das "Wie".

Anhand vieler Beispiele haben wir beobachtet, wie ein immobilienspezifisches DMS für Unternehmen zu einem echten Gamechanger und Zeit-Booster werden kann. Warum ein Immobilien-DMS einem generischen DMS so weit überlegen ist und weshalb ein DMS alleine nicht ausreicht, erfahrt Ihr in diesem Blogartikel.

01 Immobilien-DMS: Zugeschnitten auf die Bedürfnisse der Immobilienwirtschaft

Eines der Hauptprobleme, womit Nutzer eines generischen DMS sich konfrontiert sehen, ist, dass sie oft nicht auf die speziellen Anforderungen der Immobilienbranche zugeschnitten sind. Was für Abteilungen, wie das Marketing, die Buchhaltung oder den Vertrieb funktioniert, stößt in den Fachbereichen, wie dem Asset Management oder Transaktionsmanagement an seine Grenzen. 

Ein immobilienspezifisches DMS schafft die entscheidende Lösung. Es ist exakt auf die Bedürfnisse der Immobilienbranche und ihrer Lebenszyklusphasen ausgerichtet und kann branchentypische Dokumente, wie Mietverträge, Grundbuchauszüge oder Energiepässe nicht nur besser erkennen, sondern auch effizient verarbeiten. Dank fortschrittlicher Metadatenerkennung werden diese Dokumente korrekt kategorisiert und zugeordnet. Dies ermöglicht einen sofortigen Zugriff auf alle aktuellen Dokumente und stellt sicher, dass die richtigen Informationen stets zur Hand sind. 

Das Resultat? Eine nahtlose Kollaboration der Fachbereiche, die nicht nur die Zusammenarbeit erleichtert, sondern auch Prozesse erheblich verkürzt.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Fähigkeit des immobilienspezifischen DMS, die Strukturen für alle Lebenszyklusphasen einer Immobilie abzubilden. Von der Akquisition über die Verwaltung bis hin zum Verkauf - alles ist in einem System organisiert, das die spezifischen Anforderungen der Branche vollständig versteht und unterstützt und Prozesse massiv beschleunigt.

"Mit einem aktualisierten Dokumentenbestand und einem immobilienspezifischen DMS kann ein Transaktionsprozess von Wochen auf wenige Tage und dank KI sogar zeitnah auf Stunden reduziert werden. Die Datenverfügbarkeit spielt dabei eine zentrale Rolle." - Patrick Penn, CEO docunite®

02 Nahtlose Kommunikation der Fachbereiche - Speed für die Prozesse

Die Kommunikation spielt eine zentrale Rolle, wenn es um den Unternehmenserfolg geht - sowohl intern zwischen den Fachbereichen als auch extern mit Stakeholdern wie Investoren, Mietern und Käufern. Hier zeigt sich der entscheidende Vorteil eines immobilienspezifischen Dokumentenmanagementsystems: Es versteht und kennt die speziellen Bedürfnisse, Prozesse und Abläufe der Branche in all ihrer Komplexität.

Mit dieser spezifischen Ausrichtung ermöglicht ein solches DMS eine medienbruchfreie und reibungslose Kollaboration. 

Um solch einen strukturierten und fehlerfreien Ablauf zu gewährleisten, ist eine präzise Datenarchitektur essenziell. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und den Input der verschiedenen Fachbereiche, um potenzielle Stolpersteine frühzeitig zu identifizieren. 

Das spezialisierte Team des DMS-Anbieters, bestehend aus Daten- und Immobilienexperten, bringt hierbei nicht nur Best Practices aus der Branche ein, sondern schafft auch eine individuell zugeschnittene Struktur, die auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist.

Datensilos, die in vielen generischen Systemen oft eine Hürde darstellen, werden vollständig aufgelöst. Dadurch, dass das System beim Upload eines Dokumentes automatisch erkennt, um welches Dokument es sich handelt und dieses korrekt klassifizieren und ablegen kann, haben Fachbereiche abteilungsübergreifend Zugriff auf alle benötigten Dokumente und können nahtlos und effizient zusammenarbeiten.

In unserem Artikel „Zentralen Dokumenten-Plattform für alle Abteilungen & Lebenszyklusphasen” geben wir ein Best Case Beispiel, wie eine nahtlose Kommunikation mittels Immobilien-DMS ablaufen kann.

Ein solches Maß an Individualität ist mit einem generischen DMS schlichtweg nicht zu erreichen. Es ist diese maßgeschneiderte Ausrichtung, die ein immobilienspezifisches DMS zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Immobilienwirtschaft macht und den entscheidenden Vorsprung verschafft.

03 Ein Partner mit Branchen-Know-how und Best Practices aus der Immobilienwirtschaft

Ein DMS-Partner für die Immobilienbranche bringt das notwendige und umfassende Branchen-Know-how mit. Unternehmen profitieren von den Erfahrungen und Kenntnissen, die aus zahlreichen Migrationsprozessen und der Analyse von Datenstrukturen anderer Unternehmen in der Branche gewonnen wurden. Durch diesen Wissenspool und Erfahrungsschatz verfügt ein branchenspezifischer DMS-Partner über Best Practices der Immobilienwirtschaft.

Aber ein Dokumentenmanagementsystem alleine ist nicht die ganze Lösung. Die Implementierung und Integration in bestehende Strukturen ist ein komplexer Prozess, bei dem zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden müssen. An dieser Stelle wird die Bedeutung eines erfahrenen Partners umso deutlicher, der diesen Prozess von Anfang bis Ende begleitet. 

Ein solcher Partner stellt sicher, dass alle Fachbereiche miteinbezogen werden und das DMS optimal auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten wird.

Kurz gesagt: Ein immobilienspezifisches DMS bietet nicht nur eine Softwarelösung, sondern vor allem auch einen Partner, der die Branche in all ihren Facetten versteht und unterstützt.

WEITERE BLOGBEITRÄGE