5 Anzeichen für Immobilienunternehmen, ihr Dokumenten-Management dringend zu wandeln!

5 Anzeichen für Immobilienunternehmen, ihr Dokumenten-Management dringend zu wandeln!

Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH

Dokumentenmanagementsysteme sind in allererster Linie dazu da, die Arbeit zu erleichtern, Arbeitsschritte übersichtlicher, strukturierter, transparenter und damit effizienter zu machen. Nicht nur das, denn durch ein geeignetes DMS können höhere Renditen erzielt, Prozesse digitalisiert, automatisiert und damit beschleunigt werden. Und da es mittlerweile unzählige Anbieter für DMS gibt und man leicht den Überblick verliert, haben wir 5 Anzeichen zusammengefasst, die Euch signalisieren, dass Euer DMS nicht effizient genug ist und Ihr es dringend wechseln solltet.

Anzeichen Nr. 1: Ihr müsst Euch im Team mehrmals täglich absprechen

Es ist extrem zeitraubend, wenn man bedenkt, wie lange man teilweise auf Antworten von Kollegen warten muss, um überhaupt weiterarbeiten zu können, Zusammenhänge zu verstehen oder Dokumente zugeschickt zu bekommen. Ein DMS sollte genau das vereinfachen und alle Dokumente abteilungsübergreifend und in Echtzeit aktualisieren. Genau das sorgt für eine unglaubliche Zeitersparnis, Struktur und Transparenz!

Würden alle Mitarbeitenden die Zeit messen, die sie dafür aufwenden, ihre Dokumente zu suchen oder bei Ihren Kolleg:innen nachzufragen, kämen Sie auf eine Zahl, die man kaum glauben kann. Wenn man nun diese Zahl mit dem ungefähren Stundensatz der Mitarbeitenden multiplizieren würde, wird einem schnell klar, dass je nach Unternehmensgröße, sich der Verlust im Millionenbereich bewegen kann!

Anzeichen Nr. 2: Wenn Duplikate und verschiedene Versionen immer wieder Eure Arbeit unterbrechen

Wussten Ihr, dass in den meisten Immobilienunternehmen mindestens 50 % der Dokumente aus Kopien bestehen? Man kann sich kaum vorstellen, wie viel Zeit, Nerven und Speicherplatz man sparen würde, wenn all diese Duplikate gar nicht erst entstehen würden, sondern immer auf die aktuellste Version der Hauptdatei zugegriffen würde. Und genau das sollte ein gut funktionierendes DMS tun! Wenn Ihr Euch also ständig fragt, ob Ihr gerade an der richtigen Version des Dokuments arbeitet, solltet Ihr darüber nachdenken Euch ein neues DMS zuzulegen.

Anzeichen Nr. 3: Wenn Eurer Team noch immer in komplexen Ordner-Strukturen arbeitet

Ordnerstrukturen sind die Quelle von Dokumentenleichen, die irgendwann im Nirwana Eurer Festplatte verschwinden. Wenn jeder Mitarbeitende eine andere Struktur verwendet, haben andere Abteilungen nicht auf alle Dokumente Zugriff, was transparente und reibungslose Prozesse enorm erschwert. In einem geeigneten DMS werden durch das Aufbrechen von Ordnerstrukturen, die Dokumente für alle und in der aktuellsten Form sofort zugänglich. In unserem Fall werden die Dokumente z.B. von NEO unserer KI über Metadaten richtig zugeordnet und Kopien gehören der Vergangenheit an.

Anzeichen Nr. 4: Ihr seid nicht in der Lage, schnelle Auskünfte über wichtige Kennzahlen zu liefern, weil die Dokumente nicht zu finden sind

Gerade in so wichtigen Situation ist es entscheidend jederzeit und so schnell wie möglich Auskunft geben zu können. Ist Euer jetziges DMS nicht in der Lage innerhalb von 30 Sekunden die Dokumente und Informationen zu geben, die Ihr braucht, wird es Zeit über einen Wechsel nachzudenken.

Anzeichen Nr. 5: Ihr müsst bei einer Transaktion erst alle wichtigen Daten zusammensuchen oder bei den Verantwortlichen nachfragen

Wie mühsam und zeitaufwändig ist der Transaktionsprozess für eine Immobilie in Eurer Abteilung? Wie viele zusätzliche Abstimmungen sind damit verbunden? Und wie viele verschiedene digitale Medien und Softwarelösungen umfasst Euer Transaktionsmanagement? Idealerweise sollte jedes DMS in der Lage sein, Euch einen Überblick über den Transaktionsdatenraum zu geben. Mit docunite® kann unsere KI NEO Dokumente automatisch erkennen und, sofern verkaufsrelevant, automatisch im Bewegungsdatenraum anzeigen. Die automatische Datenpopulation spart uns viel Zeit und ermöglicht einen weiteren Prozessschritt. So bleibt uns das mühsame Sammeln von Dokumenten erspart und die Transaktion wird noch profitabler. Sollte Euer DMS das nicht können, raten wir, das System zu wechseln.

ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

Wir sind

für Sie da.

Termin vereinbaren
persönlich & kostenlos