Umbruch auf Immobilienmarkt rückt Immobilien DMS in den Fokus

Umbruch auf Immobilienmarkt rückt Immobilien DMS in den Fokus

Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH

Höhere Finanzierungskosten, steigende Energiepreise, mehr Mietausfälle, mögliche Gebäudeschäden durch Klimakapriolen: Nach zehn Jahren Boom steht der Immobilienmarkt aktuell vor einem Umbruch – und einer Dekade der Prozesskostenoptimierung. Erfolgsentscheidend wird der digitale Umgang mit Gebäudeinformationen im Zuge der Immobilien Digitalisierung. Wir haben 5 Prozess-Booster identifiziert, die Asset-Manager jetzt verstärkt beachten müssen. 

Für Bestandshalter erhöht sich jetzt der Zwang, angesichts zunehmender externer Risikofaktoren die Margen zu schützen und zu verbessern. Wie das BF. Quartalsbarometer Q3 2022 zeigt, ist die Stimmung bei Immobilienfinanzierern auf ein Rekordtief gesunken. 82 Prozent der Projektentwickler bekommen bereits restriktivere Finanzierungsbedingungen der Banken zu spüren. Besonders bei Bestandsimmobilien sind die Margen um 19 Basispunkte gesunken. In der letzten Dekade haben niedrige Zinsen und steigende Preise viele schlechte Prozesse im Immobilienmanagement kompensiert. Wertzuwächse haben mangelndes Gebäudemanagement kaschiert. Das ändert sich gerade fundamental. 

Wir stehen vor einer Dekade der Prozesskostenoptimierung, in der die Digitalisierung disruptiv analoge Prozesse ablöst. 

Die Prozesskostenoptimierung treibt bereits jetzt die Nachfrage nach Real Estate DMS. Denn: Bestandshalter haben erkannt, dass sie vom Umbruch profitieren können – wenn sie versteckte Ressourcen freilegen. Dabei helfen Informationen und Daten, die in zehntausenden Objektdokumenten versteckt sind. 

Bei einem jährlichen Immobilientransaktionsvolumen von erwartbaren 80 bis 90 Milliarden Euro in 2022, kann hier ein Millionenpotenzial gehoben werden! Zum Beispiel im Bereich ESG-konforme Portfolio-Strategie: Laut EY gilt eine adäquate Datengrundlage allein für eine für 98 Prozent der Immobilienunternehmen als ausschlaggebend für eine nachhaltige Strategie. Ohne die passenden ESG-Daten drohen Verwaltern Verluste für sogenannte Strandet Assets, also unverkäufliche Objekte. 

Prozessbooster 1: Kalkulierbare Wertschöpfung durch aktives Immobilien Asset Management

Welche monetären Auswirkungen haben Gesetzesänderungen auf den Immobilienbestand? Was bedeuten Taxonomie und Compliance-Regeln für frühere und künftige Transaktionen? Welche tatsächlichen Kosten entstehen im Immobilienportfolio durch steigende Energiepreise oder zunehmende Unwetter – und was bedeutet das für die Mieteinnahmen? Laut einer aktuellen Umfrage haben die Vorleistungen für die stark gestiegenen Energiekosten bereits 38 Prozent der Wohnungsunternehmen in Finanznot gebracht. Um Antworten auf diese und ähnliche Fragen zu finden, braucht es Informationen. Je genauer und umfangreicher die Informationen vorliegen, desto valider ist die Entscheidungsgrundlage. 

Viele Immobilienunternehmen haben bisher theoretisch verfügbare Informationen noch nicht annähernd genutzt, weil diese nicht zentral vorliegen. Oder die Berechnungen bieten eher grobe Anhaltspunkte, weil die Datenqualität veraltet ist. 

Ein Immobilien DMS ermöglicht ein aktives Risk-Management, indem Asset-, Transaktions- und Fondsmanager relevante und aktuelle Dokumente und Informationen in Entscheidungsprozessen nutzen, um Berechnungen anzustellen und Szenarien zu entwerfen. Aktuelle Kennzahlen wie die gewichtete durchschnittliche Mietvertragslaufzeit Walt, die Bruttomietfläche oder Nebenkosten lassen sich unter dem Blickwinkel von ESG und Energiepreisen neu bewerten.  

Prozessbooster 2: Bleiben Sie entscheidungsfähig

Die Zinswende, nachlassende Neubautätigkeit, die Corona-Pandemie und die durch den Ukraine-Krieg ausgelöste Rezession verändern die Nachfragesituation auf dem Immobilienmarkt ebenso wie die EU-Taxonomie. Doch: Pauschal von einer nachlassenden Nachfrage zu sprechen, wäre ebenso falsch wie von pauschal sinkenden Preisen. Investoren und Mietinteressenten schauen sich die Objekte jetzt genauer an. Faktoren wie Energieeffizienz und Objektqualität werden stärker gewichtet. Zertifizierte Neubauten und zukunftsfähige Objekte dürften aufgewertet werden. Alter Gebäudebestand wird eine weitere Abwertung erfahren. 

Laut EY-Befragung ist für 71 Prozent der Immobilienunternehmen wegen der in der Taxonomie festgeschriebenen ökologischen und sozialen Anforderungen der Druck bereits deutlich gestiegen. Diese neue Bedürfnislage rückt die Informationsqualität verstärkt in den Fokus. Wer über sämtliche Informationen verfügt und seine Immobilienverwaltung digital abwickelt, kann schneller und besser entscheiden als die Konkurrenz. Das gilt für Investitionsentscheidungen bei An- und Verkaufsprozessen ebenso wie für Entscheidungen im täglichen Objektmanagement. Dadurch lassen sich im Idealfall bessere Mietrenditen oder Verkaufspreise erzielen – beziehungsweise überhaupt Transaktionen anstoßen.

Prozessbooster 3: Zeit ist Geld

Berechnungen von docunite® auf Grundlage des Fraunhofer-Instituts zeigen, dass allein die schätzungsweise 165.000 in der Immobilienverwaltung beschäftigten Büromitarbeiter pro Jahr Kosten in Höhe von 0,49 Mrd. Euro erzeugen – weil jeder von ihnen 30 Minuten pro Tag nach Dokumenten sucht.  Ein riesiger Hebel zur Prozesskostenoptimierung liegt für Immobilienunternehmen im digitalen Dokumentenmanagement. Ein KI-basiertes DMS spart nicht nur Zeit bei der Ablage, die das System übernimmt. Es spart vor allem Zeit bei der Suche und dem täglichen Handling. Zusätzlich Zeit sparen Immobilienunternehmen, wenn sie Fehlkommunikation zwischen den Mitarbeitern reduzieren. Wenn jedes Dokument für jeden eindeutig auffindbar und nutzbar ist, sinkt der Abstimmungs- und Klärungsbedarf. Sind Dateiformaten zudem einheitlich und kompatibel verfügbar, können Nutzer wertvolle Zeit sparen. docunite® etwa wandelt Dokumente aus über 70 Formaten in PDFs um, wodurch sie schneller verfügbar gemacht werden können. Mehr über unsere Dateiformate erfahren Sie hier.  

Prozessbooster 4: Bleiben Sie im (Work) Flow 

Je größer Immobilienunternehmen sind, desto einfacher können sich Mitarbeiter verstecken oder Zuständigkeiten diskutieren – was auf die Wertschöpfung drückt. Aus Gesprächen wissen wir, wie oft Dokumente nicht weitergeleitet oder bearbeitet werden, weil Mitarbeiter nicht sicher sind, ob es sich um die neusten und richtigen Varianten handelt. Eine einfache Ordnerstruktur für Immobilien und das Dokumentenmanagement ermöglichen es hingegen allen Mitarbeitern und Abteilungen, einfach und sicher mit den richtigen Dokumenten zu arbeiten. Abhängig von Zugriffsrechten, aber unabhängig von IT-Kenntnissen. Immobilienunternehmen müssen exakter steuern, welche Informationen für wen in welchem Dokument sichtbar sein sollen. Das minimiert Komplexität und Hürden und schafft Souveränität beim Einzelnen.

Prozessbooster 5: Sicher im Recht

Arglistige Täuschungen, versteckte Mängel, Fehlinformationen, solang die Liste für Rücktritte von Kauf- und Mietverträgen ist, so hoch summieren sich die Kosten für betroffene Unternehmen. In Deutschland werden immer wieder immobilienrechtliche Verträge vorzeitig angefochten oder gekündigt aufgrund fehlerhafter Informationen. Wenn Entscheidungen auf Grundlage alter oder fehlerhafter Dokumente getroffen werden, wird dies teuer. Vor einigen stellt die DEKA in einer Studie beispielsweise fest, dass allein zwei Drittel der Flächenberechnungen in der Assetklasse Wohnen fehlerhaft sind. Rechtsunsicherheiten sind Margenkiller und können existenzbedrohlich sein. Im Gegenzug eröffnet mehr Rechtssicherheit eine höhere Rendite. 

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ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

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