Wie kann die Digitalisierung aller Lebenszyklusphasen einer Immobilie gelingen? Eine Frage, die für Immobilienunternehmen aller Art zunehmend in das Zentrum ihrer künftigen Entwicklung rückt. Denn analoge Strukturen sind keine Option für die Zukunft. Ineffizienzen, lange Abstimmungsprozesse und fehlende Daten sind nur ein Teil der Gründe, die einen Wandel hin zu einem digitalen Unternehmen erfordern. Doch wie gelingt ein möglichst einfacher Umstieg in ein voll digitales System ohne Medienbrüche, fehlende APIs und Komplikationen?

Digitalisierung aller Unterlagen

Hand auf’s Herz: wie viel Prozent Eurer Unterlagen sind digital vorhanden? Und mit wie vielen davon wird auch wirklich digital gearbeitet? Bevor wir alle Lebenszyklusphasen einer Immobilie und die damit verbundenen Prozesse digitalisieren können, benötigen wir die Dokumente in digitaler Form. Alle. Von jeder Abteilung.

Die digitale Ordner-Struktur

Viele Immobilienfirmen arbeiten bereits weitestgehend mit digitalen Dokumenten und haben eine Cloud mit einer entsprechenden Ordnerstruktur. Wenn man die einzelnen Abteilungen nach dieser Struktur befragt, erhält man erfahrungsgemäß auch genau so viele unterschiedliche Antworten. Bitte nicht frustriert sein, wenn bei Euch ebenfalls keine einheitlich genutzte und saubere Struktur vorliegt. Das liegt in der Natur der Ordner. Und daher verzichten wir bei docunite® darauf. Moment. Keine Ordner? Wie denn sonst?

Die Dokumente werden automatisch richtig sortiert und zugeordnet. Dadurch werden Dokumente abteilungsübergreifend und in Sekundenschnelle zugreifbar.

Langes Suchen, alte Karteileichen und vor allem Duplikate, welche zu falsch genutzten Versionen führen, gehören damit der Vergangenheit an. Was im ersten Moment ungewohnt klingt, wirkt nach wenigen Wochen als unersetzlich.

Bevor Dokumente also in die neue digitale Umgebung übertragen werden, muss eine sinnvolle Struktur definiert werden.

Analoge Daten wandern ins digitale Neuland

Nun erfolgt die Migration der Daten vom alten DMS oder der alten Cloud in die neue Umgebung Eures Immobilien-DMS. Dieser Prozess kann abhängig von der Größe des Unternehmens, des Datenbestandes und der Anzahl der Lebenszyklusphasen entsprechend lange dauern. Für viele beginnt an dieser Stelle ein Umdenken und eine neue Arbeitsstruktur. Wie man Mitarbeitende auf diesen Change-Prozess vorbereiten und mitnehmen kann, haben wir in einem anderen Blog-Artikel festgehalten.

Ein System, das alle Lebenszyklusphasen abdeckt

Doch wie genau können alle Lebenszyklusphasen digitalisiert werden und damit auch alle Prozesse digital ablaufen? Mit einem Dokumenten-Managementsystem, das speziell für die Immobilienwirtschaft entwickelt wurde und von einem Team, das das Immobiliengeschäft mit all seinen Prozessen, Stolpersteinen und Stakeholdern in- und auswendig kennt.

Das DMS docunite® kann alle Lebenszyklusphasen abbilden und verfügt darüber hinaus über wichtige Funktionen, wie einen Transaktionsdatenraum, eine Chatfunktion für Investoren, Mehrsprachigkeit für internationale Teams und eine künstliche Intelligenz, welche Dokumenten anhand ihrer Metadaten erkennt und automatisiert zuordnet.

Eine künstliche Intelligenz, die beim Zuordnen & Sortieren von Dokumenten hilft

Folgt man der gif Richtlinie rückt der bekannte Index in den Hintergrund. Der Fokus liegt nun auf sogenannten Dokumentklassen. Eine Dokumentklasse beschreibt den spezifischen Typen eines Dokumentes bspw. Grundbuchauszug, Lageplan, Baugenehmigung oder Mietvertrag. Über die Klasse, eine Art Abstraktion, lässt sich nun die Mehrdimensionalität ableiten.

Der Lageplan ist relevant sowohl für die Mieterakte, als auch das Exposé, den Bauantrag und die TDD. Es müssen nun keine Kopien mehr erzeugt werden, um ein Dokument für die genannten Kontexte bereitzustellen.