Immobilienunternehmen müssen ihre Margen schützen – so kann es gelingen
Für Bestandshalter erhöht sich laut der Docunite GmbH der Zwang, angesichts zunehmender externer Risikofaktoren die Margen zu schützen und zu verbessern. Wie das BF. Quartalsbarometer Q3 2022 zeigt, ist die Stimmung bei Immobilienfinanzierern auf ein Rekordtief gesunken. 82 Prozent der Projektentwickler bekommen bereits restriktivere Finanzierungsbedingungen der Banken zu spüren. Besonders bei Bestandsimmobilien sind die Margen um 19 Basispunkte gesunken. „In der letzten Dekade haben niedrige Zinsen und steigende Preise viele schlechte Prozesse im Immobilienmanagement kompensiert. Wertzuwächse haben mangelndes Gebäudemanagement kaschiert. Das ändert sich gerade fundamental. Wir stehen vor einer Dekade der Prozesskostenoptimierung, in der die Digitalisierung disruptiv analoge Prozesse ablöst“, sagt Patrick Penn, Gründer und Geschäftsführer der Docunite GmbH. Er hat beobachtet: Die Prozesskostenoptimierung treibt bereits jetzt die Nachfrage nach Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Denn: Bestandshalter haben erkannt, dass sie vom Umbruch profitieren können – wenn sie versteckte Ressourcen freilegen. Dabei helfen Informationen und Daten, die in zehntausenden Objektdokumenten versteckt sind. Penn schätzt, dass bei einem jährlichen Immobilientransaktionsvolumen von erwarteten 80 bis 90 Milliarden Euro in 2022 ein Millionenpotenzial gehoben werden kann. Laut EY gilt eine adäquate Datengrundlage allein für eine ESG-konforme Portfolio-Strategie für 98 Prozent der Immobilienunternehmen als ausschlaggebend. Ohne die passenden ESG-Daten drohen Verwaltern Verluste für sogenannte Strandet Assets, also unverkäufliche Objekte.
Prozessbooster 1: Kalkulierbare Wertschöpfung durch aktives Asset-Risk-Management
Welche monetären Auswirkungen haben Gesetzesänderungen auf den Immobilienbestand? Was bedeuten Taxonomie und Compliance-Regeln für frühere und künftige Transaktionen? Welche tatsächlichen Kosten entstehen im Immobilienportfolio durch steigende Energiepreise oder zunehmende Unwetter – und was bedeutet das für die Mieteinnahmen? Laut einer aktuellen Umfrage haben die Vorleistungen für die stark gestiegenen Energiekosten bereits 38 Prozent der Wohnungsunternehmen in Finanznot gebracht. Um Antworten auf diese und ähnliche Fragen zu finden, braucht es Informationen. Je genauer und umfangreicher die Informationen vorliegen, desto valider ist die Entscheidungsgrundlage. „Viele Immobilienunternehmen haben ihre bisher theoretisch verfügbaren Objektinformationen noch nicht annährend genutzt, weil diese nicht zentral vorliegen. Oder die Berechnungen bieten eher grobe Anhaltspunkte, weil die Datenqualität veraltet ist“, weiß Penn. Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen nach seinen Worten ein aktives Risk-Management, indem Asset-, Transaktions- und Fondsmanager relevante und aktuelle Dokumente und Informationen in Entscheidungsprozessen nutzen, um Berechnungen anzustellen und Szenarien zu entwerfen. Aktuelle Kennzahlen wie die gewichtete durchschnittliche Mietvertragslaufzeit Walt, die Bruttomietfläche oder Nebenkosten lassen sich unter dem Blickwinkel von ESG und Energiepreisen neu bewerten.
Prozessbooster 2: Entscheidungsfähigkeit
Prozessbooster 3: Zeitersparnis
Berechnungen von Docunite auf Grundlage des Fraunhofer Instituts zeigen, dass allein die schätzungsweise 165.000 in der Immobilienverwaltung beschäftigten Büromitarbeiter pro Jahr Kosten in Höhe von 0,49 Mrd. Euro erzeugen – weil jeder von ihnen 30 Minuten pro Tag nach Dokumenten sucht. „Ein riesiger Hebel zur Prozesskostenoptimierung liegt für Immobilienunternehmen im Dokumentenmanagement. Ein KI-basiertes DMS spart nicht nur Zeit bei der Ablage, die das System übernimmt. Es spart vor allem Zeit bei der Suche und dem täglichen Handling“, sagt Penn. Eine zusätzliche Zeitersparnis ergibt sich aus der Reduktion von Fehlkommunikation zwischen den Mitarbeitern. Wenn jedes Dokument für jeden eindeutig auffindbar und nutzbar ist, sinkt der Abstimmungs- und Klärungsbedarf. Auch die Kompatibilität von Dateiformaten hilft, Zeit zu sparen – indem Dokumente einheitlich verwendbar werden. Docunite etwa wandelt sämtliche Dokumente in PDFs um, wodurch sie schneller verfügbar gemacht werden können.
Prozessbooster 4: Mündigkeit
Prozessbooster 5: Rechtssicherheit