In Eurem Unternehmen habt Ihr bereits erkannt, dass ein Dokumentenmanagement-System der erste entscheidende Schritt für Eure Digitalisierung ist? Dann ist der erste große Meilenstein bereits getätigt. Doch wenn sich Unternehmen auf die Suche nach einem passenden Lösungsanbieter begeben, beginnt für viele die eigentliche Achterbahn.

Um Euch Kopfschmerzen, schwierige Entscheidungen und Fehltritte zu ersparen, teilen wir in diesem aktuellen Blogartikel die 5 häufigsten Fehler, die Immobilienfirmen bei der Wahl ihres DMS-Anbieters machen.

1. Auf generische Systeme setzen

Die Menge an unterschiedlichen Anbietern stellt die Immobilienwirtschaft vor eine große Herausforderung. Sehe ich mir auch generische Systeme an? Setze ich nur auf branchenspezifische DMS-Anbieter? Auf den ersten Blick scheinen generische Systeme alle benötigten Features zu bieten, also: Let's go?

Doch genau an dieser Stelle beginnt die eigentliche Arbeit erst richtig. Während generische Systeme zwar oft über unzählige Funktionen verfügen, fehlen ihnen Standards für die klassischen Prozesse in Immobiliengesellschaften. Die Unternehmen sind gezwungen, kontinuierliche Anpassungen vorzunehmen, was hohe wiederkehrende Entwicklerkosten oder den Aufbau eines eigenen IT-Teams zur Folge hat. Viele schaffen diesen Schritt nie, wodurch viele DMS nur halbherzig und unvollständig genutzt werden. Sie sind eben nicht auf die Bedürfnisse der Immobilienexperten zugeschnitten und erfahren daher wenig bis keine Akzeptanz. Das wiederum verursacht erhebliche Ineffizienzen und Kosten für die Unternehmen.

Ein DMS-Anbieter, der auf die Immobilienbranche spezialisiert ist und ihre Prozesse genau versteht, kann immobilienspezifische Prozesse abbilden und nach erprobten Standards arbeiten. Die Unternehmen profitieren davon, da sie keine individuellen Anpassungen mehr vornehmen müssen, sondern in einer Umgebung arbeiten können, die genau auf ihre Branche abgestimmt ist und kontinuierlich nach Best Practices weiterentwickelt wird und das ohne Zusatzkosten.

2. Nur auf Features achten

Wir haben es im ersten Teil bereits angeschnitten. Oft erleben wir, dass Unternehmen – besonders im Rahmen von Ausschreiben, um anbieterübergreifende Vergleichbarkeit zu erzielen – mit einer umfangreichen Feature-Liste loslaufen und gnadenlos aussortieren, wer diese Liste nicht abdecken kann.

Doch genau an dieser Stelle verbauen sich Unternehmen wertvolle Partnerschaften und lassen sich Chancen entgehen. Während Unternehmen einen großen Teil ihrer gewünschten Features erfahrungsgemäß ohnehin nicht nutzen, können Unternehmen viel mehr Potenziale ausschöpfen, wenn sie einen DMS-Partner an ihrer Seite, der das Dokumentenmanagement-System gemeinsam weiterentwickelt und dabei seine Expertise aus der Immobilienwirtschaft einbringen kann, um die festgelegten Unternehmensziele zu erreichen.

APIs zu anderen Lösungen oder Features sind schnell realisiert. Vielmehr kommt es auf die Branchen-Expertise und die langfristige Zusammenarbeit auf Augenhöhe an.

Beispielsweise wird oft ein Rechnungseingangsflow gewünscht, der bei generischen Systemen meist schon vorhanden ist. Doch die Fachbereiche wünschen sich erfahrungsgemäß ein branchenspezifisches DMS. Statt nun auf zwei Systeme zu setzen, kann das Immobilien-DMS einfach mit einer API zu einem Anbieter, wie bspw. EUCON oder Docuware verknüpft werden und das Problem ist gelöst.

Zudem erleben wir oft, dass Unternehmen sich im Laufe von nur einem Jahr so stark weiterentwickeln, dass sich Anforderungen an Funktionen stark verändern können. Wer dann auf einen Partner gesetzt hat, der das System flexibel und gleichzeitig standardisiert für die Branche weiterentwickelt, hat definitiv einen klaren Wettbewerbsvorteil.

3. DMS anschaffen, ohne Dokumenten-Strategie

Ein weiterer Klassiker besteht darin, einfach draufloszulaufen, ohne einen Plan zu haben. Die meisten Unternehmen haben ihre Dokumente bereits irgendwo abgelegt. Die Betonung liegt hier auf „irgendwo”. Doch wie wir immer wieder verdeutlichen: Dokumente sind der kleinste gemeinsame Nenner. Wenn hier keine Strategie und kein System vorliegen, führt dieses Dokumenten-Chaos zu holprigen Workflows, schlechten Entscheidungen aufgrund fehlerhaften und fehlenden Dokumentenbeständen und schlussendlich zu hohen Kosten und sinkenden Renditen.

Daher ist es vor dem Wechsel zu einem DMS-Anbieter unerlässlich, eine auf das Unternehmen zugeschnittene Dokumentenstrategie zu entwickeln. Welche Ziele verfolgen wir? Sind diese Ziele mit den einzelnen Fachbereichen abgestimmt? Wo befinden wir uns derzeit? Welche Stolpersteine gibt es? Wie sieht unsere schrittweise Roadmap aus?

Bei docunite® haben wir für die Erarbeitung einer solchen Dokumenten-Strategie den DSiRE-Workshop entwickelt, der Immobilienunternehmen einen klaren Fahrplan und messbare Ziele mit an die Hand gibt und den Grundstein für eine erfolgreiche Nutzung unseres (und jedes anderen) DMS gewährleistet.

4. Das Team vorab nicht abholen

Reicht es nicht vollkommen aus, wenn wir das DMS einkaufen und die fertige Lösung dem Team präsentieren? Am Ende kommt noch jeder mit seinen Wünschen um die Ecke. Wo kämen wir denn da hin?

Was etwas überspitzt klingt, entspricht leider in vielen Unternehmen der Realität. Doch erfahrungsgemäß kommen wir zu einem deutlichen besseren Ergebnis und zu mehr Bereitschaft seitens des Teams, wenn diese von Anfang an in den Prozess mit eingebunden werden.

Aber beginnen wir von vorne. Das DMS bildet die Grundlage für effizientes digitales Arbeiten und sollte idealerweise von allen Fachbereichen genutzt werden. Daher ist es wichtig, dass die Fachbereiche bereits bei der Entwicklung der Strategie mit an Board sind und ihre wertvollen Perspektiven einbringen können. Vor welchen täglichen Herausforderungen stehen sie? Wo stoßen sie immer wieder an ihre Grenzen? Was benötigen sie, um ihre Arbeit reibungslos zu erledigen? Diese Einblicke sind so entscheidend, dass wir in all unseren Workshops stets an die Unternehmen appellieren, alle Fachbereiche an den Tisch zu holen.

Hinzu kommt, dass die Bereitschaft der Teams, das neue DMS zu nutzen, um ein Vielfaches höher ist, wenn alle Beteiligten von Anfang an mitwirken können und sich gehört fühlen.

5. Fehlende Skalierbarkeit

Ein häufig übersehener Fehler in Bezug auf die Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems liegt darin, die Skalierbarkeit außer Acht zu lassen. Wenn ein DMS nicht in der Lage ist, sich an wachsende Portfolios eines Unternehmens anzupassen, sind Organisationen massiv eingeschränkt und müssen mit wachsendem Immobilienbestand auch zunehmend mehr Zeit investieren. Dies ist nicht nur zeitraubend, sondern auch fehleranfällig, was die Effizienz der Arbeitsabläufe erheblich beeinträchtigen kann.

In unserer Lösung setzen wir auf KI-Technologie, die wir liebevoll "NEO" nennen. Diese KI kann automatisch Dokumentenklassen erkennen und die Dokumente entsprechend ablegen. Dadurch erhalten alle Fachbereiche zu jedem Zeitpunkt sofortigen Zugriff auf alle benötigten Dokumente in ihrer aktuellsten Form. Dies bietet einen erheblichen Wettbewerbsvorteil, da die Mitarbeiter Zeit sparen, die Effektivität der Arbeitsabläufe steigern und sicherstellen können, dass sie stets auf die richtigen und aktuellsten Informationen zugreifen.

Insgesamt verschafft die Skalierbarkeit eines DMS Unternehmen einen entscheidenden Vorsprung in Bezug auf Zeitersparnis, Effizienz und Aktualität.

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