Onboarding für ChatGPT – wie die Immobilienbranche Kollege KI richtig einarbeitet
Spätestens seit ChatGPT ist das Thema Digtalisierung wieder ganz oben auf der Agenda der Immobilienbranche. Doch bevor Künstliche Intelligenz richtig arbeiten kann, braucht sie vor allem: Daten und Dokumente. Das Problem: Immobilienunternehmen sind häufig digital schlechter aufgestellt, als sie denken. Abteilungen arbeiten über Microsoft Teams zusammen. Das Asset Management hat sogar eine KI im Einsatz. Die Property Manager stellen schlaue Fragen an ChatGPT. „Der Alltag fühlt sich häufig trotzdem nicht richtig effizient und reibungslos an. Im Teams-Raum ist Dokumentensuche angesagt und ganz ohne Drucker geht es nicht. Datensilos verhindern eine abteilungsübergreifende Kollaboration“, weiß Digitalisierungsexperte Patrick Penn von docunite. Teilweise liegt das auch an falschen Versprechungen der Software-Anbieter und übersteigerten Erwartungen seitens der Unternehmen. Doch dieser Konflikt lässt sich lösen: Mit der richtigen Herangehensweise.
IT-Anbieter und PropTechs haben der Immobilienindustrie jahrelang einfache Lösungen für komplexe Probleme versprochen, nicht selten verbunden mit Schlagworten wie Automatisierung und Künstliche Intelligenz. Das betrifft gerade auch Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement oder Datenräume.
Wer diese Ankündigungen für bare Münze genommen hat, steht nicht selten vor einem digitalen Scherbenhaufen und ist um einige Investitionen leichter. „Unternehmen machen Schritt fünf vor Schritt eins “, beobachtet der Gründer und Geschäftsführer von docunite, Patrick Penn. „Nicht selten verlaufen Digitalisierungsprojekte dann im Sande. Und genervte Mitarbeiter haben im schlimmsten Fall das Vertrauen in digitale Lösungen verloren.“
Das alles muss nicht sein: mit einer ehrlichen Herangehensweise. Zur Ehrlichkeit gehört der Blick in den Spiegel und die Frage: Wie digital ist mein Unternehmen wirklich? Um diese Frage zu beantworten, hat docunite ein digitales Reifegrad-Modell entwickelt, das einen besonderen Fokus auf das Dokumentenmanagement für die Immobilienbranche legt. Wer sich in einer der fünf Stufen wiederfindet, soll in der Lage sein, seine eigene digitale „Reife“ besser einzuschätzen.
Stufe 1: Das Papier-Archiv
Die meisten Informationen existieren in der Regel auf Papier, sind gerne in Aktenordnern abgelegt und werden anlassbezogen gescannt, per E-Mail oder USB-Sticks verschickt. Ein Szenario, das auch 2023 in der Immobilienwelt gar nicht so unwahrscheinlich ist. Dezentrales Arbeiten und Skalierungsmöglichkeiten sind in dieser Phase schwierig. Risiko: Immobilientransaktionen werden deutlich verlangsamt. Ein Arbeitsstil mit hoher Komplexität, der mögliche Margen minimiert.
Stufe 2: Das Server-Sammelsurium
Dateien, Dokumente und Informationen liegen – vielleicht sogar Passwort-geschützt – auf einem Server ab. Dennoch existieren viele verschiedene Ordner-Strukturen, die in Abteilungen über Jahre hinweg gewachsen sind. In diesem Stadium betrachten sich viele Unternehmen bereits als digitalisiert, weil sie nicht mehr mit Papier arbeiten. Allerdings sind die Strukturen und Denkweisen aus der „alten“ einfach in die virtuelle Welt mitgewandert. Auch diese Stufe hat noch wenig mit digtaler Evolution zu tun. Nach wie vor dominieren Abteilungsdenke, gewachsene Silo-Strukturen, keine unternehmensweite Zusammenarbeit und langsame ineffiziente Arbeitsprozesse.
Stufe 3: Der Cloud-Computer-Club
Dateien und Dokument sind in ein digitales Ablagesystem gezogen: die Cloud. Hier können mehrere Leute parallel daran arbeiten. Zugriffsrechte lassen sich auf Dokumentenbasis vergeben und es gibt individuelle Strukturen statt festgelegter Ordner für alle. Anstelle von Silos, ist die Cloud durch eine vernetzte Organisation gekennzeichnet. Denn Dokumente können in einer Version mit unterschiedlichen Rollen und Abteilungen geteilt werden. Änderungen sind live oder archiviert jederzeit nachvollziehbar. Mit dem Einsatz der Cloud ist das Unternehmen bereits in der dritten Phase der digitalen Reife angekommen. Doch auch hier besteht das Risiko: Wer seine Prozesse sowie Denk- und Arbeitsweise aus der analogen Welt mit in die Cloud nimmt, steht vor ähnlichen Herausforderungen wie beim klassischen Dokumentenmanagement. Unternehmen und ihre Mitarbeitenden brauchen ein digitales Mindset, um die Chancen von Cloud-Lösungen zu erkennen und effektiv zu nutzen.
Stufe 4: Die Netzwerk-Nerds
Die Basis für team- und abteilungsübergreifendes Arbeiten bilden nicht mehr Ordner, sondern einzelne Dokumente. Wichtige Dokumente existieren nur noch in einer einzigen Version. Jeder Berechtigte arbeitet an dieser einen Version und ist immer auf dem aktuellsten Stand. In dieser Stufe hat das Denken in Aufgaben das klassische Abteilungsdenken abgelöst. Es existiert eine Single-Source-of-Truth auf Dokumentenebene. Effizienzgewinne und bessere Entscheidungsgrundlagen auf Basis verlässlich vorhandener Informationen in allen Abteilungen sind wesentliche Benefits. Im Asset- und Property Management profitieren Mitarbeiter von schnelleren Arbeitsabläufen. Nun können sie besser informierte Entscheidungen treffen zu Sanierungsmaßnahmen, Gewährleistungsansprüchen oder ESG. Immobilien, die über eine umfassende digitale Dokumentenbasis verfügen, lassen sich bei Transaktionen schneller und damit effizienter kaufen oder verkaufen. Gerade beim Verkauf winken höhere Gewinnmargen.
Stufe 5: Die Mensch-Maschine-Symbiose
Ein hohes Niveau an Automatisierung, schnittstellenübergreifende Prozesse, kein Informationsverlust und das Kollegenteam kann sich in ihrem Stuhl zurücklehnen und die wirklich wichtige Denkarbeit leisten. Eine digitalisierte Datengrundlage arbeitet mit Informationen anstatt mit Dokumenten. Jetzt kommen künstliche Intelligenz und Algorithmen voll zum Tragen und das Unternehmen ist in Phase fünf angekommen. Kollaboratives und transparentes Arbeiten sind jetzt wirklich möglich. Auf dieser Stufe erleben Unternehmen nicht nur einen enormen Fortschritt und eine Neustrukturierung der Zusammenarbeit, sondern auch, wie eine moderne IT-Landschaft sinnvoll zum Einsatz kommen kann. Besonders erfreulich: Die Mitarbeiter erkennen ihre persönlichen Vorteile dank Digitalisierung.
„Wo stehe ich mit meinem Unternehmen aktuell in Sachen Digitalisierung und Dokumentenmanagement wirklich? Die Frage sollte sich jeder immer wieder stellen“, sagt Penn. Oft seien die Erwartungen an digitale Helfer nicht zuletzt wegen überzogener Marketing-Versprechen unrealistisch. „Wer einen Schritt nach dem anderen macht und sich in seiner digitalen Reife immer wieder reflektiert, wird mit gesteigerter Effizienz, zufriedeneren Mitarbeitern und einem zukunftsfähigen Geschäftsmodell belohnt. Auf diesem Weg können externe Digitalisierungsexperten erfolgreich beraten, steuern und umsetzen. Eigenmotivation ist aber auf jeden Fall auch erforderlich“, sagt er.
Um die eigene digitale Reife zu ermitteln und darauf aufbauend eine Strategie für digitalen Erfolg zu entwickelt, hat docunite einen Workshop entwickelt – maßgeschneidert für die Anforderungen und Prozesse der Immobilienbranche. Das Whitepaper zum Workshop können Sie hier lesen:
