Wie lange kann sich die Immobilienwirtschaft noch erlauben, auf ineffiziente und manuelle Prozesse zu setzen? Keine andere Branche hatte so lange Schonfrist. Das Jahr der Digitalisierung ist gekommen. Und genau dieses Potenzial für intelligente Workflows und smartes Dokumentenmanagement erkennen aktuell viele Key Player in der Branche.

Im Artikel erfahrt Ihr, wie künstliche Intelligenz das Data Management in der Immobilienbranche fundamental wandeln wird und worauf sich Unternehmen jetzt einstellen müssen.

Wie Künstliche Intelligenz das Data Management der Immobilienbranche in 2023 auf den Kopf stellt

“Wie, ich lade das einfach hoch und das sortiert sich automatisch richtig?” Die Digitalisierung ist längst in der Immobilienwirtschaft angekommen. Dennoch gibt es oft noch manuelle Workflows bei der Verwaltung von Daten und Dokumenten. Mitarbeiter müssen Dokumente mühsam suchen, versenden und bearbeiten. Oft liegen mehrere Kopien mit verschiedenen Versionen vor, was den Überblick zunehmend erschwert. Die Folge sind veraltete Datenbestände und schleppende, fehleranfällige Prozesse, die Unternehmen am Ende des Tages viele unnötige Ressourcen kosten.

Was kann also eine künstliche Intelligenz bewirken, um die Immobilienwirtschaft von diesen mühsamen Aufgaben zu befreien?

Doch ein intelligentes Dokumenten-Management reduziert die Fehlerquote, eliminiert manuelle Prozesse, und ersetzt diese durch intelligente und automatisierte Workflows.

Unsere KI, NEO, verändert schon heute den Alltag von mehreren 1000 Immobilienexperten fundamental

Unser DMS wird durch die künstliche Intelligenz, NEO unterstützt. NEO ist in der Lage, Dokumente bereits beim Upload zu erkennen, diese mit Metadaten zu versehen und automatisch zuzuordnen. Dabei lernt die KI täglich mit ihren Usern, den Immobilienexperten, mit und macht so eine klassische Ordnerstruktur obsolet. Im Vergleich zu manuellen Workflows und klassischen Cloud-Lösungen spart NEO den Mitarbeitern täglich Stunden an Dokumenten-Suchen. Durch die für das gesamte Unternehmen gültige Zuordnung haben sie sofortigen Zugriff auf die benötigten Dokumente, ohne diese selbst in irgendwelche Ordner verschieben oder mit Tags oder anderen Daten versehen zu müssen. In unserem anderen KI-Blogartikel haben wir ausführlich beschrieben, wie unsere KI-Technologie funktioniert und welche Vorteile sie bietet.

Die Konsequenz ist, egal wie schnell ein Unternehmen wächst, der Dokumenten- und Datenbestand wächst mit einem intelligenten DMS dynamisch und flexibel mit.

Wie Unternehmen sich auf die Veränderungen durch KI im Data Management vorbereiten können

Die Implementierung von intelligenten Data-Management-Systemen erfordert nicht nur technische, sondern auch kulturelle Veränderungen in Unternehmen. Es geht darum, ein Digital-Mindset zu etablieren und sich von manuellen Arbeitsabläufen und Strukturen zu verabschieden. Eine solche Veränderung erfordert einen vollständigen Change Management Prozess, bei dem die ganze Belegschaft mitgenommen werden muss. In docunite® sehen wir uns daher auch nicht als klassischer Software-Anbieter, sondern als SaaS-Provider, der Unternehmen intensiv an die Hand nimmt und die Journey gemeinsam mit ihnen geht. Unternehmen, die weiterhin auf manuelle Arbeit setzen oder sich auf das Einscannen von Dokumenten beschränken, werden im Wettbewerb nicht mithalten können. Die Immobilienwirtschaft wird durch die Veränderung massiv an Fahrt aufnehmen und in die Unternehmensentwicklung oder weitere Automatisierung investieren können, anstatt Zeit mit Ordner-Durchsuchen zu verschwenden.

Fazit

Damit diese intelligenten Lösungen für das Dokumenten–Management auch tatsächlich in der Immobilienwirtschaft ankommen, brauchen wir einen Mindset-Shift. Digitalisierung darf nicht mehr als Hürde, sondern muss als Chance für Wachstum gesehen werden. Wir brauchen das Bewusstsein für die Komplexität eines solchen Change-Managements dahinter, das nicht mal schnell vom neu ernannten Digital-Beauftragten in Q2 abgearbeitet werden kann. Wir sprechen von grundlegenden Veränderungen im täglichen Doing und in unserer Denkweise. Mit einem eingekauften Dokumenten-Management-System sind Unternehmen noch lange nicht “digital” aufgestellt. In den kommenden Jahren wird KI die Art, wie wir arbeiten noch viel massiver prägen.