In der heutigen Arbeitswelt ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre digitalen Fähigkeiten zu maximieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Insbesondere in der Immobilienbranche kann die Nutzung digitaler Technologien einen großen Unterschied in Bezug auf Effizienz, Produktivität und Kundenzufriedenheit ausmachen.

Doch trotz der vielen Vorteile, die die Digitalisierung bietet, gibt es immer noch viele Immobilienunternehmen, die ihr digitales Potenzial nicht voll ausschöpfen. Haltet Ihr Euch für ein digitalisiertes, organisiertes und effizientes Unternehmen? Dann solltet Ihr unsere 5 Punkte alle mit „Nein“ beantworten können! Hier kommen 5 Anzeichen, die verraten, dass Ihr in Eurem Immobilienunternehmen noch nicht das volle digitale Potenzial ausschöpft!

01 Dokumente liegen auf Eurem Unternehmensserver und werden in Eurer Ordnerstruktur abgelegt

Wenn in Eurem Unternehmen noch wichtige Dokumente auf dem Unternehmensserver abgelegt werden, schöpft ihr wahrscheinlich noch nicht Euer volles digitales Potenzial aus. Obwohl das schon besser ist als die physische Aufbewahrung in Aktenschränken, besteht dennoch die Gefahr, dass Datenbestände nicht aktualisiert werden und Kollegen mit Duplikaten arbeiten. Ein Beispiel hierfür ist die Bearbeitung eines Mietvertrages. Hierbei wird das Dokument durch mehrere Parteien bearbeitet (Assetmanager, Rechtsanwalt, Propertymanager), sodass beim Austausch mehreren Kopien entstehen und man gleichzeitig nicht weiß, ob es die aktuellste Fassung ist. Das Problem liegt also in der Unübersichtlichkeit, Duplikaten und Informationsverlust.

Die Lösung hierfür ist ein immobilienspezifisches DMS, das die Ordnerstruktur aufbricht und ein KI-gestütztes Zuordnen ermöglicht. Mithilfe der KI-Technologie können Dokumente für eine effektive Suche und Analyse automatisch kategorisiert und gekennzeichnet werden, sodass Duplikate leicht identifiziert und entfernt werden können. Dies führt zu einer besseren Datenintegrität.

02 Einzelne Abteilungen arbeiten über Cloud-Plattformen

Dieser Punkt ist die logische Konsequenz aus dem Ersten. Viele Unternehmen nutzen noch Cloud-Plattformen oder Tools wie Sharepoint oder OneDrive, um ihre interne Zusammenarbeit zu verbessern. In jedem Fall ist diese Arbeitsweise digitaler, als eine lokale oder gar physische Dokumentenablage. Und dennoch sehen wir hier Raum für mehr Effizienz.

Dynamische und kollaborative Workflows setzen voraus, dass Daten A) in Echtzeit allen Abteilungen zur Verfügung stehen und B) zu jedem Zeitpunkt in der aktuellsten Version vorhanden sein. Denn die meisten Abstimmungsschleifen und Fehler entstehen dann, wenn das Dokumentenmanagement noch in Silos stattfindet und Dokumente in intransparenten Ordnerstrukturen verloren gehen.

03 Daten müssen aus den einzelnen Abteilungen zusammen getragen und manuell aktualisiert werden

Die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Abteilungen kann eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe sein, die Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. Selbst wenn die Daten digital auf einem zentralen Server gespeichert sind, kann die manuelle Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Abteilungen viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Darüber hinaus besteht ein hohes Risiko von Datenverlusten, wenn Informationen nicht sofort verfügbar sind oder in mehreren Versionen vorliegen.

Ein zentraler und sofort verfügbarer Zugang für alle Abteilungen ist hier die Lösung. Auf diese Weise können die Mitarbeiter auf alle benötigten Informationen zugreifen, ohne zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen wechseln zu müssen. Dies verringert den Zeitverlust und minimiert das Risiko von Fehlern und Datenverlusten.

04 Bereits digitalisierte Prozesse werden noch teilweise manuell durchgeführt

Obwohl die meisten Unternehmen bereits digitalisiert sind, ist es nicht unüblich, dass Prozesse, Arbeitsabläufe und Vereinbarungen manuell geregelt werden. Ein Beispiel dafür ist die Abwicklung von Transaktionen, bei denen alle relevanten Dokumente auf einem Server liegen und digital mit dem Käufer oder Verkäufer abgestimmt werden. Dennoch gibt es immer noch Unternehmen, die sich auf die manuelle Übermittlung von Dokumenten verlassen, anstatt die Vorteile des digitalen Prozesses voll auszuschöpfen. Gerade hier kann es jedoch häufiger zu unnötigen Stolpersteinen und Verzögerungen kommen. Manuelle Vorgänge können zu Fehlern führen, die beim Abschluss der Transaktion Probleme verursachen. Probleme, die leicht verhindert werden können. Darüber hinaus können manuelle Prozesse zeitaufwändig sein und die Gesamteffizienz des Unternehmens beeinträchtigen.

Wenn z. B. der Kollege aus dem Finance das aktualisierte Dokument hochgeladen hat, die Asset Managerin es jedoch nicht gleich findet und den Finance-Kollegen bittet, das Dokument “kurz” per Mail zu senden. Nun haben wir ein Duplikat vorliegen und das Team arbeitet an zwei unterschiedlichen Versionen weiter. Digitale Lösungen bedeuten nicht automatisch, dass Teams digital zusammenarbeiten. Digitale Workflows müssen etabliert werden.

05 Für die einzelnen Lebenszyklusphasen arbeitet Ihr mit zahlreichen unterschiedlichen Tools, welche nicht miteinander kommunizieren

In der Immobilienbranche spielt Software inzwischen eine entscheidende Rolle bei der Vereinfachung von Prozessen und der Optimierung von Arbeitsabläufen. Dennoch kann es vorkommen, dass innerhalb der einzelnen Lebenszyklusphasen zahlreiche unterschiedliche Programme eingesetzt werden, die nicht miteinander kommunizieren. Ein Beispiel dafür sind die verschiedenen Tools, die im Akquisitionsprozess, in der Transaktion oder im Asset Management eingesetzt werden. Dabei handelt es sich oft um spezialisierte Programme, die sich auf bestimmte Geschäftsbereiche konzentrieren und meist nur eine eingeschränkte Funktionalität bieten. Die Folge: Daten können nicht nahtlos zwischen den verschiedenen Tools übertragen werden, was zu Medienbrüchen und Ineffizienzen führen kann.

Wir arbeiten weiterhin kontinuierlich daran, unsere Lösung mit anderen Systemen zu integrieren, um einen vollständigen digitalen Workflow für alle Abteilungen und alle Phasen des Lebenszyklus zu schaffen.

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