100 GB Daten. Strukturiert in einer Nacht.

Die Herausforderung

100 GB Chaos — kritische Dokumente nicht auffindbar

HanseMerkur Grundvermögen AG ist ein bundesweit tätiger institutioneller Immobilien-Investitions- und Asset Manager mit dem Anspruch an digitale Exzellenz, moderne Prozesse, hohe Datenqualität und effiziente Strukturen.

Bei einer Objektübergabe übernahm das Team 100 GB unstrukturierter Immobiliendokumente. Die Herausforderung war dreifach: verschachtelte Ordnerstrukturen mit kryptischen Dateinamen, Dateien, die aufgrund übermäßiger Ordnertiefen nicht mehr geöffnet werden konnten und kritische Dokumente — Mietverträge, Kautionen, Übergabeprotokolle —, die schlicht nicht auffindbar waren.

Ein manueller Durchsatz war angesichts des Volumens ausgeschlossen. Ohne Lösung wären wesentliche Dokumente für den neuen Property Manager dauerhaft nicht zugänglich gewesen.

Die Lösung

KI als KI-Layer — keine Migration, sofort intelligent

HanseMerkur Grundvermögen entschied sich fuer docuspine, weil die Lösung große Dokumentenvolumen zuverlässig mit KI klassifizieren kann, Objekt-, Personen- und Dokumenttypbeziehungen automatisch erkennt und DWControl-Dateien für den DocuWare-Import generiert.

Der strategische Ansatz von HanseMerkur war klar: Neue Technologien sollen bestehende Strukturen staerken — nicht ersetzen. docuspine passte ideal als ergaenzende Intelligenzschicht über das bestehende DMS.

Der Ablauf: Vollständige KI-Analyse aller Dateien mit Inhaltserkennung, automatische Klassifikation und Zuweisung zu Objekten und Personen, Metadaten-Anreicherung per RAG (Retrieval Augmented Generation) und DWControl-Dateigenerierung für den direkten Systemimport.

Die Ergebnisse

Von Chaos zu Struktur — in Stunden