Die Herausforderung
100 GB Chaos – kritische Dokumente nicht auffindbar
HanseMerkur Grundvermögen gehört zu den digital führenden Asset Managern in Deutschland. Das Unternehmen setzt auf moderne IT-Systeme und eine klare Infrastruktur. Doch im Rahmen einer Objektübergabe stand das Team vor einer außergewöhnlichen Herausforderung: rund 100 GB unstrukturierte Immobiliendokumente eines Property Managers.
Verschachtelte Ordner. Kryptische Dateinamen. Dateien, die aufgrund der Ordnertiefe nicht mehr erreichbar waren. Der neue Property Manager hätte seine Aufgaben kaum wahrnehmen können – essenzielle Unterlagen wie Mietverträge, Kautionsvereinbarungen oder Übergabedokumente waren schlicht nicht auffindbar.
HMG definierte zwei klare Ziele:
- Alle für die Mieterakte relevanten Dokumente vollständig anreichern und korrekt im Zielsystem ablegen.
- Den gesamten übrigen Bestand so aufbereiten, dass er im Asset Management effizient weiterverarbeitet werden kann.
Aufgrund des enormen Umfangs und der unstrukturierten Ausgangslage war schnell klar: Eine manuelle Sichtung kam nicht infrage.
Der Auswahlprozess
Eine Lösung, die stärkt statt ersetzt
HMG suchte eine Lösung, die große Dokumentenmengen zuverlässig und automatisiert analysiert, klassifiziert und aufbereitet. Gleichzeitig sollte sie sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einfügen – ohne neue manuelle Prozesse zu erzeugen oder etablierte Strukturen zu ersetzen.
Die Entscheidung fiel auf docuspine – aus mehreren Gründen:
- docuspine klassifiziert große Dokumentenmengen zuverlässig und erkennt relevante Bezüge wie Objekt, Person und Dokumenttyp automatisch
- Für jedes Dokument wird automatisch eine Import-Anweisung generiert – korrekt benannt und direkt bereit für die Übernahme ins Zielsystem
- Die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur – ohne Systemwechsel, ohne Parallelprozesse
- Die flexible und lösungsorientierte Zusammenarbeit während des gesamten Projekts
Die Lösung
Vollautomatisch strukturiert – ohne manuelle Nacharbeit
docuspine übernahm die vollständige Verarbeitung des Dokumentenbestands:
- Vollständige KI-Analyse: Sämtliche Dateien wurden inhaltlich erfasst und alle relevanten Metadaten extrahiert
- Automatische Klassifikation: Dokumente wurden den jeweiligen Objekten und Personen zugeordnet
- Intelligente Anreicherung: Fehlende Informationen wurden kontextbasiert ergänzt
- Importfertige Aufbereitung: Für jedes Dokument wurde automatisch eine Importanweisung generiert – bereit für die direkte Übernahme in die Zielsysteme
Den finalen Workflow entwickelte HMG auf Grundlage der von docuspine gelieferten Datenstrukturen. Alle weiteren Unterlagen wurden für die spätere Weiterverarbeitung im Asset Management strukturiert vorbereitet.
Die Ergebnisse
Von Chaos zu Struktur – in Stunden
Ein unstrukturierter Dokumentenbestand von rund 100 GB wurde innerhalb kürzester Zeit vollständig nutzbar gemacht. Der manuelle Aufwand sank um geschätzt über 95 %. Statt monatelanger Sichtung standen die relevanten Unterlagen dem neuen Property Manager nahezu sofort zur Verfügung.
- 100 % strukturierte Ablage der für die Mieterakte relevanten Dokumente
- Sofortige Wiederherstellung der Handlungsfähigkeit des neuen Property Managers
- Reduzierung der Suchzeiten pro Dokument von Minuten auf Sekunden
- Einmaliger KI-gestützter Verarbeitungsprozess statt dauerhaftem manuellen Mehraufwand
- Wiederverwendbares Datenmodell für zukünftige Objektübergaben
Strategischer Nutzen & Ausblick
Ein Projekt, das Fundamente legt
Das Projekt stärkt die langfristige Digitalstrategie von HMG nachhaltig. Die intelligente Dokumentenverarbeitung bildet eine solide Grundlage für weitere Automatisierungsschritte und schafft die Voraussetzung, große Datenmengen effizient, transparent und mit hoher Qualität zu verarbeiten.
Fazit
Vom akuten Problem zum skalierbaren Standard
Das Projekt zeigt, wie die HanseMerkur Grundvermögen AG Digitalisierung nicht nur einsetzt, sondern aktiv weiterdenkt. docuspine transformierte einen unbenutzbaren 100-GB-Datenberg in eine klare, strategisch wertvolle Informationsbasis und löste damit nicht nur ein akutes operatives Problem.
Der entscheidende strategische Vorteil: Das einmal aufgesetzte Datenmodell ist wiederverwendbar. Die nächste Objektübergabe läuft nicht mehr in Wochen oder Monaten, sondern in Stunden. Ohne erneuten Aufwand. Ohne manuelle Nacharbeit. Das Projekt wird zum Standard – skalierbar auf alle künftigen Übergaben und weitere Use Cases im gesamten Asset Management.
Die intelligente Dokumentenverarbeitung ist ein zentraler Baustein, um unsere Datenlandschaft zukunftssicher aufzustellen. KI ermöglicht uns, hierbei Qualitäts- und Effizienzgewinne zu realisieren.
Timo Baerends
Product Owner docunite
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