Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH
Produktupdate: Ordnerstrukturen innerhalb eines dokumentklassenbasierten Datenraums – das Beste aus zwei Welten verbinden
Durch den kontinuierlichen Austausch mit unseren Nutzern hat sich immer stärker gezeigt, wie wichtig es ist, bewährte Methoden mit modernen Technologien zu kombinieren. Daher bietet docunite ab sofort noch mehr Flexibilität und Einfachheit durch die Nutzung der vertrauten Methode der Dokumentenorganisation via Ordnerstrukturen in Kombination mit den erweiterten Funktionen und Sicherheitsmerkmalen eines intelligenten DMS sowie der Nutzung von Dokumentklassen.
Diese Weiterentwicklung bringt für unsere Nutzer zahlreiche Vorteile mit sich. Durch den Einsatz eines intelligenten Datenmanagementsystems schöpfen wir das volle Potenzial von Automatisierung und künstlicher Intelligenz aus. Diese Technologien sorgen dafür, dass Dokumente nicht nur nach ihrem Inhalt, sondern auch nach ihrem Kontext sinnvoll innerhalb der von docunite bereitgestellten Indexstruktur automatisiert sortiert und abgelegt werden.
Auf Basis des Feedbacks unserer Nutzer haben wir nun sogenannte Indexordner entwickelt, die gleichzeitig die scheinbare Komplexität für den Endnutzer reduzieren. Dabei setzen wir auf vertraute Darstellungen und bekannte Handhabungen, sodass sich unsere Nutzer leicht zurechtfinden. Die Kombination aus intelligenter Prozessautomatisierung und Indexordnern trägt so zu einer effizienteren und benutzerfreundlicheren Dokumentenverwaltung bei.
Vorteile der Bereitstellung von Ordnerstrukturen in einem DMS
Anwendung von Dokumentklassen
Die Integration von Dokumentklassen in die virtuellen Ordnerstrukturen bietet eine zusätzliche Ebene der Organisation und Strukturierung. Dokumentklassen ermöglichen es, Dokumente nach bestimmten Kriterien zu kategorisieren, was die Suche und Verwaltung erheblich erleichtert.
Integration von Ordnerstrukturen in intelligente Datenmanagementsysteme erleichtert den Wandel
Die Implementierung eines intelligenten Datenmanagementsystems erfordert nicht nur technische Anpassungen, sondern auch kulturelle Veränderungen innerhalb eines Unternehmens. Neben der Förderung der Einstellung zur Digitalisierung geht es auch darum, sich von manuellen Arbeitsabläufen und traditionellen Strukturen zu lösen. Diese Veränderung erfordert einen umfassenden Change-Management-Prozess, bei dem alle Mitarbeiter einbezogen werden müssen.
Welche Werte und Leitbilder eben jene gesunde Unternehmenskultur voraussetzt, können Sie in unserem Blogbeitrag „Die Bedeutung einer gesunden Unternehmenskultur für die digitale Transformation in der Immobilienbranche“ genauer nachlesen.
Die Vorteile im Überblick
1. Vertrautheit
Viele Anwender sind bereits mit Ordnerstrukturen vertraut, was die Einarbeitungszeit und den Schulungsaufwand reduziert.
2. Schnellerer Zugriff
Eine gut strukturierte Ordnerhierarchie unterstützt die Navigation innerhalb des Datenraums, wodurch Benutzer schneller auf benötigte Daten zugreifen können.
3. Standardisierung und Konsistenz
Ordnerstrukturen können so gestaltet werden, dass sie den gesetzlichen und unternehmensinternen Compliance-Anforderungen entsprechen.
Fazit
Die Integration von Ordnerstrukturen in einem dokumentklassenbasierten Datenraum ist das direkte Ergebnis der engen Zusammenarbeit mit unseren Nutzern und macht die digitale Transformation deutlich einfacher. Die Kombination der traditionellen Ordnerstrukturen mit den erweiterten Funktionen eines Datenraums bietet eine optimale Lösung für die Dokumentenorganisation. Diese Hybridlösung vereint das Beste aus beiden Welten und bietet Nutzern eine vertraute, intuitive und zugleich leistungsstarke Umgebung zur Verwaltung ihrer Dokumente. Die Einführung von Dokumentklassen trägt zusätzlich zur Effizienz und Flexibilität bei und macht die Dokumentenverwaltung noch einfacher und sicherer.
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ÜBER DEN AUTOR
Patrick Penn
CEO docunite® GmbH
Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.
Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.
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