Erwartungen managen, Frustration vermeiden – so gelingt die Migration von Daten und Dokumenten in der Immobilienwirtschaft

ChatGPT rückt das Thema Datenzugriff und Datenmigration wieder in den Fokus. „Real Estate Unternehmen, bei denen Mitarbeitende jetzt immer noch kein intelligentes digitales Daten-, Dateien- und Dokumentenmanagement besitzen, werden voraussichtlich den Anschluss im Markt verlieren. Denn die Datenverfügbarkeit bildet die Grundlage, um neue Technologien wie ChatGPT überhaupt nutzen zu können“, sagt Patrick Penn, Gründer und Geschäftsführer des DMS- und All-in-one-Datenraumanbieters docunite. Doch die Scheu vor neuen Systemen ist groß, weiß er aus der Praxis: Die größte Hürde ist die Angst vor der Migration von Daten, Dateien und Dokumenten. Das muss nicht sein.

Die relevanteste Zutat einer gelungenen Migration: „Wichtig ist die Einbindung aller Beteiligten von Anfang an. Der CEO muss die Ressourcen freigeben. IT-Leiter oder CTO müssen ebenfalls mit an Bord sein und darüber hinaus auch die betroffenen Mitarbeitenden aus den verschiedenen Unternehmensbereichen wie Asset-, Fonds-, Property- und Projektmanagement“, sagt Penn.

Ehrliche Bestandsaufnahme spart Zeit bei der Umsetzung

Fakt ist, schon bei einer einfachen Transaktion fallen tausende von Dokumenten an. Damit die Migration aller Unternehmensdokumente in ein digitales Dokumentenmanagementsystem erfolgreich verläuft, braucht es zu Beginn eine ehrliche Bestandsaufnahme. Wie digital ist das Unternehmen oder einzelne Abteilungen wirklich? Wie viele Dokumentenarten und Dateitypen liegen vor? Wo liegen die größten Pain Points, die mit dem neuen IT-System gelöst werden sollen? Diese und weitere Fragen müssen im ersten Schritt gestellt werden. „Bewährt hat sich ein Auftakt-Workshop mit allen Beteiligten. So lässt sich ein gemeinsames Verständnis im Unternehmen schaffen. Er bildet die Grundlage für die gemeinsame Identifikation mit den Zielen der Migration und für ein hohes Kommittent aller Beteiligten“, sagt Penn, der schon viele Migrationsprojekte begleitet hat. Mit der Praxis-Session lassen sich zudem der Bedarf und das Potenzial der Digitalisierung identifizieren, Erwartungen realistisch lenken und eine Orientierung im Digitalisierungsdschungel und Migrationsdickicht geben.

Realistische Zeit- und Ressourcenplanung schützt vor Enttäuschungen

Mit einer ehrlichen Zeit- und Ressourcenplanung lässt sich viel Frust im Migrationsprojekt vermeiden. „Oft treffen wir auf Unternehmen, bei denen Digitalisierungsprojekte bereits im Sande verliefen. Genervte Mitarbeiter haben im schlimmsten Fall das Vertrauen in digitale Lösungen verloren. Das alles muss nicht sein: mit einer ehrlichen Herangehensweise“, sagt der Digitalisierungs-Profi. Die Erwartungshaltung der Branche lasse sich häufig mit Teilnehmern von Entwicklungsseminaren für die Persönlichkeit vergleichen, die glauben, dass ein Seminarbesuch ausreiche, das eigene Leben zu verändern. „Natürlich ist das Gegenteil der Fall. Ein Seminar ist immer nur ein Startpunkt, denn grundsätzlich ist es erforderlich, im Anschluss langfristig das Gelernte umzusetzen. Für eine erfolgreiche Migration braucht es vertrauenswürdige, externe Partner aber auch Ressourcen für die Umsetzung im Unternehmen“, weiß er aus Erfahrung. Identifizierte Quick-Wins erhöhen dabei die Motivation der Belegschaft und lassen sich ohne großen Aufwand umsetzen.

Dokumentensicherheit und Datenschutz

Wichtig ist, während des gesamten Migrationsprozesses dafür Sorge zu tragen, dass Dokumente und Dateien abgesichert sind. Denn diese können auch vertrauliche Informationen enthalten. Und natürlich muss eine vollständige Übertragung gewährleistet sein, ganz egal aus welcher Quelle – technisch gesehen – die Datei oder das Format stammt.

Eine Aufgabe mit Verantwortung

Verantwortung ist nicht nur im Umgang mit Dokumenten und Daten geboten. Sondern auch bei der Digitalisierung ebenjener. Damit eine Migration und damit das DMS erfolgreich ist, sollte es einen Projektleiter geben, der im Unternehmen die entsprechende Verantwortung übernimmt und von der Geschäftsführung auch mit der nötigen Befugnis ausgestattet wird. Dazu gehören laut docunite vor allem drei Bereiche: Die Befugnis, Ressourcen in den Fachbereichen zu binden – verbunden mit der entsprechenden Priorisierung des Projektes. Außerdem die Möglichkeit, Deadlines zu setzen und Budgets zu verantworten.

KI-gestützte Ordnung und Suchfunktion

Leichtes Finden und schnelles Suchen von Dokumenten lauten im besten Fall Ergebnisse einer abgeschlossenen Migration. Wie genau das funktionieren kann, zeigt das Beispiel docunite. Es unterstützt Unternehmen, Ordnung in ihre Daten und Dokumente zu bringen. Das digitale Dokumentenmanagemensystem (DMS) berücksichtigt die spezifischen Rollen von Asset-, Fonds- und Projektmanagern und bündelt sämtliche Informationen in einem einzigen System. Die künstliche Intelligenz „Neo“ hilft dabei, automatisiert relevante Informationen wie beispielsweise zu Mietverhältnissen, Grundbucheinträgen, Gewährleistungsansprüchen und vielem mehr nicht nur zu erfassen, sondern diese darüber hinaus transparent zu gestalten. Jedes erkannte und mit Attributen angereicherte Dokument wird nach dem Single-Source-Prinzip einmalig zentral abgelegt und mit Zugriffsrechten versehen. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass das abgelegt Dokument stets das Neueste ist und wer autorisiert ist, auch darauf Zugriff hat. Eine Suchfunktion erleichtert zusätzlich das Auffinden von Dokumenten.

„Die aktuelle Situation birgt für die Player der Immobilienbranche die Chance, jetzt die Digitalisierung voranzutreiben. Wer eine reibungslose Migration erreichen will, sollte mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme starten, das Team mit an Bord holen und mögliche Hürden einer Migration von Anfang an einkalkulieren“, lautet Penns Fazit.

8 Tipps für die erfolgreiche Migration von Dateien und Dokumenten in der Immobilienwirtschaft

1. Auswahl eines Partners auf Augenhöhe

2. Einbindung aller mittels eines Auftakt-Workshops, um das Commitment des Managementteams und aller involvierter Stakeholder zu erhalten

3. Ehrliche Bestandsaufnahme

4. Ehrlichkeit in der Umsetzung: Es braucht interne und externe Ressourcen

5. Identifikation von Quick Wins für die Mitarbeitenden, um die Motivation zu erhöhen

6. Datenschutz und Datensicherheit muss sowohl während als auch nach der Migration gewährleistet sein

7. Projektleitung mit umfassenden Befugnissen im Unternehmen benennen

8. Suchfunktion: Dokumente müssen auch nach der Migration leicht zu finden sein. Das neue System sollte daher eine qualitativ hochwertige Suchfunktion besitzen