Im vergangenen Jahr haben wir einen deutlichen Trend beobachtet: Immobilienunternehmen wollen jetzt schnell digital werden. Die aktuelle Krisenlage hat die Notwendigkeit zum digitalen Change-Prozess beschleunigt und die Unternehmen sind gezwungen, sich schnell anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Doch ein DMS alleine genügt nicht und hat noch nichts mit digitalem Arbeiten zu tun. Vielmehr muss zuerst ein Mindset-Shift stattfinden, der von der Unternehmensführung ausgeht. Erst wenn Verantwortliche im Unternehmen definiert sind und ein echtes Commitment besteht, kann die Belegschaft auf diese Reise mitgenommen werden, um den digitalen Wandel erfolgreich zu meistern.

In diesem Blogartikel erfahrt ihr, wie dieser Mindset-Wandel aussehen muss und wie die deutsche Immobilienwirtschaft den digitalen Change-Prozess erfolgreich meistern kann.

Der Mindset-Shift: Die Immobilienwirtschaft braucht CEOs, welche die Digitalisierung als Chance und als Prozess begreifen.

Ein Mindset-Shift ist unerlässlich, um die Herausforderungen der Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft zu meistern. CEOs und Führungskräfte müssen die Digitalisierung als Chance und als fortlaufenden Prozess begreifen, statt als einmaligen, unangenehmen Kostenblock. Die Digitalisierung darf dabei nicht an einzelne Kollegen abgeschoben werden, sondern muss von der Führungsebene vorgelebt werden. In diesem Prozess ist es umso wichtiger, die gesamte Belegschaft mit einzugliedern und Bedenken aus dem Weg zu räumen. Digitale Prozesse sehen für das tägliche Doing eines Asset Managers anders aus, wie für einen Property Manager.

Zudem sollten Verantwortliche davon wegkommen, die Digitalisierung als weitere Bürde zu betrachten, und stattdessen als eine Chance für Effizienz, datenbasierte und damit bessere Entscheidungen und massive Zeiteinsparungen wahrzunehmen. Dadurch gelingt es Unternehmen zu skalieren und einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Einen besonders spürbaren Einfluss hat die Digitalisierung auf den Fachkräftemangel in der Immobilienbranche, da digitale Prozesse und der Einsatz von künstlicher Intelligenz mit erheblichen Zeitersparnissen verbunden ist. Dies dürfte spätestens Grund genug sein, dem Thema die notwendige Ernsthaftigkeit beizusteuern.

Dokumente sind der kleinste gemeinsame Nenner: die Rolle der Dokumenten-Strategie für digitale Workflows.

Viele denken bei der Digitalisierung ihres Unternehmens zuerst an Tools für Video-Calls, Projektmanagement-Lösungen oder Analyse-Softwares. Doch der entscheidendste erste Schritt wird dabei oft übersehen: die Dokumente! Denn sie bilden den kleinsten gemeinsamen Nenner, ohne den eine Digitalisierung von Prozessen nicht möglich ist.

Solange Dokumente noch nicht digital und zentral verfügbar sind, benötigen wir keine schicken Analyse-Tools, denn für Analysen, Workflows und Video-Calls benötigen wir immer Dokumente. Gerade Immobilienunternehmen verfügen abhängig von ihrer Unternehmensgröße oft über mehrere Millionen Dokumente. Daher beginnen wir bei docunite® immer erst mit der Entwicklung einer individuellen Dokumenten-Strategie, die auf die einzelnen Teams abgestimmt ist und so nahtlose Informationsübertragungen innerhalb der Abteilungen möglich machen.

Seit vielen Jahren predigen wir das Thema: Datenverfügbarkeit. Warum? Weil diese die Grundlage für alle weiteren Schritte in Sachen Digitalisierung darstellt. Wer mit docunite® arbeitet, ist allen anderen damit einen großen Schritt voraus.

DMS überstülpen bringt nichts: wie es Unternehmen gelingt, digitale Prozesse zu etablieren

Es ist essenziell zu begreifen, dass der bloße Erwerb einer DMS-Lösung nicht ausreicht, um analoge und ineffiziente Prozesse durch smarte Workflows zu ersetzen. Das größte Hindernis auf dem Weg zur Digitalisierung ist nicht die Migration der Daten, was viele häufig befürchten, sondern das erforderliche digitale Mindset. Aus diesem Grund begleiten wir die Verantwortlichen und Mitarbeiter aus allen Bereichen auf diesem Weg intensiv und räumen Bedenken aus dem Weg.

Jedes Unternehmen ist einzigartig und besitzt individuelle Prozesse. Dennoch sehen wir in vielen Bereichen immer wieder zahlreiche Überschneidungen, sodass wir bei der Entwicklung neuer Prozesse und Daten-Strukturen auf unsere breite Immobilienerfahrung sowie Best Cases zurückgreifen können. Eine sorgfältig durchdachte Dokumenten-Strategie und klare Zielsetzungen bilden hierbei die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung.

Fazit

Die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft erfordert ein grundlegendes Umdenken und ein entsprechendes Mindset, das von den CEOs und Führungskräften ausgehen muss. Die Dokumenten-Strategie bildet dabei eine grundlegende Voraussetzung für die Etablierung digitaler Workflows. Das gesamte Team mitzunehmen und dadurch ein gemeinsames Commitment zu schaffen, stellt die Basis für nachhaltigen Unternehmenserfolg dar. Auch hier gilt wieder: Step by step.

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