KI für Objektgesellschaften neben ELO, SharePoint und SAP RE

Als IT-Leitung steht für Sie im Vordergrund, KI für Objektgesellschaften einzuführen, ohne Ihr bestehendes System zu ersetzen. Mit docunite nutzen Sie REST-APIs, einen fertigen docuspine-Node für n8n und MCP für Microsoft Copilot, um ELO, SharePoint und SAP RE parallel zu betreiben. So vermeiden Sie Rip & Replace und gewährleisten vollständige Datenschutz- und Sicherheitsstandards.

Mit docunite betreiben Sie KI für Objektgesellschaften API-first und vendor-neutral. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten, die bei Microsoft Azure in Frankfurt und Schweden liegen, arbeiten DSGVO-konform und erweitern Ihre Infrastruktur um KI-Services, ohne aufwändige Migrationen oder zusätzliche Hardware.

Herausforderungen bei der Systemintegration

IT-Abteilungen von Immobiliengesellschaften stehen vor der Aufgabe, zusätzliche KI-Funktionalitäten einzuführen, ohne ihre bestehenden Repositories wie ELO, SharePoint oder SAP RE zu ersetzen. Traditionelle Migrationsprojekte sind zeitintensiv, riskant und kostenintensiv. Rip & Replace führt zu Geschäftsunterbrechungen und bindet Ressourcen, die besser in strategische IT-Vorhaben fließen könnten. Gleichzeitig erfordern Compliance-Anforderungen wie DSGVO und EU AI Act, dass Datenhoheit, Trennung der Mandanten und lückenlose Nachvollziehbarkeit durchgängig gewährleistet sind. Inkonsistente Metadatenmodelle und fehlende Standardisierung führen zu Mehraufwand in der Datenpflege und erschweren schnelle Reaktionen bei Sicherheitsvorfällen.

API-first-Architektur für parallelen Betrieb

docunite setzt konsequent auf einen API-first-Ansatz: Die Kernfunktionen werden über standardisierte REST-Endpunkte bereitgestellt. Wo ein System eine Schnittstelle offen hat, wird es angebunden. Für n8n gibt es einen fertigen docuspine-Node, über MCP, das Model Context Protocol, lässt sich docuspine an Microsoft Copilot anschließen. Dies ermöglicht den parallelen Betrieb ohne Rip & Replace - Asset Manager arbeiten weiterhin in vertrauten Ablagen, während docunite im Hintergrund die KI-gestützte Klassifikation übernimmt. Die offene Architektur unterstützt auch individuelle Automatisierungen, die Importe anstoßen, Dokumente klassifizieren und Unterlagen für Prüfungen zusammenstellen.

Anbindung und Abgleich mit Ihren Systemen

Über REST-APIs und den docuspine-Node für n8n lässt sich docunite in Ihre bestehenden Abläufe integrieren. Ein eingehender Import in SharePoint oder SAP RE kann automatisch einen Workflow in n8n starten, der Dateien an docunite übergibt, den persistenten Wissensgraphen von docuspine prüfen lässt und Merkmale aus dem Dokument zieht. Ein Dokument liegt dabei genau einmal im System und wird überall dort angezeigt, wo es gebraucht wird, statt kopiert zu werden. So greifen Asset Manager und externe Prüfer auf denselben Datensatz zu, ohne Mehrfachablagen zu pflegen. Wie schnell eine Anbindung stehen kann, zeigt der Landessportbund NRW: Dort standen die Schnittstellen in wenigen Stunden.

Sicherheit, Compliance und Datenhoheit

Alle Inhalte liegen bei Microsoft Azure in Frankfurt und Schweden, in ISO-zertifizierten Rechenzentren, ohne Datenexport in Drittstaaten. Rollen- sowie gruppenbasierte Berechtigungen reichen bis auf Indexelement-Ebene, SSO und MFA gehören zum Standard. Für regulierte Finanzkunden sind wir DORA-bereit, dazu DSGVO-konform. Jede Aktion - Import, Download, Änderung oder Löschung - wird als unveränderliches Event gespeichert und ist damit für interne wie externe Prüfungen nachvollziehbar. Mit Ihren Dokumenten wird kein Modell trainiert, das ist vertraglich abgesichert.

Skalierbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Performance

docunite wächst mit Ihrem Datenvolumen, ohne dass Ihre IT Hardware planen muss. Wie viel in kurzer Zeit möglich ist, zeigt die HanseMerkur Grundvermögen: Dort wurden rund 100 GB an Dokumenten in wenigen Stunden automatisiert klassifiziert und strukturiert, bei bis zu 95 % weniger manuellem Aufwand in der Dokumentenklassifikation. Ein Zugriffsreport zeigt für jeden Datenraum, welche Person wann welche Aktion durchgeführt hat. Fachfragen beantwortet docuspine in unter fünf Sekunden, ausschließlich aus Ihren echten Dokumenten und mit Quellenangabe bis auf Seite und Absatz. TLS-Verschlüsselung in Transit und vollständige Backups von Datenbank, Code und Konfiguration sichern den Betrieb ab.

Einstieg, Betrieb und Weiterentwicklung

Der Einstieg ist bewusst klein gehalten: Sie beginnen mit einem klar abgegrenzten Bereich, importieren Ihren bestehenden Bestand und konfigurieren die REST-API. Die Klassifizierung startet mit dem ersten Import, Sie sehen also unmittelbar, was das System aus Ihren Dokumenten macht. Ein großer Rollout ist dafür nicht nötig, Ihre bestehenden Systeme bleiben unberührt. Wie weit Sie gehen, entscheiden Sie selbst: vom reinen Datenraum über Auswertungen auf dem Wissensgraphen bis zu eigenen Anwendungen auf derselben Datenbasis.