Der Datenraum steht, bevor der erste Bieter fragt

Ein Verkaufsmandat beginnt selten mit dem Teaser, sondern mit einem Datenpaket des Eigentümers. Mietverträge, Nachträge, Gutachten, Pläne und Genehmigungen kommen verteilt auf Ordner, Mailanhänge und Scans ohne sprechende Dateinamen. Bevor der erste Bieter etwas sieht, sortiert jemand im Team tagelang: Welches Dokument gehört zu welchem Objekt, welche Fassung ist die aktuelle, was fehlt noch. Diese Arbeit entscheidet, wie schnell der Prozess startet und wie viele Rückfragen später kommen.

docunite nimmt das Sortieren aus dem Zeitplan. Sie laden die Unterlagen so hoch, wie sie kommen, einzeln oder als kompletten Ordner. docuspine® liest jedes Dokument beim Import, erkennt den Dokumenttyp und ordnet es dem richtigen Objekt zu. Aus dem strukturierten Bestand öffnen Sie den Dealspace für die Bieter, Fragen laufen über einen Q&A-Workflow direkt am Dokument.

Woran der Start eines Verkaufsprozesses hängt

Der Zeitplan eines Verkaufs steht meist, bevor die Unterlagen stehen. Teaser, Longlist und Bieteransprache lassen sich planen, das Datenpaket des Eigentümers nicht. Es kommt in der Qualität, in der es über Jahre entstanden ist: mit Dubletten, mit Scans ohne Objektbezug, mit Nachträgen, die nicht beim Mietvertrag liegen. Jede Stunde, die das Team mit Umbenennen und Einsortieren verbringt, fehlt in der Vorbereitung des Prozesses. Und jede Unterlage, die an der falschen Stelle liegt, kommt später als Bieterfrage zurück.

Was ein KI Assistent für Makler im Transaktionsgeschäft leisten muss

Ein Chatfenster, das Dokumente zusammenfasst, löst dieses Problem nicht. Es weiß nicht, welcher Mietvertrag der aktuelle ist und welche Nachträge dazugehören. Was im Transaktionsgeschäft zählt, ist die Ordnung dahinter: Jedes Dokument muss seinem Objekt zugeordnet sein und die Merkmale tragen, nach denen Bieter und Berater fragen. docunite ist deshalb kein Chat-Assistent, sondern ein Datenraum mit Immobilienlogik, unter dem docuspine als KI-Backbone arbeitet. Die KI steckt in der Klassifizierung beim Import und in Antworten, die ausschließlich aus den Unterlagen des Mandats kommen.

Was beim Import passiert

Sie laden das Datenpaket hoch, einzeln oder als kompletten Ordner. docuspine liest jedes Dokument und bestimmt, um welche Art von Unterlage es sich handelt: Mietvertrag, Nachtrag, Grundbuchauszug, Gutachten, Plan. Anschließend wird es dem richtigen Objekt zugeordnet. Merkmale wie Vertragsparteien, Laufzeit und Kündigungsfristen zieht docuspine aus dem Dokument und hinterlegt sie daran. Sie müssen vorher keine Regeln definieren und keine Schlagwortliste pflegen. Die Klassifizierung beginnt mit dem ersten Import, Sie sehen also unmittelbar, was das System aus dem Paket macht.

Ein Dokument, mehrere Sichten

Portfolioverkäufe verstärken das Dublettenproblem. Ein Gutachten betrifft mehrere Objekte, ein Gesellschaftsvertrag alle Objekte einer Gesellschaft. In docunite liegt ein Dokument genau einmal im System und erscheint überall dort, wo es gebraucht wird. Über virtuelle Ansichten sehen Sie denselben Bestand einmal nach Objekt und einmal nach Vertragslaufzeit, ohne dass Kopien entstehen. Wird ein Dokument ersetzt, ist es in jeder Sicht aktuell.

Wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist

Nicht jedes Dokument lässt sich sicher einordnen. Ein Schreiben ohne Objektbezug oder ein schlecht lesbarer Scan: Solche Fälle gibt es in jedem Datenpaket. Entscheidend ist, dass sie sichtbar bleiben, statt still an der falschen Stelle zu landen. Der Regelfall läuft ohne Ihr Zutun durch, die Ausnahmen klären Sie mit dem Eigentümer, bevor ein Bieter sie findet. Beim Landessportbund NRW werden von rund 17.000 Bescheiden pro Jahr über 90 Prozent automatisch verarbeitet.

Vom Bestand in den Dealspace

Der Dealspace ist in docunite kein zweiter Datenraum, der neu befüllt wird, sondern ein Ausschnitt des Bestands. Sie markieren je Indexelement oder je Dokument, was transaktionsrelevant ist. Neu hochgeladene Dokumente sind standardmäßig nicht transaktionsrelevant. Reicht der Eigentümer während des Prozesses Unterlagen nach, sehen Bieter sie also erst, wenn Sie sie freigeben. Leere Indexelemente lassen sich ausblenden, die Nummerierung passt sich an. Für Ansicht und Download stellen Sie getrennt ein, ob ein Wasserzeichen oder das Original ausgeliefert wird.

Bieterfragen ohne Mailverkehr

Fragen stellen Bieter direkt am Dokument. Wer antworten soll, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung. Mehrstufige Workflows mit Rollen legen fest, wer eine Antwort vorbereitet und wer sie freigibt, interne Kommentare bleiben intern. An die Antwort hängen Sie Dokumente aus dem Dealspace, statt sie separat zu verschicken. Damit liegen Frage, Antwort und Beleg an einer Stelle, auch für den Eigentümer.

Fachfragen an das Datenpaket

Fachfragen zu einem Objekt beantwortet docuspine in unter fünf Sekunden, ausschließlich aus den Unterlagen des Mandats und mit Verweis auf die Unterlage, aus der die Antwort stammt. Antworten aus Modellwissen gibt es nicht. Das hilft bei der Vorbereitung von Teaser und Bieterfragen: Wer ist Vertragspartner, bis wann läuft der Vertrag, welche Baulasten sind eingetragen. Bei Angaben, die in mehreren Dokumenten stehen können, etwa Flächen, fragen Sie ausdrücklich nach allen Angaben im Paket. So sehen Sie auch, wenn Mietvertrag und Flächenaufstellung voneinander abweichen, bevor es ein Bieter tut.

Sicherheit für die Unterlagen Ihrer Mandanten

Die Speicherung erfolgt bei Microsoft Azure in Frankfurt und Schweden, in ISO-zertifizierten Rechenzentren, ohne Datenexport in Drittstaaten. Die Zertifizierung betrifft dabei die Rechenzentren, nicht docunite als Anbieter. Die Übertragung ist TLS-verschlüsselt, Zugriffe und Aktionen werden protokolliert. Mit den Dokumenten Ihrer Mandanten wird kein Modell trainiert, das ist vertraglich abgesichert. docunite ist DSGVO-konform.

Wie es bei anderen gelaufen ist

Bei der HanseMerkur Grundvermögen wurden rund 100 GB an Dokumenten in wenigen Stunden automatisiert klassifiziert und strukturiert. In der Dokumentenklassifikation entfiel dabei bis zu 95 Prozent der manuellen Arbeit. Union Investment nutzt docunite über rund 1.000 Datenräume hinweg.

Wie Sie anfangen

Der Einstieg ist bewusst klein gehalten. Sie nehmen ein laufendes oder anstehendes Mandat, importieren das Datenpaket des Eigentümers und sehen, was das System erkennt und wo Unterlagen nicht eindeutig zuzuordnen sind. Erst danach entscheiden Sie, ob weitere Mandate dazukommen. Ein großes IT-Projekt ist dafür nicht nötig.