Dokumente in SharePoint wiederfinden, ohne Bibliotheken umzubauen

Als Head of IT / CDO konsolidieren Sie mit docunite Ihre SharePoint-Inhalte ohne Rip & Replace. Über die REST-API werden Dokumente indexiert und in einem permanenten Datenraum abgelegt. So erreichen Sie schnelle Suchergebnisse und senken Support-Tickets, während Ihr Team seine gewohnte Umgebung beibehält.

docunite bietet einen API-first-Ansatz, der SharePoint parallel erweitert: Anbindung per REST-API, Hosting bei Microsoft Azure in Frankfurt und Schweden sowie Protokollierung aller Zugriffe. Damit schaffen Sie eine zentrale Suchschicht, reduzieren Redundanzen und arbeiten DSGVO-konform, ohne Migration.

Herausforderungen bei der Suche in SharePoint

In vielen IT-Abteilungen von Immobilienunternehmen entstehen Such- und Indexierungsprobleme, wenn Dokumente in SharePoint auf verschiedene Site Collections, Bibliotheken und Teams verteilt sind. Klassische SharePoint-Suche stößt an Grenzen, sobald große Datenvolumen oder komplexe Berechtigungsmodelle im Spiel sind. Veraltete Metadaten und fehlende Standardisierung von Ordnerstrukturen erschweren das schnelle Wiederfinden relevanter Dateien. IT-Teams verbringen Stunden oder sogar Tage damit, Antworten auf einfache Anfragen zu liefern, während kritische Projekte warten.

API-first-Ansatz ohne Rip & Replace

docunite wurde darauf ausgelegt, parallel zu bestehenden SharePoint-Instanzen betrieben zu werden. Wo ein System eine Schnittstelle offen hat, wird es per REST-API angebunden. Für n8n gibt es einen fertigen docuspine-Node, über MCP, das Model Context Protocol, lässt sich docuspine an Microsoft Copilot anschließen. Dabei bleibt Ihr bestehender SharePoint-Betrieb unberührt: Keine aufwändige Migration, keine Unterbrechung des Tagesgeschäfts.

Automatische Klassifizierung beim Import

Der persistente Wissensgraph von docuspine analysiert Dokumentinhalte und extrahiert Metadaten wie Vertragsnummern, Fristen und Objektbezeichnungen bereits beim Upload. Diese Informationen werden dem richtigen Objekt zugeordnet und um einheitliche Taxonomien ergänzt. Fachfragen beantwortet docuspine in unter fünf Sekunden, ausschließlich aus Ihren echten Dokumenten. Ein Dokument liegt genau einmal im System und erscheint überall dort, wo es gebraucht wird.

Sicherheit, Compliance und Datenhoheit

Alle Daten liegen bei Microsoft Azure in Frankfurt und Schweden, in ISO-zertifizierten Rechenzentren, ohne Datenexport in Drittstaaten. Die Zertifizierung betrifft dabei die Rechenzentren, nicht docunite als Anbieter. docunite ist DSGVO-konform, für regulierte Finanzkunden sind wir auf die DORA-Anforderungen vorbereitet. Zugriffe und Aktionen werden protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Aktion durchgeführt hat.

Performance und Skalierbarkeit

docunite wächst mit Ihrem Datenvolumen, ohne dass Ihre IT Hardware planen muss. Wie viel in kurzer Zeit möglich ist, zeigt die HanseMerkur Grundvermögen: Dort wurden rund 100 GB an Dokumenten in wenigen Stunden automatisiert klassifiziert und strukturiert.

Anbindung an Ihren Verzeichnisdienst

Welcher Verzeichnisdienst in Ihrem Fall angebunden wird und wie die Übernahme von Rollen und Gruppen abläuft, klären wir konkret im Erstgespräch mit unserem Entwicklungsteam.

Pilotphase und laufender Betrieb

Ein typischer Pilot läuft in drei Schritten ab: Bulk-Import Ihrer SharePoint-Bibliotheken, Anbindung per REST-API und erste Fachfragen an den eigenen Bestand. Der Einstieg ist bewusst klein gehalten, die Klassifizierung beginnt mit dem ersten Import, während Ihr IT-Team minimale Eingriffe vornimmt.