Die Begriffe „Datensicherheit“ und „BaFin“ haben meist ja eher zur Folge, dass ein Blogartikel direkt weniger Leser findet. Wir finden das Thema jedoch so wichtig, dass wir es so knackig und komprimiert, wie möglich formulieren – „in a nutshell“ eben. In unserem letzten Beitrag ging es um Datensicherheit bei einem DMS im Allgemeinen. Heute sehen wir uns die Regulatorik durch die BaFin an.

Eine Datenauslagerung an einen Drittanbieter, wie docunite® muss sorgfältig geprüft werden. Wie sieht der konkrete Prozess aus? Wie gestaltet der Cloud-Anbieter die Migration der Daten und inwiefern unterstützt er bei diesem Schritt? Wie zugänglich sind die Dokumente und welchen Sicherheitsstandards unterliegt das System? Und wie sieht die Exit-Strategie aus? Denn auch letzteres ist ein Thema, welches auf ein Unternehmen zukommen könnte. Genau bei diesen Schritten und insbesondere der Migration des Dokumentenbestandes nehmen wir von docunite® unsere Kunden intensiv an die Hand.

Das durch die BaFin geprüfte Unternehmen muss jederzeit über den Standort der Datenspeicherung (z. B. Stadt, wo die Rechenzentren liegen) Bescheid wissen und jederzeit Zugriff auf die in der Cloud abgelegten Dokumente haben. Zudem müssen Cloud-Anbieter auch bei Ausfall von Rechenzentren die Nutzung der Dienste gewährleisten. Ein weiterer relevanter Aspekt ist, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, ihre Daten in andere Systeme rücküberführen zu können. Damit diese Dokumente auch dann noch vollumfänglich nutzbar sind, sind plattformunabhängige Standarddatenformate relevant.

Als DMS für die Immobilienwirtschaft gehören auch wir zu einem solchen Cloud-Anbieter. Da wir genau diese Regulationen und Vorschriften der BaFin kennen, können wir allen bestehenden und zukünftigen Kunden, welche unter der Aufsicht der BaFin stehen, dementsprechend die Sicherheit und Beratungsleistung zu diesem Thema geben. Das vereinfacht den Prozess, da wir Nachweise und Zertifikate schon vorliegen haben und diese unseren Kunden schneller zur Verfügung stellen können.