Project Description

Case Study – Becken Asset Management GmbH

Company profile

Die Becken Gruppe liefert Lösungen in den Bereichen Investition, Entwicklung, Realisierung und Management von Gewerbe- und Wohnobjekten in Hamburg und ganz Deutschland.

Company profile

Die Becken Gruppe liefert Lösungen in den Bereichen Investition, Entwicklung, Realisierung und Management von Gewerbe- und Wohnobjekten in Hamburg und ganz Deutschland.

Company profile

The Becken Group provides solutions in the areas of investment, development, realisation and management of commercial and residential properties in Hamburg and throughout Germany.

Challenges – Becken

  • Dissolution of data silos

  • Etablierung einer einheitlichen Datenlage

  • Schnellere Vorbereitung von Transaktionen

  • Easier document and information exchange with external parties
  • Ordnerstrukturen durch optimiertes Dokumentenmanagement ersetzen

Solution – docunite®

  • Dokumente zentral und ohne Duplikate verwalten

  • Effiziente Berechtigungsvergabe

  • Abbildung des vollständigen Immobilienlebenszyklus

  • Integrierter Transaktionsdatenraum mit nur einem Klick

  • Mehrdimensionale Ansichten lösen Ordnerstrukturen ab

Challenges – Becken

  • Dissolution of data silos

  • Etablierung einer einheitlichen Datenlage

  • Schnellere Vorbereitung von Transaktionen

  • Easier document and information exchange with external parties
  • Ordnerstrukturen durch optimiertes Dokumentenmanagement ersetzen

Solution – docunite®

  • Dokumente zentral und ohne Duplikate verwalten

  • Effiziente Berechtigungsvergabe

  • Abbildung des vollständigen Immobilienlebenszyklus

  • Integrierter Transaktionsdatenraum mit nur einem Klick

  • Mehrdimensionale Ansichten lösen Ordnerstrukturen ab

Challenges – Becken

  • Dissolution of data silos

  • Etablierung einer einheitlichen Datenlage

  • Schnellere Vorbereitung von Transaktionen

  • Einfacher Dokumenten- und Informationsaustausch mit Externen

  • Ordnerstrukturen durch optimiertes Dokumentenmanagement ersetzen

Solution – docunite®

  • Dokumente zentral und ohne Duplikate verwalten

  • Effiziente Berechtigungsvergabe

  • Abbildung des vollständigen Immobilienlebenszyklus

  • Integrierter Transaktionsdatenraum mit nur einem Klick

  • Mehrdimensionale Ansichten lösen Ordnerstrukturen ab

Ein weiterer Schritt
in die Zukunft ohne Ordner

Über eine persönliche Empfehlung kam der erste Kontakt zwischen Becken und docunite zustande.

Die Becken Asset Management GmbH war ein Kunde der ersten Stunde. Das gemeinsam gesteckte Ziel zusammen zu wachsen, wird durch den engen Austausch bis heute weiterverfolgt und resultiert in einer stetigen Optimierung und Weiterentwicklung der Plattform.

Zu Beginn hatte Becken dringenden Bedarf für einen Bestandsdatenraum in Kombination mit der schnellen und zuverlässigen Realisierung von Transaktionen. Eine wichtige Voraussetzung war, dass die Bestandsverwaltung und die Transaktion nicht in voneinander getrennten Datensilos abgebildet werden müssen.

Ein weiterer Schritt
in die Zukunft ohne Ordner

Über eine persönliche Empfehlung kam der erste Kontakt zwischen Becken und docunite zustande

Die Becken Asset Management GmbH war ein Kunde der ersten Stunde. Das gemeinsam gesteckte Ziel zusammen zu wachsen, wird durch den engen Austausch bis heute weiterverfolgt und resultiert in einer stetigen Optimierung und Weiterentwicklung der Plattform

Zu Beginn hatte Becken dringenden Bedarf für einen Bestandsdatenraum in Kombination mit der schnellen und zuverlässigen Realisierung von Transaktionen. Eine wichtige Voraussetzung war, dass die Bestandsverwaltung und die Transaktion nicht in voneinander getrennten Datensilos abgebildet werden müssen.

Ein weiterer Schritt in die Zukunft ohne Ordner

Über eine persönliche Empfehlung kam der erste Kontakt zwischen Becken und docunite zustande

Die Becken Asset Management GmbH war ein Kunde der ersten Stunde. Das gemeinsam gesteckte Ziel zusammen zu wachsen, wird durch den engen Austausch bis heute weiterverfolgt und resultiert in einer stetigen Optimierung und Weiterentwicklung der Plattform

Zu Beginn hatte Becken dringenden Bedarf für einen Bestandsdatenraum in Kombination mit der schnellen und zuverlässigen Realisierung von Transaktionen. Eine wichtige Voraussetzung war, dass die Bestandsverwaltung und die Transaktion nicht in voneinander getrennten Datensilos abgebildet werden müssen.

Die Herausforderungen im Detail

Die Herausforderungen im Detail

Herausforderung 1.
Der Schritt von der Ordnerstruktur zu docunite

docunite ersetzt klassische Ordnerstrukturen. Jedes Dokument existiert ohne Duplikate. Berechtigungen werden einfach, effizient und übersichtlich verwaltet. Die neue Form des Dokumentenmanagements ohne Ordner brauchte eine Umgewöhnung der Mitarbeiter.

„Größter Stolperstein war tatsächlich der Weg weg von der Ordnerstruktur.“

Herausforderung 2.

Transaktionen vorbereiten

Verkaufsrelevante Dokumente müssen potenziellen Investoren zuverlässig und auf dem schnellsten Wege zur Verfügung gestellt werden. Das schnelle Auffinden von wichtigen Dokumenten ist in Datensilos nicht möglich und die manuelle Pflege von separaten Datenräumen ist sehr zeitaufwändig.

Herausforderung 3.

Die Implementierung

Die Übermittlung der Dokumente zu docunite soll möglichst schnell und einfach erfolgen.

The solution in detail

The solution in detail

The solution in detail

Lösung 1.
Der Schritt von der Ordnerstruktur zu docunite

Ein stetiger Austausch und eine schnelle Kommunikation führten zum Erfolg. Geschulte Key-User stehen ihren Kollegen mit ihrem Wissen als interne Ansprechpartner zur Seite. Darüber hinaus bietet der Support von docunite jederzeit Hilfestellungen bei der täglichen Nutzung. So wurde sichergestellt, dass die Einführung flüssig und problemlos abläuft.

„Guter Einstieg, überwiegend selbsterklärend. Die Eingewöhnung hat gut funktioniert.“

„Immer wenn ich Hilfe gebraucht habe, habe ich diese auch sehr schnell bekommen“

Lösung 1.

Der Schritt von der Ordnerstruktur zu docunite

Ein stetiger Austausch und eine schnelle Kommunikation führten zum Erfolg. Geschulte Key-User stehen ihren Kollegen mit ihrem Wissen als interne Ansprechpartner zur Seite. Darüber hinaus bietet der Support von docunite jederzeit Hilfestellungen bei der täglichen Nutzung. So wurde sichergestellt, dass die Einführung flüssig und problemlos abläuft.

„Guter Einstieg, überwiegend selbsterklärend.

Die Eingewöhnung hat gut funktioniert.“

„Immer wenn ich Hilfe gebraucht habe, habe ich diese auch sehr schnell bekommen“

Lösung 1.

Der Schritt
von der Ordnerstruktur
zu docunite

A constant exchange and quick communication led to success. Trained key users support their colleagues with their knowledge as internal contacts. In addition, docunite support offers assistance with daily use at any time. This ensured that the introduction would run smoothly and without problems.

“Good start, mostly self-explanatory. Getting used to it worked well. “

“Whenever I needed help, I got it very quickly”

Lösung 2.

Transaktion vorbereiten

Die Aufbereitung des Transaktionsdatenraumes erfolgt automatisch im Zuge der Dokumentenerkennung. In der Vergangenheit mussten Dokumente aus einzelnen Datensilos ermittelt, zentral gesammelt und abschließend in einen Datenraum hochgeladen werden. Die Dokumente wurden händisch übertragen und aktualisiert, um sie einem externen Interessentenkreis zur Verfügung zu stellen. Mit docunite wird potenziellen Investoren ein vollständiger Transaktionsdatenraum mit nur einem Klick zur Verfügung gestellt.

„Über einen Knopfdruck kann ich die Veröffentlichung aller Dokumente eines Objektes im Datenraum veranlassen. Es ist tatsächlich nur ein Klick hier in docunite“

„Jeder hat denselben Datenbestand.“

Lösung 2.

Transaktion vorbereiten

Die Aufbereitung des Transaktionsdatenraumes erfolgt automatisch im Zuge der Dokumentenerkennung. In der Vergangenheit mussten Dokumente aus einzelnen Datensilos ermittelt, zentral gesammelt und abschließend in einen Datenraum hochgeladen werden. Die Dokumente wurden händisch übertragen und aktualisiert, um sie einem externen Interessentenkreis zur Verfügung zu stellen. Mit docunite wird potenziellen Investoren ein vollständiger Transaktionsdatenraum mit nur einem Klick zur Verfügung gestellt.

„Über einen Knopfdruck kann ich die Veröffentlichung aller Dokumente eines Objektes im Datenraum veranlassen. Es ist tatsächlich nur ein Klick hier in docunite“

„Jeder hat denselben Datenbestand.“

Prepare transaction

The processing of the transaction data room takes place automatically in the course of document recognition. In the past, documents had to be determined from individual data silos, collected centrally and then uploaded to a data room. The documents were manually transferred and updated in order to make them available to an external group of interested parties. With docunite, a complete transaction data room is made available to potential investors with just one click.

„Über einen Knopfdruck kann ich die Veröffentlichung aller Dokumente eines Objektes im Datenraum veranlassen. Es ist tatsächlich nur ein Klick hier in docunite“

„Jeder hat denselben Datenbestand.“

Lösung 3.

Die Implementierung

Die Implementierung wurde eng begleitet. Vor Ort erfolgten Schulungen, um die Bedienung der Anwendung zu vermitteln und die Vorteile, sowie die Usability anhand der eigenen Daten zu demonstrieren. Der Support stand bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

„Die Implementierung und die Übernahme des bisherigen Datenbestandes haben einwandfrei funktioniert, weil das von docunite übernommen wurde. Ansonsten ist es auch nicht kompliziert die Dokumente einfach per Drag and Drop hochzuladen.“

Lösung 3.

Die Implementierung

Die Implementierung wurde eng begleitet. Vor Ort erfolgten Schulungen, um die Bedienung der Anwendung zu vermitteln und die Vorteile, sowie die Usability anhand der eigenen Daten zu demonstrieren. Der Support stand bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

“The implementation and the transfer of the previous database worked flawlessly because it was done by docunite. Otherwise it is not difficult to upload the documents simply by dragging and dropping them. “

Lösung 3.

Die Implementierung

The implementation was closely monitored. On-site training courses were held to convey the operation of the application and to demonstrate the advantages and usability on the basis of the company’s own data. The support was always available for questions.

“The implementation and the transfer of the previous database worked flawlessly because it was done by docunite. Otherwise it is not difficult to upload the documents simply by dragging and dropping them. “