Die Ausgangslage

Im Vergleich zu vielen Marktteilnehmern hat Deutsche Asset One bereits einen hohen Reifegrad in der digitalen Transformation erreicht. Seit Jahren arbeitet das Unternehmen papierlos und nutzt ein etabliertes generisches Dokumenten-Management-System. Doch trotz dieser Fortschritte mussten Mitarbeitende jährlich rund 10.000 Dokumente manuell im DMS ablegen, ein Prozess, der pro Dokument etwa zwei Minuten dauerte und wertvolle Zeit kostete.

„Wir arbeiten bereits seit vielen Jahren papierlos. Unsere Mitarbeitenden haben mit wenigen Ausnahmen händisch Dokumente in unserem generischem DMS abgelegt. Mit docunite® NEO haben wir nunmehr eine Technologie angebunden, die uns ermöglicht, diesen manuellen Prozess zu automatisieren.“

Anika Bornschein – CFO l Digital & Transformational Leader

Der Auswahlprozess

Klar war: Es musste eine Lösung her, die das bestehende DMS nicht ersetzt, sondern sinnvoll ergänzt, eine Technologie, die Dokumente automatisch klassifiziert, Metadaten extrahiert und in bestehende Systeme einfügt, ohne zusätzliche manuelle Arbeitsschritte zu erzeugen.

Im Auswahlprozess verglich Deutsche Asset One mehrere Anbieter für KI-basierte Dokumentenverarbeitung (IDP – Intelligente Document Processing), sowohl generische Anbieter als auch branchenspezifische Lösungen.

„Wir haben mehrere Proof of Concepts durchgeführt und Test-Dokumente an NEO gesendet. Am Ende hat uns die Treffsicherheit, also die Accuracy, überzeugt.“
Anika Bornschein – CFO l Digital & Transformational Leader

Besonders positiv nahm Deutsche Asset One den Verkaufsprozess wahr: Statt sofort ein Produkt zu präsentieren, hörte das docunite-Team zunächst genau zu, um die Herausforderungen zu verstehen. Auf dieser Basis wurde gemeinsam überlegt, wie docunite® NEO konkret Mehrwerte schaffen kann.

Ausschlaggebend waren schließlich:

• die API-Anbindung, um nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren,
• die hohe Accuracy bei der Dokumentenerkennung,
• und die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit docunite.

Die Umsetzung

Deutsche Asset One entschied sich bewusst für einen schrittweisen Start mit kleinen Use Cases, um das Team mitzunehmen, Vertrauen aufzubauen und KI im Alltag erlebbar zu machen.

Die Integration verlief reibungslos: Über die dokumentierte API übernimmt docunite® NEO die Arbeit im Hintergrund, während das bestehende DMS führend bleibt. Damit wurden keine zusätzlichen manuellen Prozesse geschaffen, sondern bestehende Workflows automatisiert.

Herausforderungen gab es zunächst bei einigen Prompts, die in NEO im Self-Service verwaltet werden können. Die Ergebnisse waren anfangs nicht ausreichend. Gemeinsam mit den Spezialisten von docunite, wurden die Prompts optimiert und Best Practices geteilt, ein Beispiel, wie partnerschaftliche Zusammenarbeit zu schnellen Verbesserungen führte.

Auch die Kommunikation im Alltag überzeugte:

„Das Supportteam steht per Telefon, Mail und Microsoft Teams zur Verfügung und bei Nachfragen wurde schnell und freundlich reagiert. Bugs wurden gemeldet und entweder sofort gelöst oder über ein Ticket dokumentiert.“
Anika Bornschein – CFO l Digital & Transformational Leader

So wurde docunite nicht als klassischer Softwareanbieter wahrgenommen, sondern als Technologiepartner, der die Digitalstrategie aktiv unterstützt.

Die Ergebnisse

Heute setzt Deutsche Asset One docunite® NEO bereits in mehreren Bereichen ein:

• Automatische Ablage mit Klassifikation und Extraktion von Metadaten
  → Erwartete Zeitersparnis: 10.000 Minuten = 1 Monat Arbeitskraft.

Schon bei 5.000 Dokumenten wird ein voller Arbeitsmonat eingespart, bei einer größeren Zahl an Dokumenten steigt das Potenzial entsprechend deutlich.

• Verarbeitung von Betriebskosten- und Verbrauchsrechnungen für ESG-Reporting und Monitoring → Bearbeitungszeit wird von 3 Wochen auf 1 Woche reduziert, eine Zeitersparnis von fast 70 %.
• Extraktion von Kontaktdaten aus E-Mails: Mitarbeitende leiten die Mail einfach an NEO weiter – im Hintergrund werden die Signaturen automatisch ausgelesen und die Kontaktdaten direkt in Outlook und CRM übernommen.

„Die automatische Verarbeitung der Mailsignaturen hat unseren Kolleg:innen gezeigt, wie gut KI im Alltag einsetzbar ist.“
Anika Bornschein – CFO l Digital & Transformational Leader

Diese Anwendungsfälle zeigen: KI entlastet von monotonen Aufgaben, steigert die Qualität und schafft Akzeptanz im Team.

Darüber hinaus evaluiert Deutsche Asset One bereits weitere Anwendungsfälle, etwa die Zuordnung von Objekten und Kreditoren mithilfe von Retrieval-Augmented Generation (RAG), um Dokumenteninhalte durch smarte Vernetzung (Referential Data Matching) noch effizienter nutzbar zu machen.

Strategischer Nutzen & Ausblick

Mit docunite® NEO setzt Deutsche Asset One ihre Digitalstrategie konsequent fort:

• Mitarbeitende werden spürbar entlastet
• Dokumente und Daten sind schneller zugänglich
• Bestehende Systeme bleiben führend, docunite® NEO ergänzt sie intelligent
• Keine zusätzlichen manuellen Prozesse dank API-Integration
• KI wird als praktischer Begleiter im Arbeitsalltag erlebbar
• Neue Use Cases wie die RAG-gestützte Objekten- und Kreditorenzuordnung zeigen das Potenzial für weitere Automatisierungsschritte.

„Dokumentenmanagement automatisiert und digital zu gestalten und die Inhalte schneller zugänglich zu machen, das ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Digitalisierungsstrategie.“
Anika Bornschein – CFO l Digital & Transformational Leader

Deutsche Asset One zeigt, wie Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft gelingen kann: Schritt für Schritt, nah an den Mitarbeitenden, mit klaren Mehrwerten und messbaren Ergebnissen.

Nach dem Vergleich mehrerer Anbieter, sowohl generisch als auch branchenspezifisch, hat sich docunite® NEO durchgesetzt. Ausschlaggebend waren die Qualität der Ergebnisse, die Treffsicherheit, die API-Integration und die partnerschaftliche Zusammenarbeit.

docunite wird dabei nicht nur als Softwareanbieter gesehen, sondern als Technologiepartner, der die Digitalstrategie von Deutsche Asset One unterstützt und mit weiteren innovativen Use Cases wie der RAG-gestützten Objekten- und Kreditorenzuordnung aktiv weiterentwickelt.