Digitale Ordnerstruktur für Immobilien immer gefragter

Digitale Ordnerstruktur für Immobilien immer gefragter

Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH

Der Immobilienmarkt ordnet sich gerade neu: Extrem gestiegene Finanzierungskosten treffen auf Investoren, die nach energetisch grünen Gebäuden suchen. Damit kommen gleich zwei Herausforderungen zusammen. Die Branche gerät mehr und mehr unter Druck.

Jetzt stoßen auch viele Unternehmen mit ihrer konventionellen Dateiablage an ihre Grenzen. Entscheidungs- und Transaktionsprozesse verzögern sich oder scheitern, weil Asset- und Projekt-Managern der Überblick über aktuelle aber dringend notwendige Kennzahlen fehlt. Helfen kann ein digitales Dokumentenmanagement, mit dem sich die Ordnerstruktur aller Immobilien über alle Abteilungen hinweg managen lässt. Wir erklären, wie es geht. 

ESG bewertet Immobilien neu

Aussagekräftige Objektdokumente sind durch ESG und die Energiekrise noch wichtiger geworden. Es findet eine Neubewertung der Assets statt. Weil ein Großteil der Gebäude in Deutschland älter als 20 Jahre ist, drohen Wertverluste. Das zeigt auch eine aktuelle Studie im Auftrag von AUREPA und PwC Deutschland 2022 unter Asset Managern mit einem verwalteten Immobilienvermögen von zusammengenommen mehr als 100 Milliarden Euro. Nach der Umfrage bewerten 65 Prozent die Gefahr, dass der ältere Gebäudebestand in die Energie-Effizienzklasse F oder schlechter (Stranded Asset) abrutscht, als hoch. Nicht-ESG-konforme Immobilien seien laut 38 Prozent der Befragten schon heute schwieriger zu finanzieren.

Digitales Dokumentenmanagement ist die Grundlage, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen

Der größte Druck, Immobilien ESG-konform zu entwickeln und sie nicht „stranden“ zu lassen, rühren laut 57 Prozent der Umfrageteilnehmer von regulatorischen Anforderungen her. Regulatorik bedeutet immer Daten- und Informationstransparenz. Wo Dokumente nicht auffindbar sind, drohen Abschläge. Wer heute sein Dokumentenmanagement nicht im Griff hat, riskiert morgen eine wirtschaftliche Schieflage. Die Größenordnung auf dem Immobilienmarkt ist beachtlich, wie auch die Studie bestätigt: Bei rund 29 Prozent der von PwC Deutschland befragten Asset Managern machen nicht-ESG-konforme Immobilien 50 bis 75 Prozent des Immobilienbestandes aus

Sinkende Margen rücken Digitalisierung in den Fokus

Aus Gesprächen mit Immobilienexperten wissen wir, dass viele Projektentwickler im Immobilienboom in den vergangenen Jahren Margen zwischen 40 und 50 Prozent erzielen konnten. Diese Margen werden nun wieder auf ein normales Maß von etwa 15 Prozent zurückgehen. Der Margenrückgang lenkt den Fokus von Entwicklern und Bestandshaltern gleichermaßen auf die Profitabilität. Nach Jahren des Booms blicken Immobilienunternehmen erstmals wieder auf Prozesskosten. In Zeiten, in denen nahezu alle Objekte und Transaktionen funktioniert haben, wurden scheinbar langweilige Themen wie Dokumentenablage belächelt. Das Bild hat sich innerhalb Wochen komplett gedreht. Vielen ist klar, dass sie handeln müssen. 

docunite® hilft Unternehmen, Ordnung in ihre Daten und Dokumente zu bringen: mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) speziell für Immobilienunternehmen. Es berücksichtigt die spezifischen Rollen von Asset-, Fonds- und Projektmanagern. Die künstliche Intelligenz „NEO“ hilft dabei, automatisiert relevante Informationen wie beispielsweise zu Mietverhältnissen, Grundbucheinträgen, Gewährleistungsansprüchen und vielem mehr nicht nur zu erfassen, sondern diese darüber hinaus transparent zu gestalten. Jedes erkannte und mit Attributen angereicherte Dokument wird nach dem Single-Source-Prinzip einmalig zentral abgelegt und mit Zugriffsrechten versehen. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass das abgelegte Dokument stets das Neueste ist und von jedem, der über den passenden Zugriff verfügt, auch gefunden wird. Eine klassische Ordnerstruktur wird so überflüssig. 

Wenn ihr mehr darüber erfahren wollt, wie euch unsere Lösung in eurem Unternehmen helfen kann, kontaktiert uns oder vereinbart gleich einen Termin mit unserem Team.

ÜBER DEN AUTOR

Patrick Penn
CEO docunite® GmbH

Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.

Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.

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