Hand aufs Herz: Wie ist es bei Euch um das Thema Datenmanagement bestellt? Nach den jüngsten Erkenntnissen des Zentralen Immobilienausschusses (ZIA) leiden 94 Prozent aller Immobilienunternehmen unter Datensilos. Wir haben analysiert, was das für ein Immobilienunternehmen mit 100 Objekten in der Praxis bedeutet.

Jede zweite Datei gibt es doppelt

Unsere Untersuchung zeigt: Ein Unternehmen mit den Bereichen Asset-, Fonds- und Property-Management häuft im Schnitt pro Immobilienobjekt rund 7.200 Dokumente an. Bei dem von uns untersuchten Unternehmen mit 100 Objekten summiert sich das allein in den Bereichen Asset- und Fonds-Management auf rund 126.000 Ordner mit einer halben Millionen Dateien. Davon ist allerdings mehr als jede zweite Datei ein Duplikat (58 Prozent). Duplikate bedeuten immer auch Zeit- und Energieverschwendung. Es ist also wichtig, das Datenmanagement besser in den Griff zu bekommen.

Property Manager sind besonders betroffen

Besonders hoch ist die Anzahl der Dateien im Bereich Property Management. Hier häufen sich durch Betreiberpflichten und Wartungsprotokolle im Schnitt bis zu 20-mal mehr Dokumente an. Fazit: Bei vielen Immobilienunternehmen herrscht Informationschaos.

6 Prozent der Dokumente nicht auffindbar

Doppelt oder sogar mehrfach abgelegte Dateien erzeugen nicht nur überflüssige Datenmengen, sondern verhindern eine transparente und sichere Zusammenarbeit. Ein weiteres Problem ergibt sich aus verschachtelten und inkohärenten Ordnerstrukturen und Ablagen. Dadurch können Mitarbeiter viele wichtige Dokumente zu Gebäuden oder Transaktionen gar nicht erst finden. Laut unserer Analyse betrifft das in den Bereichen Fonds Management und Asset Management zwischen vier und sechs Prozent aller Dokumente.

Vorsicht beim Speichern!

Außerdem konnten wir beobachten, dass manche unternehmenskritische Dokumente aus technischen Gründen nicht abrufbar sind. Der Grund: Mitarbeiter überschreiten beim Speichern die Pfadlänge von 256 Zeichen. Hierfür benötigen Unternehmen Standards und bessere Strukturen.

500 Millionen Euro im Jahr – für die Suche nach Dokumenten

Die Folge für viele Unternehmen aus der Immobilienbranche: kleinere Margen oder sogar Verluste bei der Verwaltung, Vermietung und dem Verkauf ihrer Objekte. Auf Grundlage von Berechnungen des Fraunhofer Instituts haben wir ermittelt, dass allein die schätzungsweise 165.000 in der Immobilienverwaltung beschäftigten Büromitarbeiter pro Jahr Kosten in Höhe von 0,49 Mrd. Euro erzeugen – weil jeder von ihnen 30 Minuten pro Tag nach Dokumenten sucht.

Zeitverlust und hoher Personalaufwand sind die Folgen. Erschwerend hinzu kommt, dass Immobilienunternehmen bei Transaktionsprozessen, Vermietungen oder beispielsweise mit Hinblick auf den aktuell wichtigen Sanierungsbedarf nicht entscheidungsfähig sind – oder falsche Entscheidungen treffen. Der Schaden kann im Einzelfall bis zu geplatzten Transaktionen führen.

Alte Strukturen völlig neu denken

Im Zuge der Digitalisierung müssen Immobilienunternehmen ihr Dokumentenmanagement komplett neu denken. Denn: Der Fehler liegt in der Architektur und in alltäglichen Arbeitsabläufen. Viele Unternehmen haben ein unklares und riskantes Berechtigungsmanagement mit heterogenen Ablagen, weil Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen verschiedene Ordnerstrukturen etablieren. Das wiederum verursacht Schattenablagen und Parallelstrukturen. Das Ergebnis sind Duplikate und veraltete Dateien, die in kritischen Momenten in Umlauf gebracht werden.

Digitalisierung hilft, verkrustete Strukturen aufzubrechen

Immobilienunternehmen und Immobilienverwaltungen müssen die Digitalisierung nutzen, um alte Strukturen aufzubrechen. Die gelernte Indexierung mit Ordnern schafft durch ihre gewohnte Hierarchie nur theoretisch Ordnung. In der Praxis funktioniert das nicht, weil Mitarbeiter und Abteilungen sich nicht an Kategorien und festgelegte Benennungen halten. Viele sind verunsichert, welche Datei an welchen Ort gehört und wann etwas gelöscht werden darf.

Ordner verschoben, Immobilienprojekt verschwunden

Die Tatsache, dass Asset und Fonds Manager im Schnitt pro Ordner nicht einmal fünf Dateien ablegen, zeigt die Grenzen der Indexierung. Dies wird verstärkt durch ein zu weit gefasstes oder nicht vorhandenes Berechtigungskonzept. Aus Analysen wissen wir, dass teilweise ganze Immobilienprojekte nicht mehr auffindbar waren, weil Mitarbeiter per Drag-and-Drop komplette Ordner in falsche Projekte gezogen haben. Oder Transaktionsdaten von einem Projekt wurden einem anderen Projekt zugeordnet.

Vernetztes Dokumentenmanagement durch künstliche Intelligenz

Durch die Nutzung eines intelligenten Systems mit der Unterstützung von KI können Dokumente strukturierter abgelegt werden. Unternehmen werden aussage- und entscheidungsfähiger und erlangen ihre Mündigkeit zurück.

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