Update der gif-Richtlinie 2.1 für Dokumentenmanagement – Dokumente finden statt suchen!
Update der gif-Richtlinie 2.1 für Dokumentenmanagement – Dokumente finden statt suchen!
Autor | Patrick Penn | CEO docunite® GmbH
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Die Richtlinie „Standard zum Aufbau eines Immobiliendatenraums und Dokumentenmanagement-Systems (DMS)“ hat am 11.05.2020 ein Update erhalten. Dokumentenklassen wurden bereits mit der Version 2.0 eingeführt. Jetzt wurden die Standards erweitert.
Die Vorteile auf einen Blick
Zunächst wurden die Dokumentenklassen von bisher 62 auf jetzt 164 erweitert. Damit steigt die Detailtiefe für Dokumente. So werden eine zielgenaue Sortierung und Benennung einzelner Dokumente möglich.
Mit der Version 2.1 wird zudem die Dimensionen-Logik implementiert. Mit dieser Logik können alle relevanten Informationen und Dokumente noch schneller als bisher gefunden werden. Die Besonderheit – das Ganze funktioniert unabhängig von den Anwendungsgebieten. Daraus ergeben sich gleich zwei Vorteile. Es kann Zeit gespart werden und die Anzahl an redundanten Dokumenten sinkt. Das ewige Suchen nach Dokumenten in Ordnern hat endlich ein Ende.
Daneben gibt es noch eine weitere Anpassung. Dokumentenklassen werden um weitere Metadaten (Attribute) ergänzt. Ein Fortschritt in Sachen Transparenz und Homogenität der Datenräume und Dokumentenmanagement-Systeme – insbesondere bei der Bewirtschaftung, Verwaltung oder auch der Transaktion von Immobilien.
Wer soll mit der Richtlinie angesprochen werden?
Die Richtlinie wendet sich vor allem an jene, die mit Datenräumen und Dokumentenmanagement-Systemen arbeiten – z.B. im Zuge der laufenden Bewirtschaftung von Immobilien, der Immobilientransaktion, der Verwaltung von Immobilien – aber auch an jene, die Anbieter für entsprechende Softwarelösungen sind.
ÜBER DEN AUTOR
Patrick Penn
CEO docunite® GmbH
Ursprünglich als Informatiker und Systemintegrator bei CORPUS SIREO, beschäftigt sich Patrick Penn seit knapp 20 Jahren leidenschaftlich mit den Themen Daten- und Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche. Erfahrungen aus der Praxis während seiner Tätigkeit, u.a. als Consultant und Entwickler mit dem Schwerpunkt Microsoft SharePoint, haben offenbart, vor welchen Herausforderungen ein strategisches Datenmanagement in den Immobilienunternehmen steht.
Gepaart mit den Erkenntnissen aus erbrachten Dienstleistungen rund um den Aufbau und die Strukturierung von Datenräumen für Ankauf, Bestand und Transaktion, hat sich die Vision für docunite, ein auf die Immobilienbranche spezialisiertes DMS geformt. Seit 2017 ist er Inhaber und Geschäftsführer der docunite GmbH und verfolgt gemeinsam mit seinem Team kontinuierlich das Ziel durch Integrationen und innovative Lösungen Datensilos abzulösen und die Nachhaltigkeit und Effizienz im Datenmanagement der Immobilienbranche stetig zu erhöhen.
